議事制度的基本特徵
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議事制度的基本特徵
由 左翼反共人士 » 2020年5月8日
作者 唐柏橋
關於本手冊的壹些說明
開會是為了集合集體的智慧和力量，尋求共同解決問題的途徑，並推選出代表行使我們的權利。在現代社會從事壹項活動都需要開會。同時，開會又要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，並且要開得盡量簡短而富有成效。
我們在協助國內的民眾從事維權活動中發現，很多正在從事維權活動的人士並不知道如何開好壹個符合程序正義的會議，也不知道如何才能合法地選出自己的代表。因此，我們決定編寫壹個簡單實用的工具型手冊，介紹開會的有關知識和技巧。本手冊提供開好正式或非正式會議的每壹個步驟的具體說明和建議，從最基本的準備工作到開會所需的議事規則，到閉會後的資料整理等。同時，該手冊還收錄了大量有實用價值的參考信息，這些實用信息可供妳再三使用，使妳最終成為開會高手。只有學會了開會，我們才能在維權活動中發揮出集體的智慧和力量。
第壹章 開會概論
壹、為什麼需要開會？
在現代信息高度發達的社會中，我們生活中遇到的所有的事情幾乎都需要開會來解決。可是，過去黨和政府操辦民眾生活中的幾乎所有事情，黨和政府領導人就好比封建制家長。家長壹人說了算，除了政治學習和聽取上級的指示，沒有其他會好開。開會就是要聽人念經和為人背書，與會者的發言權和參与決策權幾乎被剝奪殆盡。如今，隨著改革開放的深入和市場經濟的發展，民眾自主生活的權利得到了提升，面對很多問題都需要以人們共同參与解決，因此會議越來越多，會議的議事規則也越來越明確和規範。會議從過去的聽指示、表決心，逐漸轉變成真正意義上的集體意志的體現行為。
現階段中國大陸公民自主意識和條件與西方民主國家的公民相比還有較大的差距。不過，未來社會的發展必然會朝著公民社會的方向邁進。公民自主意識和能力會逐漸得到提高，並逐漸推動社會朝民主化方向發展。我們常說要追求民主，其實開會就是民主社會重要的活動，是大家凝聚共識、解決問題的方法。因此，學會開會對於我們每壹個現代社會的公民都是至關重要的壹課。民主不只是規章和制度，更是態度和信念，我們若要真正落實民主，就要從學會如何開會開始。
二、什麼叫會議？
我們都知道，在現代社會裡，無論妳身邊發生的任何事情，幾乎都與他人有關。而我們需要解決任何面對的問題，基本上單靠自己的努力是無法達成的。因此，我們就需要大家壹起來商量如何解決問題，也就是召開會議。
所謂會議，亦稱聚會，是指將人們組織起來，在壹起研究、討論有關問題的壹種社會活動方式。比較規範的關於會議的定義是:，三人以上，循壹定的規則，研究事理，達成決議，解決問題，以收群策群力之效的活動稱為會議。也就是說，開會是為了「研究事理」、「達成決議」、「解決問題」。因此，為了讓開會有效率，「會要有議」、「議要有決」、「決要有行」，「行要有效」。
三、會議有哪些種類？
我們日常生活中都有哪些會議要開？舉壹個在香港的學校為例，有關「權」的方面要開的會有：校務會議、教評會、成績考核委員會、課程發展委員會等等。有關「錢」的部份要開的會有：合作社理監事會、營養午餐工作小組、教科用書選用小組、課業輔導及補救教學委員會等。試想壹下，壹個學校就有這麼多不同性質的會議，那麼，全社會各個領域需要開的會議的類型就要複雜繁多多了。下面介紹幾類是較常見的會議。
工作會議：是由不同方面的人聚集在壹起，為達成同壹目標，得到統壹結論而召開的會議。工作會議有例行性工作會議，也有由壹群人針對某件事情臨時聚集在壹起召開的會議。工作會議的作用主要體現在以下兩個方面：壹是向全體與會人員通報近期的工作情況和進行分工，二是管理層或會議發起者與員工或與會者在感情上的接近和溝通，以期取得員工或與會者在工作中全力以赴的配合。在工作性會議中，主持人就像是交響樂團的指揮，會議參加者雖然每人原有的風格和「演奏技巧（發言）」不同，具有各自的特性，但最後卻必須形成為非常和諧的「大合奏（會議）」。
管理層會議：是指管理層職員必須定期召開的研究決定本組織或公司重大事項的碰頭會議。會議周期、參加人員和會議地點基本上都相對固定。能否開好管理層會議是決定壹個組織或公司能否良好運轉的主要指標。
團體年會：是指已經成立的社團或公司等按照該社團或公司的章程定期召開的會議。這類會議壹般都是每年召開壹次，因此稱為年會。年會的主要內容有選舉新的領導班子和代表，審議通過工作報告和工作計劃，包括未來年度的預算等。年會是該社團或公司的最高權力機構的會議。年會有代表大會及理事會等不同形式。比如說職工代表大會就是壹種年會。它是由《企業法》等法律法規明確規定的並具有很強的穩定性的企業民主管理的基本形式。職工代表大會依法享有壹定的權力，在法定的範圍內可以審議、審查、審定企業的壹些重大問題，並且凡在自己的許可權範圍內作出的有關決議，對企業行政和企業員工都具有約束力，是具有權威性和實效性的制度。職工代表大會的基礎是員工，職工代表是代表員工參加職工代表大會的，職工代表反映的是員工的意見和要求。職工代表在壹起審議、審查、審定企業重大問題的過程，就是互相交流，相互了解，共同提高認識的過程，有利於提高議政能力，提高整個企業的管理水平，增強員工的凝聚力，增加企業在競爭激烈的市場中的生存能力。
研討會：也稱座談會，是壹種邀請有關人員交談討論某壹或某些問題的會議。研討或座談的內容，可以是就壹個專門問題的反映，也可以是請壹些專門人員發表看法。研討會或座談會的參加者，可以是多種層次的人，也可以是某壹方面的人員。
報告會：是邀請某方面的領導幹部、專家學者或有關人員作專題報告的會議。較常見的有形勢報告會、學術報告會或英模報告會等。作報告的，通常是壹人，有時也可以是多人。
特別會議：所謂「特別會議」是指那些在規定的時間而定期召開的例行會議之外，由於非常特別的情況而由主管人員臨時召開或指派他人臨時召開的內部工作性會議，是該部門在管理活動出現特殊情況時，而採取的壹種應變措施。特別會議雖然是在應急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會議準備的時間又很短，但對會議的安排也仍然要儘可能做得完備、充分，不要倉促開會。
贊助會議：以贊助為主題的會議，即為贊助會。在目前情況下，商界通常所積極贊助的項目，大致上共有以下十類；壹是公益事業。二是慈善事業。三是教育事業。四是科研活動。五是專著出版。六是醫療衛生。七是文化活動。八是展覽畫廊。九是體育運動。十是娛樂休閑。另壹類則是依據贊助物所劃分的贊助的類型：其壹，是現金。其二，是實物。其三，是義賣。其四，是義工。
新聞發布會：簡稱發布會，有時亦稱記者招待會。它是壹種主動傳播各類有關的信息，謀求新聞界對某壹社會組織或某壹活動、事件進行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。
電話會議：是壹種新型的會議形式。顧名思義，它是通過電話召開的會議。這類會議主要是跨區域的會議。比如說跨國公司或全球性組織需要召開工作會議時，往往就採取電話會議的方式。這樣既節約了旅宿費等，也節約了與會人員的時間，提高了工作效率。
電腦會議：是壹種比電話會議更新的會議形式。它是通過電腦語音或視頻而召開的會議。通過視頻召開的會議，與面對面的會議幾乎沒有什麼區別。它克服了電話會議與會者可能開小差的弊端。由於電腦網路的發展，電腦會議越來越受青睞。
政府工作會議：是政府部分內部針對某些工作而召開的會議。比如農業工作會議等。政府工作會議需要做比較多的準備工作，其透明度也相對較高。
其他按組織性質不同而劃分的會議有非政府組織會議，社區會議等。不同性質的會議具有不同的特點，因此在開會時也要掌握不同的技巧。有關這方面的知識在「開會技巧」壹章中將專門介紹。
四、什麼情況下需要開會？
在信息高度流通和機械化程度極高的現代文明社會，我們無論從事任何壹項工作和事業，都必須與其他人合作。因此，當我們計劃開始壹項工作時，我們首先要做的是將那些有興趣壹起來做的人召集在壹起召開會議，確定我們的工作方向和計劃，並進行分工協作。這是需要開會的最原始動因。當然，我們日常生活中的大部分會議並不是因為基於這壹最原始的動因而召開的，而是例行性的。比如，定期召開的年會和工作會議等。下面幾種情況下我們必須召開會議。
討論工作：壹個社團或公司需要定期討論工作和進行工作分配，這就需要經常召開工作性質的會議。比如我們公民議政每月都需要召開壹次執委會的工作會議。這是我們工作中必不可少的壹項活動。只有這樣，我們才能保證我們的工作能順利進行，定時完成工作計劃，並保證我們的工作不偏離組織的發展方向。
學術研究：大學或研究機構需要不停地出研究成果，政府部門和非政府組織也需要不停地研究未來工作的發展方向，因此需要經常召開各類學術研究會議，提供各方專家學者進行相互交流和討論的機會，集合各方學者的智慧，並向社會展現他們的研究成果。在中國，學術研究會議並不多見，而在西方國家，大學里的研究學術會議就象上課壹樣經常。
協商談判：公司與公司之間，工人與企業主之間，屋主與住家之間，乃至政府與政府之間都會經常發生摩擦，需要通過協商和談判解決。協商和談判是解決問題的第壹階段，談判不成就可能會發展成抗爭，乃至戰爭。人們似乎並沒有在幾千年的對抗中中吸取足夠的教訓，抗爭和戰爭還會伴隨著人類的存在而存在。最理想的解決問題的方法當然是協商和談判，抗爭甚至戰爭都是迫不得已的手段。當然，抗爭也是為了贏得更多的談判籌碼的壹個方面，因此，在西方民主社會多數的非暴力抗爭都是為了最終贏得更多的談判籌碼，並最終達到解決問題的目的，而不是為了抗爭而抗爭。公民議政不主張用暴力的形式解決任何問題。
組織年會：任何組織機構包括政府、公司、社團等都需要定期召開最高權力機構的代表會議，以體現組織機構全體成員的意志。所有國家的法律都有這方面的規定。這也是制約組織機構的領導人壟斷權力，瓜分資源的壹種最有效的方式。
選舉代表和成立社團：通常情況下，選舉只是開會的壹項內容。壹般的組織機構在召開年會時都會有選舉這項內容。這裏單列出來的原因是，如今在我國民眾權利受到侵犯的現象非常普遍，各地的抗爭運動此起彼伏，而且規模越來越大。而這些抗爭活動基本上都是民眾自發的，事先並無任何組織號召，期間也沒有組織參与協調行動。這主要是因為政府嚴格管制民間結社，除了政府及附屬機構外，幾乎沒有任何形式的非政府組織。這些因為共同利益走到壹起從事抗爭活動的民眾就需要通過開會來推選自己的代表或代言人，代表他們與當局或資方協商談判，並在條件可能的情況下註冊成立保護大家的共同利益的社團組織。因此，在這種情況下，選舉代表和成立社團就成了開會的唯壹目的。真正意義上的選舉是民主的基礎，是當代人類政治文明的重大成果。沒有選舉，就沒有民主。因此學會如何進行選舉活動是非常重要的。
五、開會的意義
發揮集體智慧：中國有句俗話：三個臭皮匠，頂個諸葛亮。也就是說，集體的智慧遠遠超過個人的智慧。我們前面介紹的工作會議，學術研討會等，均是為了通過開會充分發揮與會者的集體智慧。要想達到這壹目的，就必須做到讓與會者能暢所欲言，這樣方能集思廣益。最糟糕的情況是，所有的會議如工作會議或學術會議等都開成壹言堂式的報告會，與會者無法參与互動。
體現團隊精神和力量：高效率的會議能體現出團隊精神和力量。壹個有凝聚力的領導團隊在會議中能做到：
決策迅速，也較少花時間去擔心同事之間的背後算計；
會議開得熱情而緊張，竭盡全力，決不會枯燥乏味；
會議是出難題、挑戰各自的觀點並最終達成壹致的忠於集體最高利益的論壇。與會者們的爭吵是就事論事，不針對個人。尤為重要的是，當吵完以後，他們有驚人的肚量，像沒事人壹樣接著又開始討論下壹個問題。
可惜的是，許許多多的領導團隊永遠做不到這壹點。他們沈迷於輕輕鬆鬆、客客氣氣的辦公會議，並把它們當做從壹大堆繁忙事務中解脫出來的壹個棲身之所。其結果是，他們把這些會議變成了部門領導述職的既乏味又毫無鼓舞作用的示教集會。
調動大家的參与意識：無論是團體年會還是例行工作會議，都是為了充分調動與會人員的參与參与熱情和責任意識。尤其是當壹群利益受到侵害的民眾在進行維權過程中，開會是最好的發揮參与者積極性的方式。這壹點對於維權領袖來說非常重要。切記任何個人的力量都是有限的，唯有充分發揮廣大參与者的積極性才能形成強大的力量，同時使自己得到更多的保護。過去多數維權領袖都是出於壹種強烈的正義感而勇敢地自己站出來代表大家與當局抗爭，而沒有通過大家開會授權或選舉成為代表或代言人。這樣以來，壹旦這些維權領袖遭到迫害，其他參与抗爭的民眾就不覺得自己有責任維護他們。政府也會找出種種借口阻止其他人為他們伸張正義。如果這些維權領袖是民眾通過合法途徑按議事規則選舉出來的代表或領導，則情況就會大不相同。因為侵犯了他們的合法代表的權利就等於侵犯了他們自身的權利。他們就充分的理由去保護那些維權領袖。
展現強大的民意：社會弱勢群體往往因為處於社會的弱勢，他們的聲音無法引起整個社會的關注。因此，他們需要聯合行動，只有這樣他們才能充分表現他們的集體意志，爭取公眾媒體的關注和同情，向整個社會展現出強大的民意，給政府和有關部門壹種強大的壓力，迫使政府和有關部門面對和解決問題。
第二章 會議準備
壹、開會前需要思考的幾個問題
開會前，我們需要思考下面幾個問題：
（壹）為什麼開會
這個會議是為什麼開的？是為了說明什麼情況，還是為解決問題而獲得結論呢？是為了交換情報，還是為了出謀劃策？明確會議目的是使壹些為突發情況而召開的會議獲得成功的必要條件。
（二）議題是什麼
會議的議題是什麼，並獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會議進行的方式和出席會議人員的基礎。
（三）誰參加會議
會議由誰主持？要有哪些人參加？其中關鍵的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到會的是否可找人代理？
（四）什麼時間開會
會議什麼時間開始？預計什麼時間結束？
（五）在什麼地方開會
會場安排在哪裡？對會場有什麼特別的要求？是否需要安裝特別的視聽設備？
（六）會議怎麼開
會議採取什麼方式進行？是否要求與會者在前來參加會議時攜帶什麼特別的資料？有什麼需要特別注意的事項？
當以上六個問題都得到了明確的答案后，我們就可以開始正式著手會議的籌備工作了。
會前準備階段的工作，總體而言有如下四項：發起人聚商，推動其他人參與，起草會議計劃書，場地預訂與準備設施，起草會議文書，發出會議通知並跟蹤回饋信息，具體落實會務工作，媒體造勢，消除影響會議順利召開的因素等九個方面。下面分別予以介紹。
二、發起人聚商
這壹過程是針對這樣的情況而言的：壹群人在召開會議前並不屬於同壹組織，發起人為了爭取與其他壹部分人的共同利益而召集大家開會，共商對策。最初的發起人需要先找到幾個與自己壹樣有熱心有勇氣的人願意壹起站出來為大家發出聲音，爭取權益。而這幾個具有奉獻精神的人需要先聚在壹起商量如何推動大家參与到他們的爭取權益的活動中來。只有他們之間具有了很強的默契和共識，下壹步工作才好展開。否則單憑壹兩個發起人去推動壹項活動是不明智的。這壹方面會很辛苦，但成效不佳，另壹方面也會承擔過大的風險，尤其在壹個人治社會，說不定這位發起人就會遭到打擊報復甚至入獄等。
三、推動其他人參與
這壹過程也是針對事先沒有組織的情況下召開會議而言的。壹群發起人在經過充分討論，拿出下壹步具體方案后，就要挨家挨戶地去動員與自己利益相關的人士參与到他們的活動中來，並通知他們前來開會，討論大家共同關心和面對的問題。這壹過程是很艱辛的，如果沒有很強的從事社會活動的毅力與決心，這時候最容易感到挫折甚至放棄維權活動。
四、起草會議計劃書
召開會議是要達到壹定的目的和目標。前面已經提到，會議有很多種類型，不同的會議需要進行不同的籌劃工作。制訂完善的會議計劃，是為了確定會前、會中和會後必須要做的事項，使會議達到預期目標，這項工作是必不可少的。
在起草會議計劃書之前，應該先收集方方面面的信息，然後根據收集來的信息製作會議計劃書。會議計劃書壹般分以下四個部分：
財務預算：不同的會議需要不同的預算開支，有些會議如座談會和工作會議等，基本上不需要什麼費用；有些會議如代表大會，研討會則需要較大的開支。
預算中的費用有兩類：固定費用與可變費用。固定費用不隨著活動的參加人數而變動，如場地費用和準備文書費用等。可變費用則根據出席人數或其他因素的變動而變動的。餐飲住宿等費用屬於可變費用。
下面是參考預算項目：
1.交通費用：包括與會人員往返交通費用及會議期間交通費用等。
2.場地費用：包括會議場地租金，會議設施租賃費用及會場布置費用等。
3.住宿費用：這是安排與會人員住宿所需的費用，也是會議預算中比較大的壹筆開支。因此，請什麼樣的人，請多少人就要仔細斟酌考量了。
4.餐飲費用：會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。
5.宣傳費用：包括廣告、媒體聯繫及各類印刷費等。
6.其他支出：指會展過程中壹些臨時性安排產生的費用。這些服務通常是臨時或者按時提供的，這些費用的預算很難計劃，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。
會議主題：會議的主題，即會議的主要議題和指導性想法。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等，都只有在會議的主題確定下來之後，才可以據此壹壹加以確定。
會議流程：這部分內容包括預計召開會議的日期，會議預計召開幾天，會議形式或程序是什麼，將有多少人到會，會議的發言人有哪些等。
工作分工：這部分內容主要是分配會議籌辦的相關工作，比如誰來製作會議邀請函，誰來準備會議文書，誰負責會議視聽設備，誰來準備食品和飲料，誰負責接待工作和翻譯解說工作等。
計劃書完成後，需要經過相關人士或部門審批同意。壹旦會議計劃方案通過後，馬上就要著手會議的其他各項籌備活動。
五、場地預訂與準備設施
關於場地問題，我們首先要考慮的是會議需要多大的場地，選擇什麼地點召開會議最合適。
選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。 壹般的小型會議，可以選擇在本組織和公司的辦公室或會議室召開，而壹些比較大型的會議，則最好租用專門的會議場所展開較好，如酒店專門出租的會議室、學校禮堂等。租借場地需要考慮的因素有兩個：壹是價格，二是方便交通。最好是在正式確定場地以前，先實地考察壹下周圍的環境，測試音響設備等。
有關會議設施，主要是針對那些專業性很強的會議而言的，如展覽會，發布會，研討會等。壹般性的會議並不需要很高的要求，只要發言者所需的話筒音量足夠大就行了。下面是供專業性會議參考的設施：
1、屏幕，2、投影儀，3、電腦，4、音響，5、話筒，6、桌卡，7、主席台，8、幻燈機，9、講台，10、椅子，11、夾紙板，12、大白板，13、簽到台，14、簽到簿，15、馬克筆，16、鉛筆，17、信簽，18、會議桌椅，19、插線板，20、橫幅，21、指示牌，22、告示牌，23、背景板，24、燈光照明
六、準備會議文書
會議所用的各項文件材料，均應于會前準備完成。其中的主要材料，還應做到與會者人手壹份。需要認真準備的會議文件材料，最主要的當數會議議程、開幕詞、閉幕詞和主題報告。其他的相關文書還包括：會議簡介，來賓簡介，籌辦單位和贊助單位簡介，交通指南，會務指南，媒體新聞稿等。如果想使會議更具專業化，最好專門印製帶有本次會議標誌的文件夾及信箋等。
七、發出會議通知及跟蹤回饋信息
會議邀請或通知函包括以下六項內容：壹是標題，它重點交待會議名稱。二是主題與內容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應明確會議的起止時間。四是報到的時間與地點，對交通路線，特別要交待清楚。五是會議的出席對象，如對象可選派，則應規定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷和其他費用問題。
不管什麼樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括會議邀請、回執處理、確定通知等3個程序。
會議邀請或通知函主要通過以下三種方式發出；郵寄、電子郵件及媒介公告或刊登廣告。通常信息發布包括主題、時間、地點、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參与者了解參加的意義並且增加對會議的期望。
當邀請或通知函發出后，主辦者要主要整理回執，並跟蹤與會情況。回執收到后，通常需要統計。接下來需要做的就是落實資源——主要是食宿安排。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。有些年長或由於其他因素可能沒有收到邀請函的人，會議籌辦者要及時跟蹤聯繫，爭取其與會。
八、媒體造勢
如果所召開的會議是工作性質的會議或內部會議等，則不需要媒體造勢。如果所召開的會議是公開的，而且希望公眾了解這次會議的情況，則需要進行媒體造勢。比如維權過程中召開的公開會議，公司展開的展銷會及成果發布會，針對社會話題而召開的非政府組織座談會及政府工作報告會等。通常的做法是通過召開記者招待會、刊登廣告及派發傳單來說明會議的目的，內容和時間地點與會人員等。在西方發達國家，媒體造勢的方法越來越多，有的甚至租用飛機在空中噴射相關字眼來達到宣傳的目的。在這方面，綠色和平組織的媒體造勢活動是所有非政府組織中做得最好的組織之壹。
九、消除影響會議順利召開的因素
召開任何壹次會議，中間都有可能出現壹些意向不到的干擾，使會議無法順利舉行。因此事先消除影響會議順利召開的因素是非常重要的。影響會議順利召開的因素主要因素包括：
1．籌辦組織或個人之間權力與責任不明確；
2．預算無法落實：
3．場地出現變故；
4．主要與會者無法出席；
5．會議組織者不遵守約定；
6．交通出現問題；
7．政府的阻撓和破壞；
8．會議籌辦者中途停止計劃。
第三章 召開會議
壹、會議後勤服務
會議準備工作做好后，下壹步就是迎接會議的召開。如果壹次會議的準備工作做得再好，而會議期間的工作沒有做好，則可謂前功盡棄。不過，只要會議籌辦者按照預期計劃履行方案，在執行過程中，能做到耐心、細緻與周到，則壹般不會出現大問題。
在會議執行過程根據不同會議的形式，需要注意餐飲安排、交通安排、司儀安排、秩序維護和攝影攝像等事項。
（壹）餐飲安排
根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；
餐飲安排通常有三種形式——便當、自助餐及圍桌餐。現在比較流行的是既省錢又省事的自助餐。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。此外，在會議期間，最好準備足夠的飲料，以免與會者四處找水喝，影響會議的進行。
（二）交通安排
壹般性的會議並不需要太多的交通安排，只有召開較大規模的跨區域會議時才需要考慮交通問題。交通安排最簡單的做法是委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意為此承擔的代價。
（三）司儀安排
各種主題的會議對禮儀的要求不壹樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求壹致。 如果是工作性會議，當然就不需要專門的司儀。
（四）秩序維護
對於會議而言，無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業內部會議秩序基本不用控制，但大型會議，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安來維護為好。
（五）攝影攝像安排
根據會議的級別和要求，可以安排專業的攝影攝像人員對會議進行全程拍攝，拍攝以後還需要考慮是否將資料製作成光碟分發給與會者，或者作為第壹手資料予以存檔。
二、會議記錄
會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來，就形成了會議記錄。會議記錄有「記」與「錄」之分。「記」又有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠「錄」。「錄」有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要藉助音錄、像錄，以之作為記錄內容最大限度地再現會議情境的保證。
壹般會議都應有記錄。會議記錄包括兩部分內容，第壹部分是會議的組織情況：包括會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等。第二部分是會議的內容：會議議題、討論發言、形成的訣議等。會議記錄真實記載會議的情況，客觀地反映會議的內容和進程，是重要的檔案材料，它不僅為會議簡報、會議紀要的撰寫提供重要的素材，而且為日後分析研究會議提供依據，還是檢查會議決定執行情況的憑證。因此認真做好會議記錄，具有十分重要的意議。
根據前面的介紹，會議記錄壹般有兩種方法：壹種是摘要記錄，壹種是詳細記錄。通常日常性的工作會議多採用摘要記錄。摘要記錄是抓住重點，摘錄要義，如發言要點、結論、會議通過的決議等。摘要記錄對記錄人員素質要求較高，記錄人員在記錄時必須迅速作出分析概括，抓住重點，領會要義，明白取捨，既要準確地表達發言者的中心意思，又要做到簡明扼要。會議的重點壹般都是領導同志的發言、會議的決定、決議。
會議記錄是有關會議情況的筆錄。壹般用於比較重要和正式的會議。它的作用在於正確反映會議情況，以作為整理會議文件、總結經驗、研究工作等存查備考的壹種歷史資料。會議記錄既要求速度快又要求真實度高。因此，比較重要的會議都有壹個或兩個以上的記錄員。
會議記錄的格式分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。記錄頭的內容有：
1．會議名稱，
2．會議時間，
3．會議地點，
4．會議主持人，
5．會議出席、列席和缺席情況，
6．會議記錄人員簽名。
會議記錄應該突出的重點有：
（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；
（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；
（3）權威人士或代表人物的言論；
（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；
（5）會議已議決的或議而未決的事項；
（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。
三、會議記錄範例
（壹）詳細型記錄範例
主題：XX公司項目會議
時間：1998年9月1日
地點：公司會議室
出席人：公司各部門主任
主持人：劉XX（公司總經理）
記錄：祁XX（辦公室主任）
（1）、主持人講話
今天主要討論壹下《中國辦公室》軟體是否投入開發以及如何開展前期工作的問題。
（2）與會人員發言
技術部朱主任：類似的辦公軟體已經有不少，如微軟公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及眾多的財務、稅務、管理方面的軟體。我認為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點，千萬不能動手。
資料部祁主任：應該看到的是，辦公軟體雖然很多，但從專業角度而言，大都不很規範。我指的是編輯方面的問題。如WORD中對於行政公文這壹塊就乾脆忽略掉，而書信這壹部份也大多是英文習慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發的軟體，在技術上很有特點，但中國運用文方面的編輯十分簡陋，離專業水準很遠。我認為我們定位在這壹方面是很有市場的。
市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認為有成功的希望，關鍵的問題就是必須小巧，並且速度極快。因為我們建造的不是航空母艦，這就必須考慮到兼容問題。
（3）結論
各部門都同意立項，初步的技術方案將在十天內完成，資料部預計需要三個月完成資料編輯工作，系統集成約需要二十天，該軟體預定於元旦投放市場。
散會。
主持人：（簽名） 記錄人：（簽名）
（二）概要型記錄範例
XX大學招生委員會會議紀錄
（1）開會日期：XX年X月XX日X時X分
紀錄：呂XX先生
（2）開會地點：行政大樓四樓第三會議室
（3）主持人：董教務長
（4）主席致詞：略
（5）業務報告：
1.本校九十二學年度轉學生招生考試業於七月九日舉行完畢，共有三、四六五名考生報考。各學系考生成績由閱卷委員評分完成，並經本組登錄及核算完畢，各應考科目均標成績經統計如附件壹。本學年度轉學生考試擬提早於七月二十四日公告錄取名單，預定於八月十二日辦理正取生報到手續，於八月十五日辦理備取生遞補登記作業。
2.本次考試計有十五位考生違反試場規則，擬依據試場規則及違規處理辦法處理，違規情形詳如附件二。
（6）討論提案：
案由壹：本學年度轉學生考試違規考生處分案，提請討論。
說明：
本學年度共有十五位考生因考試時間終了仍繼續作答、手機發出聲響、使用或攜帶計算機及未攜帶身分證入場等違規情形發生（詳如附件二），違規考生擬依試場規則處理。
決議：
1.修訂通過，違規考生處理情形詳如附件二。下學年度起，請各試場監試人員于考試開始時，向考生宣讀注意事項（如手機請關機、本節考試不得使用計算機等），以善盡告知之責並避免違規情事發生。
2.于下學年度提案修訂試場規則第七條條文為：…惟至考試當天結束前，准考證及身分證仍未送達或未依規定申請者，扣減其該科成績五分。
案由二：擬訂定本校九十二學年度轉學生考試各學系最低錄取標準及正、備取生錄取名額，提請討論。
說明：
1.本學年度各學系考生成績冊詳如附件三，請各學系依考生成績排序及簡章規定，訂定各系之最低錄取標準。
2.本案經委員會審定，錄取名單簽請校長核定后，預定於七月二十四日公告錄取名單，於七月二十五日寄發考生成績通知單。
決議：
照案通過。各學系最低錄取標準詳如附件四。
（7）臨時動議：無。
（8）散會：四時整。
四、會議結束階段工作
會議結束階段主要工作有以下四項。（1）形成可供傳達的會議文件。（2）處理有關會議的文件材料。（3）為與會者的返程提供方便。（4）向與會者發出感謝信和相關會議決議等信息。
第四章 議事規則
壹、程序正義的重要性
會議要討論，討論難免有爭執，所以要「循壹定之規則」，這壹定的規則就叫「議事規則」或「會議規範」。最有名的議事規則是羅伯特規則，是由美國著名的議學家羅伯特撰寫的壹本書名「羅伯特規則」而來。國父孫中山先生也撰寫過壹本叫做「民權初步」的小冊子，收錄在「建國方略」里。世界上很多國家和地區都有專門的有關議事規則的法律法規，比如台灣就有「會議規範」法規，各種會議都得照著規定議事。「會議規範」總共有壹百條，包括「會議的流程」、「主席的職權」、「紀錄的形式」、「各種的動議」、「表決的方式」與「選舉的方式和流程」等。
勿需諱言，遵守議事規則，是走向民主和法治的第壹步。壹個組織或機構的民主性質,其根本的標誌在於它的每壹個成員都能自由的參与壹個具體議題的全過程,而不僅僅是最後的投票。明確而公允的規則在保障它健康、有效的運作的同時,最大程度地保護每個成員的權利,並認真的對待每個成員的意見。
英語民族在搞政治方面的優越性就在於他們懂得開會，結論就具有充分的正當性，也就是人們常說的程式正義即結果正義。 其實說到底，民主政治其實就是壹種程式性的東西，就是壹套議事決策的程式規範。
通常人們認為，在歐美民主史上，以法國革命為代表的大陸模式是壹種激進革命的歷史，他們滿懷理想地追求自由、平等，追求社會公正等目標；而英美模式是保守的緩進改良的歷史。可是，如果考察兩百多年來歐美各國的政治變遷，考察自由、平等、民主、社會公正等價值的實現程度和前後對比，就會發現，英美模式導致的變化程度，並不亞於世界上任何壹個地方，也是天翻地復的變遷。之所以給人保守緩進的印象，無非是因為反覆小，血流得少。這正是英美模式成功的地方。而這種成功，至少有壹半得歸功於人們對程式、對規則的尊重。
人們常常會納悶，為什麼我們中國人壹到開會就頭大了。原本是為了解決問題而開會，最後卻往往會議還沒開就打破頭了，或者是開會引起的問題比開會前更多。比如，過去民主運動中出現過壹加壹等於三的怪事。當時兩個最大的民運組織召開合併會議，結果合併不成，卻演變成了三個組織，即原來的兩個組織加合併成的壹個組織。這顯然是因為召開合併大會而引起的。這次會議失敗跟與會者不懂得議事規則或不遵守議事規則有直接的關係。因此，了解和並學會遵守議事規則，對於國人來說非常重要。
當然，懂得議事規則還是不夠的，還要有民主社會的寬容等精神做為基礎。否則就容易走程序的極端。中華民國初期曾出現這種情況，以致於因糾纏程序正義而發生內戰等。這些教訓都是很慘重的。
那麼，程序正義如何可以實現實質正義呢？所謂正義，是我們要保障的價值。實質正義是相對於程序正義而言，也就是我們要保障的價值，而程序正義，指的是合於程序法則、精神。所以，所謂符合程序正義，就是說壹切的大眾決策，其決策過程，合於程序法則、精神。程序正義並不保證會議結果必為眾所欲求。最主要的作用是在所謂的「程序保障」，而「程序保障」就是保障與會者人人享同樣的權利。當每壹個與會的權利都得到了保障時，我們就可以說程序正義導致了實體正義，或者說平等權益即正義最終能得以實現。所以，充分強調程序正義是很有必要的。
二、羅伯特議事規則簡介
壹百多年前美國南北戰爭時期，北方的麻省貝特福特有壹位年輕的陸軍中尉亨利?馬丁?羅伯特。壹天，他奉命主持地方教會的壹個會議。由於與會者對會議題意見分歧很大，結果可想而知，這位25歲的年輕軍官，把這個會主持得壹塌糊塗。人們在會上爭論得不亦樂乎，最終是什決議也未達成，這樣的會開了等於不開，甚至比不開還要糟糕。這事讓羅伯特心裏放不下了，這位畢業於西點軍校的美國軍人的認真勁上來了，他發誓，如果不找到壹個好的開會辦法，他就再也不開會了。他開始認真探究人的智慧本質，和大多數西方哲人壹樣，他發現人是壹種最難被道理說服的動物，當出現分歧的時候，不管分歧的基礎是什麼，或者出於利益衝突，或者出於信仰理念，或者出於知識經驗的不同等等，總之分歧壹旦明確公開，是非常難以在短短時間里靠語言的交流來達到壹方說服另壹方的。分歧的雙方找到共同點的可能不是不存在；但是這需要有壹定的交流機制，否則，壹方說清楚了，另壹方根本沒聽進去，還是白搭。結果他發現，美國居然沒有壹部現成的開會議事規則。儘管西方人從古希臘廣場民主時代開始就開會決議軍政大事了，但是，那時嗓門比道理的效力要大。
羅伯特決定自己寫壹部。他開始研究已有的各種議事程式，探索這些程式的邏輯，為什麼要這樣規定，如果不這樣規定的話，會產生什麼結果。經過幾年努力，他寫出了壹部《羅伯特議事規則》。他自費出版，並自己出錢買了壹千本送給國會議員、律師、教授等頭面人物。該書後來暢銷全國，成為美國民眾開會的標準手冊。到１９１５年，已有將軍頭銜的羅伯特出版了修訂本，書名正式叫做《羅伯特議事規則》。
這樣的「遊戲規則」，對於民主理念的具體實現和操作，常常具有決定成敗的重要性。羅伯特議事規則的內容非常詳細，包羅萬象，有些是針對會議主持主席的規則，有些是針對會議秘書的規則，當然，大多是有關普通與會者的規則．他們遵照怎樣的規則提出和表達意見，遵照怎樣的規則進行辯論；怎樣進行表決。比如，有關動議、附議、反對和表決的壹些規則是為了避免爭執。原則上，現在美國的國會、法院和大大小小的會議上，在規範的制約下，是不允許爭執的。如果我對某動議有不同意見，怎辦呢？我首先必須想到的，按照規則是不是還有我的發言時間？什麼時候？第二，當我表達我的意見時，我是向會議主持者說話，而不是向持不同意見的對手說話。不同意見的對手之間直接對話，是規則所禁止的。
在國會辯論的時候就是這樣，說是辯論，不同意見的議員在規定的時間里，只能向主持的議長或委員會主席說話，而不能向自己的對手「叫板」。發言的時候不能拖堂延時，不能強行要求發言，在別人發言的時候不能插嘴，因為這都是規則所禁止的。
在美國的法庭上也是這樣，當事雙方的律師是不能直接對話的，因為壹對話必吵無疑，法庭就會變成吵架的場所。規則規定，律師只能和法官對話，向陪審團呈示證據，而陪審團按照規則自始至終是「啞巴」。不同觀點和不同利益之間的針鋒相對。就是這樣在規則的約束下，間接地實現的。
這樣的技術細節，是民主得以實現的必要條件。否則的話，發生分歧就互不相讓，各持己見，爭吵得不亦樂乎，很可能永遠達不成統壹的決議，什麼事也辦不成。即使能夠得出可行的結果，效率也將十分低下。而羅伯特議事規則，就像壹台設計良好的機器，能夠有條不紊地讓各種意見得以表達，用規則來壓制衝動，找到求同存異的地方，然後按照規則表決。規則保障了民主程序的效率。
羅伯特議事規則立足於民主理念的具體實現和操作，內容包羅萬象，大多是有關普通與會者的規則。如美國的國會、法院和大大小小的會議上，在規範的制約下，是不怎樣有直接的爭論的。如果對某動議有不同意見，首先必須考慮是，按照規則是否有我的發言時間？是什麼時候？別人發言時不能插嘴，不能拖堂延時，不同觀點只能通過主持者間接實現。表面來看，這是技術細節，實質是保障民主程序和開會效率的必要條件。否則，會越開越多越開越長，甚至成了吵架場所，什麼議題都議而難決，泡會的日子就免不了。
但是,本書也有它的缺點。最突出的就是它的複雜和繁瑣。由於它的目標定在普適性上,其技術上不必要的複雜也就往往成為不可避免。事實上,除了本書以外,目前還有許多簡化和專門化的同類書籍(見附錄中的英文參考書目)。這些書籍既保持和遵守著同樣的基本原則,又為具體的組織和讀者提供了可行的簡化規則。
三、民權初步主要內容
孫中山先生是近代中國第壹個擺脫封建帝王和官僚傳統而信仰民主的政治家，他搞民權的第壹步就是讓人們知道如何開會。孫中山親自翻譯編寫了《羅伯特議事規則》，取名《民權初步》。胡適說，孫中山的《民權初步》的重要性遠勝過《建國方略》、《三民主義》，然而，卻被人們忽略了。
《民權初步》是孫中山先生思想中建國方略之社會建設，這本書於民國六年二月發表于上海，是孫中山先生參考美國學者沙德女士之會議規則而來。孫中山先生在其自敘中說道，這本書是教吾國人民行使民權的第壹部方法，所以名為民權初步。
民權我國就社會凌亂散漫，毫無組織，常被恥笑為壹盤散沙,因此要雪恥圖強，復興民族，必自改造社會做起，使我們的社會成為有秩序、有紀律，合乎現代化新社會。
民權民權初步雖然講的是集會，推而廣之，就是建設社會的規範。因為中國人壹向就缺乏組織習慣和團體生活訓練，常連最基本的議事規則也不懂，所以要建設新社會，樹立全民政治的基礎來實現民權主義，就要按照民權初步的訓練，使之成為我們生活習慣的壹部份，然後可以造成有組織的國家和民族。
民權初步有以下幾項主要的基本精神，分別為：
A、重視平等和公正
B、重視秩序和和諧
C、重視討論自由
D、少數服從多數
E、多數尊重少數
民權初步的主要內容包括：會議的概念，會議的種類，什麼是動議，什麼是提案，如何進行討論，議事規則，如何進行表決等。有關會議的概念和種類前面已經做過詳細介紹，下面就其他幾方面的內容做個簡單說明。
（壹）什麼是動議？
動議為對事體處分的提案，民權初步第三十壹節，其意義即為出席會議的人，提出依各問題或意見，請求會場予以討論或採納。會議中議案的來源，計有兩種，壹種是口頭的動議，壹種是書面的提案，名稱和提出的手續，雖各有不同，但其作用是壹樣的。
（二）動議有那些種類？
A、主動議： 對某壹事件的處分，提出意見和辦法，請求討論，進而付之表決。此壹動議不附屬於任何動議而能獨立存在者屬之。
B、附議： 附議的意義不在贊同此動機，而是贊同討論這個動機，動議者發動議只是個人，但經附議與主席接述后，此動議就成為會場大眾之動議了。 動議必須以壹人以上附議，始得成立。主席對動議，得自為附議，各種會議，另有規定者從其規定者從其規定。而權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回動議等，則不需附議。
C、附屬動議： 附屬動議是指壹動議附屬於他動議，而以改變其內容或處理方式為目的者屬之。主動議只能提出於無動議當前的議場，附屬動議優先於主動議，處理附議動有其優先順序散會動議、欄置動議、停止討論動議、延期動議、付委動議、修正會議、無期延期動議。
D、動議的程序： 動議的程序應依以下規定實行：
a、動議者向主席請求發言地位
b、承認動議者之發言地位
c、動議者提出動議
d、附議
e、主席接述動議，並付諸討論
（三）提案
動議以書面提出，稱為提案，提案除依特別規定，得由個人或機關團體單獨提出者外，須有附暑，其附暑人數如無另外規定，和附議人數同。
（四）不得動議之時機
除權宜問題，秩序問題，會議詢問，及申訴動議外，有下列情形之壹時，不得提出動議他人取得發言地位時、表決或選舉時。
（五）動議收回的時機
A、經附議前之動議，可由動議人收回
B、附議后之動議，須經附議人同意，方得收回
C、經主席接述后之動議，原動議如欲收回，須經主席徵詢無意義後方得收回，如有異議須付表決
（六）討論
討論是指對於問題壹切評論，無論其為反對或贊成。亦即出席人對於壹個議案，即當前的問題，加以研討評論之謂。當壹個議案，經主席宣付討論后，出席人都有發表意見、貢獻辦法的權利和責任。經此討論之後，始行提付表決。以期獲得正確的結論，這是議事必經的程序。
（七）討論的原則
A、議事原則--
就是在同壹時間內只討論壹個問題，在壹個動議未經討論完畢，提付表決之前，不得另將其他動議提出討論。開會時如有違反上述情事，主席應立刻予以制止，或不予接述。其他出席人亦得提出秩序問題，請求主席予以制止。不過如為權宜問題，獲秩序問題，因時機迫不及待，或因議事秩序上發生錯誤，必須即時糾正，則可不受此項限制。
B、充分與自由討論原則--
所謂充分討論，及出席人的討論權，不受任何不當限制，主席對於出席人所提發言討論的要求，只要合乎秩序，不得任意拒絕，出席人在參与討論時，除因違反議事規則，得由主席自動，或經其他出席人，請求主席予以糾正制止外，任何人不得加以阻擾。除規定不經討論逕付表決之案，或由主席裁定之事外，任何議案，非經過適當的討論，不應提付表決。所謂自由討論，及參加討論的人，無論其為正面或反面，或其他主張，只要不離本題，不違反禮貌，不觸犯議事規則，任何人均不得加以干涉。主席對於要求發言的人，必須議照規定或習慣予以允許，而不能予以拒絕，在討論進行中，如有人動議停止討論，必須得到三分之二的人數同意方可。
C、少數服從多數的原則--
少數服從多數，多數決定壹切，為民主政治的重要原則。會議的目的，就再凝結與集中會場對於某壹議案的大多數人的意見，並且使此大多數的意見，經由討論，運用合法的與和平的表決方式，通過實行；會場少數會員，儘管于討論時，可持有不同或相反的意見，但壹經表決，必須犧牲放棄而接受多數與會人員意見的決定。
D、尊重少數意見的原則--
民主政治少數固應服從多數，而多數也應尊重少數的意見。會議設置程序，議案必經討論，就是為了要聽取少數的意見，經過三讀會程序的議案，規定三讀不能在同日舉行，在這三讀過程中，又必須經過審查辯論等階段，然後才付表決；其主旨也在使少數派有發表意見的機會。
（八）表決
表決是對議案之最後處理方式。表決方式有投票表決、舉手表決、起立表決、正反兩方分立表決、唱名表決等等，唱名表決之方式，如經出席人之提議，並得五分之壹以上之贊同，即應採用。出席人應名時，應起立答應贊成，反對或棄權。如未應名，再唱壹次，但不得三唱。 表決時還需注意兩面俱呈的原則。所謂兩面俱呈即壹個議案必須就贊成與反對兩方面，分別舉行表決，除有特別規定得數額外，如贊成者為多數，即可決；反對者為多數，即否決。可否同數時，如主席不參与表決，亦為否決。表決必須兩面俱呈，不止是手續問題，更重要的，乃是民主政治的原則問題。
（九）主席行使表決時機
主席以不參加表決為原則，但主席于議案表決可否同數時，得加入壹方，使其通過;；或不加入，而使其否決，但有特別規定之表決人數者，從其規定。主席于議案之表決，可否相差壹票時，得參加少數方面，使成同數以否決之。主席于議案可決，有特別規定之額數者，如相差壹票，即達規定之額數時，得參加壹票使其通過，或不參加使其否決。
（十）權宜問題
凡議場遇意外事件，足以影響議場全體或個人權利者，均構成權宜問題。(如騷擾會場、燈光熄滅、或會員遠行要求優先發言等，出席人得提請主席制止。)
（十壹）秩序問題
議案進行中，會員或主席有破壞會議次序，違背議事規則，便構成秩序問題。(如發言超出議題範圍，出席人得請求主席糾正。) 權宜問題與秩序問題之提出，可不必先取得發言地位，直接向主席提出，權宜問題較秩序問題優先，且在七種附暑動議之先。這兩個偶發性動議，是因為在會議進行中，有外在突發事件或違反議事規則的情形發生，因而困擾會場才提出的，且此類問題又是會議終非先解決不可之事，固可直接起而發言，優先獲取發言地位。
四、簡易議事規則
無論是羅伯特議事規則，還是壹般國家頒布的議事規範，都過於繁瑣，它們與其說是為壹般民眾開會而制定，還不如說是為了幫助那些議會裡的人如何成為開會專業戶。下面是壹個根據各種常用議事規則而整理出來的簡易議事規範，適用於壹般民間社團：
第壹條：開會及決議額數
會員大會 (代表大會、理事會、監事會)壹般性決議應有會員 (會員代表、理事、監事)過半數出席，較多數同意。但下列事項應有出席人數三分之二以上同意。
壹、章程之訂定與變更。
二、會員之除名。
三、理監事之罷免。
四、財產之處分。
五、團體之解散。
六、其他與會員權利義務有關之重大事項。
第二條：不足額問題
開會時間已至，不足開會額數者，主席得宣布延後開會，延後兩次仍不足額時，主席應宣告延期開會或改開談話會。
出席人數因故未達開會額數，得開談話會，依出席人三分之二以上同意作成決議，會後將決議通知末出席人，于下次正式會議追認。談話會中已達開會額數時，改為正式會議。
會議進行中，總出席人提出額數問題，主席應以按鈴或其他方法，催促離席之人回至議席，並清點在場人數，如不足額主席應宣布散會或改開談話。
第三條：會議程序
壹、由主席、臨時主席(發起人或召集人)報告出席人數並宣布開會。
二、推選主席。(如有法定主席，不必推舉)
三、認可議程。以無異議認可，如有異議提付討論及表決。
四、報告：
確認上次會議記錄。(可以書面或口頭報告)報告上次決議執行情形。委員會報告付委案處理情形。其他報告。
五、討論：
前會遺留事項。
提案討論。
臨時動議。
六、選舉。(經出席人過半數同意得列于討論之前)
七、散會。
壹、會議名稱及會次。
二、時間、地點。
三、出席人姓名及人數。
四、列席人姓名。
五、主席姓名及紀錄姓名。
六、報告事宜。
七、選舉方法，票數及結果。
八、決議，表決方法及結果。
九、其他重要事宜。紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
第五條：主席之任務
壹、管制議程及秩序。
二、賦予發言人地位。
三、主持表決。
四、裁決權宜問題、秩序問題。答覆會議詢問。
主席對討論以不參与不發言為原則，如鬚髮言應離開主席地位並指定代理主席。本項除大會外，其他的工作會議請勿盲目引用。
主席以不參加表決為原則。但表決時可否同數，主席得加上可方使其通過。或於可方多於否方票，加入否方使其否決。
主席得於有特別額數之議案，差壹票即達規定額數時，參加壹票使其通過。
第六條：發言前應先請求發言地位，經主席認可后始得發言。
發言須先聲明發言性質，封在場問題為贊成，為反對，為修正，為程序動議。
第七條：討論事項以書面為之為提案，以口頭為之為動議。提案須經連署，動議須經附議。
第八條：程序事宜
壹、權宜問題：議場偶發事件，足以影響出席人權討論事項以書面為之為提案，以口頭為之為動議。提案須經連署，動議須經附議。例如：議場喧擾，影響聽覺，對錶決結果發生疑問。
二、秩序問題：會議程序發生錯誤，或發生足以破壞議事秩序之事件。例如：發言超出議題範圍，出席人得請求主席糾正。
三、申訴：不服主席對權宜問題和秩序問題之裁定，得提申訴，經附議后始得成立。成立後由出席者表決，可否同數維持主席裁定。
四、撤回提案：提案末付討論前，由提案人徵得連署人同意得撤回。如已付討論須由主席徵得全體出席人無異議方得撤回。
五、收回動議：動議未經附議前得由動議人收回，附議后須經附議人同意方得收回。如主席已處理，由主席徵得全體出席人無異議方得收回，有異議則逕付表決。
六、散會《休息》動議：不可討論逕付表決。
七、擱置動議:對討論中的議題自本次會議程中抽出不再處理。不可討論逕付表決。
八、停止討論動議：認為對主題討論已夠充分，再討論只是重複論點時提出，共獲可泱，議案應立即表決。
九、延期討論動議：認為還有因素尚待確定，目前並非討論議題之合適時機，可提出新時間延期討論。
十、付委動議：議題案情複雜不易處理時，得將全部或壹部交付委員會處理。委員之產生由大會推選或授權推選。委員會得另作紀錄，不得刪改大會原件。委員會對付委案件處理完成後應向大會提出報告，並對委員會中少數異見另提少數異見報告。
十壹、修正動議。
十二、複議動議：經表決確定之議案，符合以下三要件時得以提出複議動議：
決議末執行。
有新資料或新理由提出。
須于下次會或同次會提出，同次會提出時須有他事相間。
複議動議之討論僅限就有無複議必要發言，正反方不超過兩人次。複議動議否決后不得再為複議。複議動議可決后，重新討論原經表決確定之提案。程序事宜之處理優先次序依前項各款之次序。
（可僅選用壹部分作為貴會可用之程序事宜，刪除其他項目。）
（對複議之嚴格限制，貴會可自行酌情放寬。但若放得太寬，大家隨便就提出複議會使決議沒有什麼意義。 ）
（主席宜熟背全部程序事宜之順序，方能使主持流利。（口訣為：權、秩、申、撤、收、散、擱、停、延、付、修、復。）
第九條：除程序事宜壹至五款外，提案或動議(含修正案)均應經附議始得討論。 除程序事宜壹至八款外，提案或動議 (含修正案)均應經討論后始得議決。程序事宜壹至八款及第十二款不得修正。
第十條：修正案提出后，得由原提案人或原動議人自動接納，成為原提案或原動議之壹部分。未經接納或出席人有反對接納時，按以下兩式之壹處理。
甲式：分層修正
對原案可提出第壹修正案 (第壹層)，針對第壹修正案可再提第二修正案(第二層)。處理時先處理第二修正案，第二修正案可決時，第二修正案即取代原第壹修正案成為新的第壹修正案。可對新的第壹修正案再提新的第二修正案。
無第二修正案提出時，即處理第壹修正案，第壹修正案可決時，第壹修正案即取代的原案成為新的原案。可對新的原案再提新的第壹修正案。
無第壹修正案提出時，即處理原案。原案獲可決或否決時議案即處理結束。
任壹層討論時均可提出「替代案」。替代案如獲通過，即為新的原案，原案、第壹修正案、第二修正案均打消。
乙式：並列修正各修正案與原案並列提出，同時討論。表決時就其與本題旨趣最遠者先行表決。
各修正案若不相容時，其中之壹通過，其餘不必表決。並可僅取甲式或乙式納入貴會之議事規則，刪除另壹式。壹般而言乙式較甲式實用。
第十壹條：主席得於出席者無異議，或由出席者同意時，將議案之不同部分，分開討論，分開議決。
第十二條：議決按以下三式之壹處理
壹、無異議通過。
議案僅有壹案可供處理時，可徵詢與會者有無異議。無異議時議案即為通過，有異議時再行表決。
二、兩面俱呈。
對議案之支持與反對各進行壹次表決。正方多時為可決，正反同數或反方多時為否決。
三、比較票數。
多案並呈且不能相容時，可對各案進行壹次表決，獲支持最多者為可決，其他各案為否決。人選、款項、時間、數字等，依提出順序表決。（※三式中以第二式最周全。第壹三式較節省時間。）
第三式易作弊，主席可故意將原可相容之各提案比較票數，通過壹項打消其他。采第二式即照此問題，相容方案均能獲可決通過。（※任何方案之執行均須付出成本，所以正反同數時為否決，不必浪費成本。）
第十三條：選舉，應選名額為壹名時，采無記名單記法。
應選名額為二名以上時以無記名連記法為原則。但經出席人三分之－以上同意得采無記名限制連記法，其限制連記額數不得超過應選名額二分之壹。例如應選十五人，規定每人可圈選數不得超過七人。（※本條例依人民團體選舉罷免辦法第四條規定，無法擅改）。
第十四條：不議事規則末規定事宜依內政部公布之會議規範。
第五章 開會技巧
壹、會議不要超過兩小時
「怎樣的會最無聊？」被問到這個問題，壹定有人回答「會議太冗長」。只要不是特別重要的會議，不少人都在會議進行中打瞌睡。
會議形式化現象在中國壹直是壹個非常嚴重的問題。本來不需要的過程，卻變成必須的過程；本來不需要講的話，卻變成了必須講的話；本來幾分種開完的會，卻需要壹個小時，乃至更長的時間；本來壹個人講話的會，卻要幾個人來講；本來在這個地方開的會，非要到另壹個地方開；本來幾個人參加就可以，非要叫來各級領導幹部。這樣壹來，會議沒少開，時間沒少佔，精力沒少花，財力也付出不小，但對工作卻沒有多大的促進和改善。
參加會議是我們生活中的壹部分，全世界每天要開無數次會議。無論妳是與會者還是主持人，都應該學會開會，懂得開會的技巧，使會議開得高效成功。據調查，經理級和專業人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權威機構的統計表明，1996年美國企業因不當的會議管理導致的損失高達60億美元。因此如何開會，如何使會議有效益和有效率，對於任何人或組織都具有重要的意義。
聯合公司東京總務部長岡本讓曾說：「會議時間最好不要超過兩小時。」根據他的經驗，兩小時是壹個人集中注意力的極限。事實上，只要超過兩小時，會議效率必然下降，而且會引發無數意想不到的問題，比如與會者之間的爭執，會議作出錯誤決定等。本章專門就如何提高開會效率介紹壹些開會技巧。
二、開好會議的幾個要點
熟悉會議規範：會議要討論，討論難免有爭執，所以要「循壹定之規則」，這壹定的規則就叫「議事規則」或「會議規範」。最有名的議事規則是羅伯特規則，是由美國著名的議學家羅伯特撰寫的壹本書名「羅伯特規則」而來。國父孫中山先生也撰寫過壹本叫做「民權初步」的小冊子，收錄在「建國方略」里。世界上很多國家和地區都有專門的有關議事規則的法律法規，比如台灣就有「會議規範」法規，各種會議都得照著規定議事。「會議規範」內容包括「會議的流程」、「主席的職權」、「紀錄的形式」、「各種的動議」、「表決的方式」與「選舉的方式和流程」等內容。
善用會議技巧：開會時最怕主席講個不停，或者發言亂無章法、毫無頭緒，講了半天也不知道在說什麼？這時為了節省大家的時間，讓會議開得有效率，與會者就應該善用各種會議技巧，適時地提出「權宜問題」或「秩序問題」，要求主席制止不禮貌、超出議題的發言，該擱置就擱置，該停止討論就停止，該散會就提出散會。
議程會前發出：很多會議常常臨時通知，然後沒有任何會議資料。不讓人提案也就算了，甚至連個議程都沒有，開會時大家兩手空空，不知道從何討論起。所以，正式或定期的會議，應該發出會議通知，並徵詢出席者提案，開會前準備好議程資料，並在會議前讓與會者知道，良好準備是會議成功的開始。
提案事先溝通：很多人不知道如何提案，有些會議籌辦者也搞不清楚。提案要清楚明白，最好要有說明和辦法，不要提壹些不知所云的案子。重大的提案最好能事先溝通。事先的溝通有助於會議的討論和進行。
發言沙盤推演：開會是要討論事情的，當然要讓出席的人講話，但會議的發言要有方法，先講主張再說明理由，不要講壹大堆但沒人聽得懂，為了讓會議開得有效率，必要時可以限制發言的時間和次數。如果有高度衝突的議題，發言可以事先沙盤推演，安排發言的重點和順序，再利用動議讓議案進入表決，免得大家死纏爛打。
議案需要表決：很多會議經常議而不決，提了案，也發了言，但因為各方意見不壹致，礙於情面或怕得罪人而不將議案或討論話題付諸實施表決。
工作報告簡短：很多會議幾乎都在工作報告，壹些領導人輪番上陣做報告。好像工作報告越多就越是認真，報告做完了就散會了。為了讓大家的耳根清靜，可以透過決議要求工作報告簡短，甚至限制報告時間，進而要求工作報告以書面呈現，書面報告就無法囉嗦了。
議程隨時掌控：會議的進行要尊重與會的人，而不是主席壹人說了算，也不必忍受少數人漫無限制的發言，會議開始前可以確認議程，然後要求主席按照議程主持會議，如果覺得有必要的話，也可以要求變更議程，隨時掌握議程的進行，可以讓會開得更有效率。
紀錄要求正確：我們日常生活中的多數會議開完就算了，根本從來沒見過會議紀錄，甚至結論被改了也沒人知道。開會是為了「達成決議」，決議是在會議紀錄呈現，會議紀錄可以說是開會的成果。所以要關心會議紀錄，要求會議紀錄要讓與會者過目，書面通知或下次會議確認都可以。
決議確實執行：開會是為了「達成決議」，更是要「解決問題」。開了會，形成了決議，不執行等於沒開。所以花了時間來開會，更應該關心執行的情形，要求下次會議要報告上次會議決議執行情況，要求決議確實被執行，不執行再想辦法算帳。
三、會議進行期間的注意事項
對於舉辦壹個具有相當規模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參与者在會議中獲得他們想得到的東西，同時又能使他們在會議上充分貢獻他們的才智，是首要關心的問題。也就是說，如何使會議開出成果，是會議的第壹要務。會議進行期間，會議籌辦者必須隨時想到下下幾個問題：
(1)發言內容是否偏離了議題?
(2)發言內容是否出於個人的利害?
(3)是否全體人員都專心聆聽發言呢?
(4)是否發言者過於集中於某些人呢?
(5)是否有從頭到尾都沒有發言過的人呢?
(6)是否某個人的發言過於冗長呢?
(7)發言的內容是否朝著結論推進呢?
四、如何主持會議
「開會開這麼久還做不出結論！」很多人參加會議時都會碰到這種狀況，與會者萬般無奈又無力解決，因此懷疑會議主持人的能力。究竟要怎麼開會才能提高效率呢？
會議主持人必須留心會議進行狀況，發現與會者的討論偏離主題時，要立刻拉回正題。這樣還是無法討論出結果時，主持人可以要求相關人員第二天做出結論。
有些會議的問題出在沒人發言，反應不佳。主持人事先把題目細分成幾個子題，與會者就比較容易貢獻自己的智慧。主持人事先沒有準備，讓與會者當場才思考、發表意見，效率會非常低。如果主持人讓與會者發表自己針對主題事先想好的結論，就容易歸納各方意見。
會議主持人要避免自己過多發言。主持人是主，與會者是客，讓客人盡量多發言才是正確的做法，不可反主為客。主持人的主要功能是維持會議秩序、節奏和程序正義，而不是發表演說者。這壹點很多主持人都不了解。
除了會議當中的努力，事前也要多溝通。有些問題如人事問題等，如果事先不充分溝通，會議當場是很難解決的。
五、與會者的注意事項
除了會議籌辦者和主持人需要懂得開會的技巧外，與會者也需要了解開會的壹些基本知識和規則。否則，就成了雞同鴨講，會議籌辦者和主持人再專業，也是白搭。
與會者除了要盡量配合和聽從會議籌辦者和主持人的安排外，還有以下兩個方面需要注意：
（壹）學會發言
會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者壹般是領導報告，後者壹般是討論發言。正式發言者，應衣冠整齊，走上主席台應步態自然，剛勁有力，體現壹種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常擡頭掃視壹下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。
自由發言則較隨意，應要注意，發言應講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。
如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。
與會者發言時要注意避免發生如下情形：
1.發言時不可長篇大論，滔滔不絕；
2.不可取用不正確的資料；
3.不要盡談些期待性的預測；
4.不可做人身攻擊；
6.不可打斷他人的發言；
7.不可不懂裝懂，胡言亂語；
8.不要談到抽象論或觀念論；
9.不可對其他發言者吹毛求疵；
（二）遵守會議禮儀與紀律
與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議禮儀和紀律，主要有以下四項內容：
1.規範著裝；
2.嚴守時間；
3.維護秩序；
4.專心聽講。
5.不要中途離席。
六、會議秘訣壹百條
下面壹百條是開好壹個會議需要掌握的「秘訣」：
（壹）使會議開得卓有成效
開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，並且要開得簡短有效。
1.每次壹開始就讓大家都清楚會議目的。
2.如果某個問題不開會也能解決，就不要開會。
3.要認真考慮，是什麼使會議成功，反之又是什麼使會議不成功。
4.要考慮：如果不開這個常規會議又會怎樣。
5.請記住，上級主管參加會議會抑制討論。
6.在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕鬆。
7.要熟悉正式會議的各種程序規則。
8.要注意正式會議所具有的壹切法律要求。
9.開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。
10.信息要加以選擇，避免過多。
11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。
12.通過限制網上會議時間使會議完善。
13.電話會議上發言時要重複妳自己的姓名。
14.仔細考慮妳要召開的會議的類型。
15.會議要儘可能小，以免分散注意力。
16.在容易看見的位置上放壹個表或鍾，以便掌握時間。
17.凡輔助文件均應與議程壹併發出。
18.會前先拉幾個盟友。
19.開會前必須確信壹定能達到會議目的。
20.只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。
（二）會議準備
為準備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人于適當的時間、適當的地點前來參加會議，並確認他們能作出正確的決定。
21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。
22.決定開會時間前要先考慮交通時間。
23.如果人們不能出席則應該重新安排會議。
24.在議程各個項目旁列出發言人姓名。
25.要避免在低效能時間開會，如午餐剛結束后。
26.任何議程變動都必須通知主持人。
27.議程要儘可能短小簡單。
28.盡量將議程限制于壹頁紙上。
29.最重要的事應該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態最好時討論。
30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。
31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設施。
32.必須將電話轉移出會場。
33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。
34.要求妳的後勤人員核實會場當地公共交通的線路站點、運行時刻表和季節變化。
35.要找個確保沒有干擾的會場。
36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的壹種。
37.使用圓桌可使會議定調為非正式。
38.務必使全體與會者既能看見又能被看見。
39.座位之間應有壹臂長的間隔。
40.不能讓與會者受太陽直接曝晒。
41.要求與會者關閉行動電話和傳呼機。
42.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。
43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。
44.要謹防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。
45.要確保特殊飲食在需要時能有供應。
46.會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。
（三）出席會議
壹個會議的每個參加者都有責任確保會議達到目的。故而要預先準備，積極發言，使每次會議都有成效。
47.會前擬出自己的發言稿。
48.和其它參与者在會前詳細討論並解決有問題的議案。
49.要保持積極的臉部表情和音調。
50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。
51.開始發言前先作深呼吸。
52.既然壹個意見是妳自己的意見，妳就應該信心十足地講述。
53.不要打斷別人發言，而應讓他們暢所欲言。
54.要用不同的詞彙講述相同的意思，使之更生動有趣。
55.談判時要識別任何有壹致性的地方。
56.為使每次會議成功，妳要盡到個人責任。
57.鼓勵那些在常規會議上輪流當主席的人。
58.即使妳要否決某項動議，也要盡量找出至少壹處共同點。
59.作為壹名主席，要確信妳能聽得進各種觀點。
60.必須按照議程順序作會議記錄。
61.建議主席在新會議記錄定稿前先念壹遍。
62.根據會上所做筆記，會後立即寫出會議記錄。
63.會議記錄寫完后，還要使句子簡短中肯。
（四）主持會議
每個會議都需要主持人指導進行。如果妳主持會議，最重要的任務就是必須確休每次會議順利進行，成功結束。
64.要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。
65.要求某些與會者就妳主持會議的表現作出真實的反饋。
66.盡量于會前認識新來者。
67.要于會前透徹研究主要觀點的領袖。
68.將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結束。
69.會議壹開始就告訴與會者會議計劃需進行多長時間。
70.讓遲到者知道他們的行為對會議不利。
71.要制止支流辯論和私下交談。
72.請發怒的與會者談談發怒的原因，以此消弭憤怒。
73.要用積極的響應鼓勵遲疑的與會者。
74.在與會者中尋找感興趣的正面跡象。
75.如果有人必須在妳之後發言，應注意他們是否不耐煩。
76.可挑選出某些人，向他們提壹些直接的問題，以引起辯論。
77.要掌握適用於會議的正式的紀律性程序規則。
78.用片刻沈默將會議從爭吵中帶回到正軌上來。
79.必須清楚每次會議的規則。
80.開會時要盡量使大多數與會者站在妳這壹方，從而孤立搗亂份子。
81.要改變會議氣氛，須先改變議題。
82.驅逐任何搗亂份子須在不得已時而為之。
83.要趁全體與會者在場時安排好下次會議。
84.確保各項決議記錄在案。
85.必須盡量以積極的調子結束會議。
86.向每位到會者、所有的發言人致謝。
87.要區別書面規則與非書面儀式。
88.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準確性。
89.向與會者提供收發信件服務。
90.應在簽名報到台旁設壹信息台。
91.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權威。
92.要為小組委員會制定準則。
93.不要過多使用程序，因為這樣有可能會抑制自由討論。
94.可將複雜問題委託給壹個工作小組，由他們晚些時候彙報。
95.請記住，妳有權決定何時閉會。
96.為重要會議錄像，以便將來參考。
97.要儘可能簡化程序規則。
98.面對抗議示威要保持冷靜，示威可能會自行消失。
99.如果與會者大發脾氣，可宣布短暫休會。
100.預先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規則。
第六章 會議成果
壹、信息資料處理
會後資料整理和總結是成功會議必不可少的壹步，沒有會後的資料整理和總結，會議成果就無法體現。會議信息處理主要有如下四項工作：
1、會議資料：會議資料的收集和資料的保管；
2、會議的結算：同會議的各個合作方進行對帳結算，開具發票；
3、通訊錄：製作通訊錄併發送參會人員；
4、總結：對整個會議流程進行詳細的總結。
二、會議內容呈報及組織註冊
（壹）會議內容呈報
根據「社團登記條例」第二十條社會團體的登記事項、備案事項需要變更的，應當自業務主管單位審查同意之日起３０日內，向登記管理機關申請變更登記、變更備案。社會團體修改章程，應當自業務主管單位審查同意之日起３０日內，報登記管理機關核准。
（二）為什麼要成立團體
壹個人可以做壹個人的事，但是二個人可以做三個人的事，壹群人可以做的事當然也就更多了。成立組織或團體的過程常是很自然的，幾個人在壹起關心或做壹件事，自然會聚在壹起討論分享，慢慢地成為壹個小圈圈，而在共同做事的過程中，為了自我介紹、為了結合資源，就會需要為小圈圈取個名字，如：袋鼠媽媽、紫色姊妹、芭樂園…等等，壹個個的組織就誕生了。
在民主社會裡，人民是很被鼓勵集會結社的，既可透過關心眾人之事，體會民主的精神，又可學習分工與互助的過程並增加生活的樂趣。屬於同壹個團體會讓人較易產生歸屬認同感，壹群人在壹起，可以互相支持彼此分享，又可以截長補短，有助於事情的推動與情感的維繫。至於團體要不要正式立案登記，成為被官方正式認可的組織，則視團體的成員意願與需要而定了。
在社區做事，的確不壹定要成立很正式的組織。壹般會想或需要成立正式組織，或者是來自於法令的規範要求，如公寓大廈管理條例所規定的管理委員會；或者是為了吸引更多的人參與、結合更多的資源，而需要正式的立案程序，以取得公信和獲得各方面的經費贊助。
（三）如何成立社團組織
下面就具體介紹成立社團的每壹步驟：
向民政部門查詢：成立社團組織所需的資料和文件。壹般來說，民政部門有責任向妳解釋成立社團組織的條件和相關法規。
查找相關法規：我國與結社有關的法規是1998年頒布的社團登記條例。這壹法規只是規範民間社團而制定的。其他的社會組織如公司、政黨、事業團體等則有不同的法律條文來規範，比如公司法等。令人費解的是，我國到目前為止並沒有政黨法之類的法律法規，可是卻至少有除了共產黨以外的其他八個「民主黨派」存在，他們和共產黨是受什麼法律規範，到目前為止還沒有人能給予回答。這說明，中國離法制健全還有相當壹段距離。
成立社團組織的條件：根據社團登記條例第九條和第十條規定，成立社會團體，應當經其業務主管單位審查同意，由發起人向登記管理機關申請籌備；成立社團組織，應當具備下列條件：
（1）有５０個以上的個人會員或者３０個以上的單位會員；個人會員、單位會員混合組成的，會員總數不得少於５０個；
（2）有規範的名稱和相應的組織機構；
（3）有固定的住所；
（4）有與其業務活動相適應的專職工作人員；
（5）有合法的資產和經費來源，全國性的社會團體有１０萬元以上活動資金，地方性的社會團體和跨行政區域的社會團體有３萬元以上活動資金；
（6）有獨立承擔民事責任的能力。
準備所需資料：根據社團登記條例第十壹條規定，申請籌備成立社會團體，發起人應當向登記管理機關提交下列文件：
（1）籌備申請書；
（2）業務主管單位的批准文件；
（3）驗資報告、場所使用權證明；
（4）發起人和擬任負責人的基本情況、身份證明；
（5）章程草案。
需要說明的是，這裏所指的業務主管單位壹般是指政府部門或國營企事業單位。也就是說，如果沒有國家有關部門支持，是無法註冊成立社團組織的。這壹條有違憲法規定的公民具有結社自由的權利。
正式遞交籌備申請：受理社團登記申請的是各級民政部門。需要說明的是，這裏的所謂申請並不是註冊成立社團組織的申請，而是申請籌備成立社團組織。在多數國家並沒有這壹過程，而是只需直接遞出註冊申請就可以成立社團組織了。
根據根據社團登記條例第十二條規定，管理機關應當自收到本條例第十壹條所列全部有效文件之日起６０日內，作出批准或者不批准籌備的決定；不批准的，應當向發起人說明理由。
召開第壹次代表會議：根據根據社團登記條例第十四條規定，籌備成立的社會團體，應當自登記管理機關批准籌備之日起６個月內召開會員大會或者會員代表大會，通過章程，產生執行機構、負責人和法定代表人，並向登記管理機關申請成立登記。籌備期間不得開展籌備以外的活動。
正式成立社團組織：社團登記條例第十六條規定，登記管理機關應當自收到完成籌備工作的社會團體的登記申請書及有關文件之日起３０日內完成審查工作。民政部門壹旦准予登記，會發給該社團組織《社會團體法人登記證書》。這壹社團組織從此宣告正式成立了。
四、如何調動組織成員的參与熱情和保持組織的有效運作
出版會員通訊：及時將社團組織的工作情況向成員通報，壹方面以示對成員的尊重，另壹方面通過介紹組織的工作進展情況，吸引組織成員更多地投入組織的工作。就拿世界上最有名的人權組織「大赦國際」為例吧。該組織擁有壹百八十多萬會員，可是他們分佈在全球的有薪工作人員才不到五百人，其他全是義工。該組織以國家和地區為單位劃分成各自相對獨立的分部，而每個分部下面又有無數的小組，每個小組也幾乎是獨立地運作。而唯壹將全球會員維繫成壹個整體的是會員通訊。全球各地的會員有了會員通訊，就知道了整個組織運作的情況，各地分部和小組再根據自己當地的情況協助整個組織達成完成工作，達成目標。
鼓勵成員捐款：根據各國非政府組織運作的經驗，壹般來說，壹個組織的成員捐款越多，對組織發展的關心和組織工作的投入就越多。這個道理其實跟公司與股東的關係是壹樣的。壹個公司的股東股份越多，壹般來說就越是關心公司的業績，如果業績不好，就說明自己的投資失敗了。而對於民間非牟利組織成員來說，如果自己捐助過的組織作出的成就不令人滿意，也就說明自己選擇回饋社會的途徑不當。如果該組織是關注包括自己在內的某壹特定群體的利益的團體，那就說明自身的利益沒有通過該組織得到有效地保護。
經常召開會議：有關開會的意義前面已經詳細闡述，這裏就不贅述。
建立獎罰制度：在壹個開放社會，保持民間社團凝聚力的主要手段是建立完善的獎勵制度，而不是懲罰制度。獎勵的方式有各種各樣，既可以是物質的，也可以是純粹名譽性的，比如評選年度人物、勞動模範等。
三、保護組織代表和負責人
目前各地政府無辜剝奪公民結社自由權的行為時常發生，人們遵照有關法律規定申請註冊成立民間社團得不到批准，壹些經合法途徑選舉產生的代表還遭到迫害乃至遭到關押判刑。在社會從專制向民主、從人治到法治的轉型期間，廣大民眾應該意識到，支持和保護經大家合法程序選出的代表，愛護通過自己的努力成立起來的合法組織是每壹個成員義不容辭的責任。否則，願意挺身而出為大家爭權益的領頭人會越來越少，廣大民眾的切身利益越來越得不到保障，最後只會落得任人宰割的下場。換句話說，保護經大家合法選出的代表或代言人，其實就是在保護自己。這是毛和皮的關係：皮之不存，毛將焉附？
第七章 會議實例
壹、職工代表大會過程
（壹）籌備會議
1.確定大會議題
企業工作在調查的基礎上，根據單位需要解決的主要問題，提出召開本次職工代表大會議題建議。議題建議同行政領導協商，取得壹致意見，在廣泛徵求員工的意見后，提交職工代表團長專門小組負責聯席會議審議確定。
2.做好宣傳發動工作
大會議題確定后，工會及時公布會議的時間、地點和主要議程，發動和組織各方面的力量，動員員工關心和支持大會的召開。根據大會的議題，組織職工代表學習有關文件。
3.徵集與處理提案
企業工會要在職工代表大會召開前，發動職工代表圍繞大會議題，廣泛徵求員工意見，提出提案，提案必須有具體的內容、要求和建議措施。對員工提出的提案，要分類整理，送達有關部門處理。對不予立案的建議要作出說明。
4.準備會議文件
提交大會審議的各項報告和有關文件，應在預備會召開前壹周發至各代表團，通過職工代表徵求員工意見。工會負責催辦各種報告、文件。
（二）預備會議
1.由工會向全體職工代表報告大會籌備工作情況。
2.醞釀大會主席團人選、民主選舉主席團成員，主席團名額根據職工代表人數確定，壹般由九至二十壹人組成，其中工人、技術人員、管理人員應過半數，主席團成員應由工會召集各代表團長會議協商，從職工代表中提出侯選人建議名單，經職工代表充分醞釀后，在職工代表大會預備會議上選舉產生。
3.確定大會議程。主席團審議通過大會議程，向全體職工代表宣布。
4.醞釀職工代表大會專門小組的設置及組成人選名單。
主席團審查各專門小組組建方案，並提出人選建議，根據單位的需要壹般設立：生產經營、勞動保護、工資獎金分配、生活福利、提案審查、評議監督等專門小組。
5.聽取代表資格審查小組關於代表資格的審查報告。
（三）職工代表大會由大會主席團主持
1.聽取經理的工作報告，組織討論、提出意見，在修改和補充的基礎上，大會通過。
2.聽取各專門小組的報告。
3.民主評議行政領導。
4.選舉加強企業管理委員會的職工代表和通過各專門小組成員名單。
5.討論通過職工代表大會自身建設的有關規定、制度。
6.通過大會決定。
二、社區會議的完整流程
由於目前中國大陸還處在壹個壹元化結構的形態，公民社會概念還相當薄弱，民間社團召開會議的經驗還相當貧乏。因此，下面就以壹個台灣社團的會議過程為例，來說明召開壹個社區會議的整個流程。
（壹）什麼時候需要召開社區會議？
當社區有壹些人共同認為「我們的社區應該動起來」，或 「我們的社區很單調」，或 「我們需要更多社區認同感」 「社區居民彼此太陌生」，或者大家都認為他們的某方面共同利益受到侵犯時，就是召開社區會議的好時機了。
（二）誰來召開社區會議？
誰都可以召開社區會議。誰召開不是問題，能不能找到居民來參与社區會議才是重點。而居民來不來參与社區會議，與誰召開會議並沒有必然關聯，如何才能讓居民來參加居民會議是本文最重要的部份，將在下節討論。社區會議如果不能帶出行動就很可惜，因此，不論是誰召開會議，都需要思考會議的成果將如何付諸實現。
（三）邀請誰來參加
居民會議應該要廣邀社區居民參加，而且要很注意性別，年齡、職業的分佈，讓社區里的各種人士都有參与。參与的人越多，可動用的資源越豐厚。為了讓居民的共識有付諸行動的可能性，需要考慮邀請對社團活動有推動作用的社會賢達參与。
（四）在那裡舉行
能夠容納預期人數的場地是首先要考慮的。其次，場地的音響效果如何 ？如果有麥克風、喇叭及其他任何的視聽器材，壹定要事先測試，要請人在最遠的位置看看能不能聽到聲音，能不能看到畫面。如果需要分組，有沒有夠多的地點與場地是否夠大而不致讓組與組之間相互干擾？另外，也需要考慮在夏天會不會太熱，有沒有冷氣或足夠的通風。有沒有桌子，因為本文介紹的社區會議需要用到桌子書寫大字報或畫圖，如果沒有桌子，替代的可能性是什麼？
（五）籌備社區居民會議
籌備社區居民會議可以分為成立工作小組，策劃居民會議流程和進行宣傳及邀請等三部分工作。
1.工作小組由誰組成
發起召開居民會議的幾個人當然應該在籌備工作小組中，但如果能在籌備階段就有好的社區參与，成功的機會就大得多了。列出壹張邀請名單有時候能幫助我們確定沒有漏掉壹些關鍵人物。我們想得到的重要人物可能也都有別的要務在身，因此多列壹些做為備用是需要的。
2.策劃居民會議的流程
本文將提供壹種居民會議的流程模式，讀者可以參著自己社區的實況及籌備工作小組的專長做壹些調整。本文所提供之居民會議流程包括了，社區歷史回顧，社區現況分析，社區願景規劃及社區方案選擇四個步驟。社區可以決定要在壹次會議完成，或者分兩個階段。
3.宣傳及邀請活動
許多的社區在進行活動的過程中非常用心於活動內容的設計，但卻忽略了宣傳及邀請的工作，以致造成了好菜上桌卻無人享用的窘境。宣傳及邀請活動是社區工作里壹個絕佳的擴大參与的機會，社區工作者及領導幹部不能輕忽它的重要性。
宣傳期間最好不要少於壹個月。這是累積了不少社區工作專業者經驗后的建議。在這壹個月里，籌備社區會議的工作小組要用各種方法讓居民知道將有壹件大事——「社區會議」要進行。至於如何進行宣傳，籌備小組需要進行壹點腦力激蕩。大家想得到的不外乎海報，宣傳單，打電話，地方的有線電視，報紙，面邀等。總之，千萬不要假定「這樣大家就都知道了」。因為常常真的他們不知道，或者，「知道」不等於到時候會「人到」。因此，您的社區會議工作小組運用腦力激蕩，列出所有可能的宣傳管道，並指派人力運用各個管道，新聞稿、傳真報社、電視台、電話，才是成功之道。此外，個別的邀請是確保人們屆時出席的不二法門。為此，籌備小組應該列出擬邀請出席的名單，指派人手進行邀約。
（六）進行社區居民會議
社區居民會議的流程建議：
1.來賓介紹及歡迎詞：十分鐘
2.本社區大事紀：三十分鐘
3.分組討論：對社區的夢想與期待：三十分鐘
4.集體討論本社區未來發展的障礙及區發展方案建議與選擇：三十分鐘
5.通過民主程序作出決策：十五分種
此外，會議記錄是必不可少的。通常需要壹到兩個人做會議記錄。
（七）會議成果整理
會議結束后，必須安排人進行會議成果的整理工作，並將這些整理出來的成果發給與會的所在社區的所有居民，使他們了解到社區下壹步的發展，並將反饋意見提交上來。
如果該在召開社區會議以前組織尚不存在，則最好是在通過壹定的程序向政府有關部門註冊成立壹個社區組織，以保持社區工作的持續性和穩定性。
關於本手冊的壹些說明
開會是為了集合集體的智慧和力量，尋求共同解決問題的途徑，並推選出代表行使我們的權利。在現代社會從事壹項活動都需要開會。同時，開會又要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，並且要開得盡量簡短而富有成效。
我們在協助國內的民眾從事維權活動中發現，很多正在從事維權活動的人士並不知道如何開好壹個符合程序正義的會議，也不知道如何才能合法地選出自己的代表。因此，我們決定編寫壹個簡單實用的工具型手冊，介紹開會的有關知識和技巧。本手冊提供開好正式或非正式會議的每壹個步驟的具體說明和建議，從最基本的準備工作到開會所需的議事規則，到閉會後的資料整理等。同時，該手冊還收錄了大量有實用價值的參考信息，這些實用信息可供妳再三使用，使妳最終成為開會高手。只有學會了開會，我們才能在維權活動中發揮出集體的智慧和力量。
第壹章 開會概論
壹、為什麼需要開會？
在現代信息高度發達的社會中，我們生活中遇到的所有的事情幾乎都需要開會來解決。可是，過去黨和政府操辦民眾生活中的幾乎所有事情，黨和政府領導人就好比封建制家長。家長壹人說了算，除了政治學習和聽取上級的指示，沒有其他會好開。開會就是要聽人念經和為人背書，與會者的發言權和參与決策權幾乎被剝奪殆盡。如今，隨著改革開放的深入和市場經濟的發展，民眾自主生活的權利得到了提升，面對很多問題都需要以人們共同參与解決，因此會議越來越多，會議的議事規則也越來越明確和規範。會議從過去的聽指示、表決心，逐漸轉變成真正意義上的集體意志的體現行為。
現階段中國大陸公民自主意識和條件與西方民主國家的公民相比還有較大的差距。不過，未來社會的發展必然會朝著公民社會的方向邁進。公民自主意識和能力會逐漸得到提高，並逐漸推動社會朝民主化方向發展。我們常說要追求民主，其實開會就是民主社會重要的活動，是大家凝聚共識、解決問題的方法。因此，學會開會對於我們每壹個現代社會的公民都是至關重要的壹課。民主不只是規章和制度，更是態度和信念，我們若要真正落實民主，就要從學會如何開會開始。
二、什麼叫會議？
我們都知道，在現代社會裡，無論妳身邊發生的任何事情，幾乎都與他人有關。而我們需要解決任何面對的問題，基本上單靠自己的努力是無法達成的。因此，我們就需要大家壹起來商量如何解決問題，也就是召開會議。
所謂會議，亦稱聚會，是指將人們組織起來，在壹起研究、討論有關問題的壹種社會活動方式。比較規範的關於會議的定義是:，三人以上，循壹定的規則，研究事理，達成決議，解決問題，以收群策群力之效的活動稱為會議。也就是說，開會是為了「研究事理」、「達成決議」、「解決問題」。因此，為了讓開會有效率，「會要有議」、「議要有決」、「決要有行」，「行要有效」。
三、會議有哪些種類？
我們日常生活中都有哪些會議要開？舉壹個在香港的學校為例，有關「權」的方面要開的會有：校務會議、教評會、成績考核委員會、課程發展委員會等等。有關「錢」的部份要開的會有：合作社理監事會、營養午餐工作小組、教科用書選用小組、課業輔導及補救教學委員會等。試想壹下，壹個學校就有這麼多不同性質的會議，那麼，全社會各個領域需要開的會議的類型就要複雜繁多多了。下面介紹幾類是較常見的會議。
工作會議：是由不同方面的人聚集在壹起，為達成同壹目標，得到統壹結論而召開的會議。工作會議有例行性工作會議，也有由壹群人針對某件事情臨時聚集在壹起召開的會議。工作會議的作用主要體現在以下兩個方面：壹是向全體與會人員通報近期的工作情況和進行分工，二是管理層或會議發起者與員工或與會者在感情上的接近和溝通，以期取得員工或與會者在工作中全力以赴的配合。在工作性會議中，主持人就像是交響樂團的指揮，會議參加者雖然每人原有的風格和「演奏技巧（發言）」不同，具有各自的特性，但最後卻必須形成為非常和諧的「大合奏（會議）」。
管理層會議：是指管理層職員必須定期召開的研究決定本組織或公司重大事項的碰頭會議。會議周期、參加人員和會議地點基本上都相對固定。能否開好管理層會議是決定壹個組織或公司能否良好運轉的主要指標。
團體年會：是指已經成立的社團或公司等按照該社團或公司的章程定期召開的會議。這類會議壹般都是每年召開壹次，因此稱為年會。年會的主要內容有選舉新的領導班子和代表，審議通過工作報告和工作計劃，包括未來年度的預算等。年會是該社團或公司的最高權力機構的會議。年會有代表大會及理事會等不同形式。比如說職工代表大會就是壹種年會。它是由《企業法》等法律法規明確規定的並具有很強的穩定性的企業民主管理的基本形式。職工代表大會依法享有壹定的權力，在法定的範圍內可以審議、審查、審定企業的壹些重大問題，並且凡在自己的許可權範圍內作出的有關決議，對企業行政和企業員工都具有約束力，是具有權威性和實效性的制度。職工代表大會的基礎是員工，職工代表是代表員工參加職工代表大會的，職工代表反映的是員工的意見和要求。職工代表在壹起審議、審查、審定企業重大問題的過程，就是互相交流，相互了解，共同提高認識的過程，有利於提高議政能力，提高整個企業的管理水平，增強員工的凝聚力，增加企業在競爭激烈的市場中的生存能力。
研討會：也稱座談會，是壹種邀請有關人員交談討論某壹或某些問題的會議。研討或座談的內容，可以是就壹個專門問題的反映，也可以是請壹些專門人員發表看法。研討會或座談會的參加者，可以是多種層次的人，也可以是某壹方面的人員。
報告會：是邀請某方面的領導幹部、專家學者或有關人員作專題報告的會議。較常見的有形勢報告會、學術報告會或英模報告會等。作報告的，通常是壹人，有時也可以是多人。
特別會議：所謂「特別會議」是指那些在規定的時間而定期召開的例行會議之外，由於非常特別的情況而由主管人員臨時召開或指派他人臨時召開的內部工作性會議，是該部門在管理活動出現特殊情況時，而採取的壹種應變措施。特別會議雖然是在應急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會議準備的時間又很短，但對會議的安排也仍然要儘可能做得完備、充分，不要倉促開會。
贊助會議：以贊助為主題的會議，即為贊助會。在目前情況下，商界通常所積極贊助的項目，大致上共有以下十類；壹是公益事業。二是慈善事業。三是教育事業。四是科研活動。五是專著出版。六是醫療衛生。七是文化活動。八是展覽畫廊。九是體育運動。十是娛樂休閑。另壹類則是依據贊助物所劃分的贊助的類型：其壹，是現金。其二，是實物。其三，是義賣。其四，是義工。
新聞發布會：簡稱發布會，有時亦稱記者招待會。它是壹種主動傳播各類有關的信息，謀求新聞界對某壹社會組織或某壹活動、事件進行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。
電話會議：是壹種新型的會議形式。顧名思義，它是通過電話召開的會議。這類會議主要是跨區域的會議。比如說跨國公司或全球性組織需要召開工作會議時，往往就採取電話會議的方式。這樣既節約了旅宿費等，也節約了與會人員的時間，提高了工作效率。
電腦會議：是壹種比電話會議更新的會議形式。它是通過電腦語音或視頻而召開的會議。通過視頻召開的會議，與面對面的會議幾乎沒有什麼區別。它克服了電話會議與會者可能開小差的弊端。由於電腦網路的發展，電腦會議越來越受青睞。
政府工作會議：是政府部分內部針對某些工作而召開的會議。比如農業工作會議等。政府工作會議需要做比較多的準備工作，其透明度也相對較高。
其他按組織性質不同而劃分的會議有非政府組織會議，社區會議等。不同性質的會議具有不同的特點，因此在開會時也要掌握不同的技巧。有關這方面的知識在「開會技巧」壹章中將專門介紹。
四、什麼情況下需要開會？
在信息高度流通和機械化程度極高的現代文明社會，我們無論從事任何壹項工作和事業，都必須與其他人合作。因此，當我們計劃開始壹項工作時，我們首先要做的是將那些有興趣壹起來做的人召集在壹起召開會議，確定我們的工作方向和計劃，並進行分工協作。這是需要開會的最原始動因。當然，我們日常生活中的大部分會議並不是因為基於這壹最原始的動因而召開的，而是例行性的。比如，定期召開的年會和工作會議等。下面幾種情況下我們必須召開會議。
討論工作：壹個社團或公司需要定期討論工作和進行工作分配，這就需要經常召開工作性質的會議。比如我們公民議政每月都需要召開壹次執委會的工作會議。這是我們工作中必不可少的壹項活動。只有這樣，我們才能保證我們的工作能順利進行，定時完成工作計劃，並保證我們的工作不偏離組織的發展方向。
學術研究：大學或研究機構需要不停地出研究成果，政府部門和非政府組織也需要不停地研究未來工作的發展方向，因此需要經常召開各類學術研究會議，提供各方專家學者進行相互交流和討論的機會，集合各方學者的智慧，並向社會展現他們的研究成果。在中國，學術研究會議並不多見，而在西方國家，大學里的研究學術會議就象上課壹樣經常。
協商談判：公司與公司之間，工人與企業主之間，屋主與住家之間，乃至政府與政府之間都會經常發生摩擦，需要通過協商和談判解決。協商和談判是解決問題的第壹階段，談判不成就可能會發展成抗爭，乃至戰爭。人們似乎並沒有在幾千年的對抗中中吸取足夠的教訓，抗爭和戰爭還會伴隨著人類的存在而存在。最理想的解決問題的方法當然是協商和談判，抗爭甚至戰爭都是迫不得已的手段。當然，抗爭也是為了贏得更多的談判籌碼的壹個方面，因此，在西方民主社會多數的非暴力抗爭都是為了最終贏得更多的談判籌碼，並最終達到解決問題的目的，而不是為了抗爭而抗爭。公民議政不主張用暴力的形式解決任何問題。
組織年會：任何組織機構包括政府、公司、社團等都需要定期召開最高權力機構的代表會議，以體現組織機構全體成員的意志。所有國家的法律都有這方面的規定。這也是制約組織機構的領導人壟斷權力，瓜分資源的壹種最有效的方式。
選舉代表和成立社團：通常情況下，選舉只是開會的壹項內容。壹般的組織機構在召開年會時都會有選舉這項內容。這裏單列出來的原因是，如今在我國民眾權利受到侵犯的現象非常普遍，各地的抗爭運動此起彼伏，而且規模越來越大。而這些抗爭活動基本上都是民眾自發的，事先並無任何組織號召，期間也沒有組織參与協調行動。這主要是因為政府嚴格管制民間結社，除了政府及附屬機構外，幾乎沒有任何形式的非政府組織。這些因為共同利益走到壹起從事抗爭活動的民眾就需要通過開會來推選自己的代表或代言人，代表他們與當局或資方協商談判，並在條件可能的情況下註冊成立保護大家的共同利益的社團組織。因此，在這種情況下，選舉代表和成立社團就成了開會的唯壹目的。真正意義上的選舉是民主的基礎，是當代人類政治文明的重大成果。沒有選舉，就沒有民主。因此學會如何進行選舉活動是非常重要的。
五、開會的意義
發揮集體智慧：中國有句俗話：三個臭皮匠，頂個諸葛亮。也就是說，集體的智慧遠遠超過個人的智慧。我們前面介紹的工作會議，學術研討會等，均是為了通過開會充分發揮與會者的集體智慧。要想達到這壹目的，就必須做到讓與會者能暢所欲言，這樣方能集思廣益。最糟糕的情況是，所有的會議如工作會議或學術會議等都開成壹言堂式的報告會，與會者無法參与互動。
體現團隊精神和力量：高效率的會議能體現出團隊精神和力量。壹個有凝聚力的領導團隊在會議中能做到：
決策迅速，也較少花時間去擔心同事之間的背後算計；
會議開得熱情而緊張，竭盡全力，決不會枯燥乏味；
會議是出難題、挑戰各自的觀點並最終達成壹致的忠於集體最高利益的論壇。與會者們的爭吵是就事論事，不針對個人。尤為重要的是，當吵完以後，他們有驚人的肚量，像沒事人壹樣接著又開始討論下壹個問題。
可惜的是，許許多多的領導團隊永遠做不到這壹點。他們沈迷於輕輕鬆鬆、客客氣氣的辦公會議，並把它們當做從壹大堆繁忙事務中解脫出來的壹個棲身之所。其結果是，他們把這些會議變成了部門領導述職的既乏味又毫無鼓舞作用的示教集會。
調動大家的參与意識：無論是團體年會還是例行工作會議，都是為了充分調動與會人員的參与參与熱情和責任意識。尤其是當壹群利益受到侵害的民眾在進行維權過程中，開會是最好的發揮參与者積極性的方式。這壹點對於維權領袖來說非常重要。切記任何個人的力量都是有限的，唯有充分發揮廣大參与者的積極性才能形成強大的力量，同時使自己得到更多的保護。過去多數維權領袖都是出於壹種強烈的正義感而勇敢地自己站出來代表大家與當局抗爭，而沒有通過大家開會授權或選舉成為代表或代言人。這樣以來，壹旦這些維權領袖遭到迫害，其他參与抗爭的民眾就不覺得自己有責任維護他們。政府也會找出種種借口阻止其他人為他們伸張正義。如果這些維權領袖是民眾通過合法途徑按議事規則選舉出來的代表或領導，則情況就會大不相同。因為侵犯了他們的合法代表的權利就等於侵犯了他們自身的權利。他們就充分的理由去保護那些維權領袖。
展現強大的民意：社會弱勢群體往往因為處於社會的弱勢，他們的聲音無法引起整個社會的關注。因此，他們需要聯合行動，只有這樣他們才能充分表現他們的集體意志，爭取公眾媒體的關注和同情，向整個社會展現出強大的民意，給政府和有關部門壹種強大的壓力，迫使政府和有關部門面對和解決問題。
第二章 會議準備
壹、開會前需要思考的幾個問題
開會前，我們需要思考下面幾個問題：
（壹）為什麼開會
這個會議是為什麼開的？是為了說明什麼情況，還是為解決問題而獲得結論呢？是為了交換情報，還是為了出謀劃策？明確會議目的是使壹些為突發情況而召開的會議獲得成功的必要條件。
（二）議題是什麼
會議的議題是什麼，並獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會議進行的方式和出席會議人員的基礎。
（三）誰參加會議
會議由誰主持？要有哪些人參加？其中關鍵的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到會的是否可找人代理？
（四）什麼時間開會
會議什麼時間開始？預計什麼時間結束？
（五）在什麼地方開會
會場安排在哪裡？對會場有什麼特別的要求？是否需要安裝特別的視聽設備？
（六）會議怎麼開
會議採取什麼方式進行？是否要求與會者在前來參加會議時攜帶什麼特別的資料？有什麼需要特別注意的事項？
當以上六個問題都得到了明確的答案后，我們就可以開始正式著手會議的籌備工作了。
會前準備階段的工作，總體而言有如下四項：發起人聚商，推動其他人參與，起草會議計劃書，場地預訂與準備設施，起草會議文書，發出會議通知並跟蹤回饋信息，具體落實會務工作，媒體造勢，消除影響會議順利召開的因素等九個方面。下面分別予以介紹。
二、發起人聚商
這壹過程是針對這樣的情況而言的：壹群人在召開會議前並不屬於同壹組織，發起人為了爭取與其他壹部分人的共同利益而召集大家開會，共商對策。最初的發起人需要先找到幾個與自己壹樣有熱心有勇氣的人願意壹起站出來為大家發出聲音，爭取權益。而這幾個具有奉獻精神的人需要先聚在壹起商量如何推動大家參与到他們的爭取權益的活動中來。只有他們之間具有了很強的默契和共識，下壹步工作才好展開。否則單憑壹兩個發起人去推動壹項活動是不明智的。這壹方面會很辛苦，但成效不佳，另壹方面也會承擔過大的風險，尤其在壹個人治社會，說不定這位發起人就會遭到打擊報復甚至入獄等。
三、推動其他人參與
這壹過程也是針對事先沒有組織的情況下召開會議而言的。壹群發起人在經過充分討論，拿出下壹步具體方案后，就要挨家挨戶地去動員與自己利益相關的人士參与到他們的活動中來，並通知他們前來開會，討論大家共同關心和面對的問題。這壹過程是很艱辛的，如果沒有很強的從事社會活動的毅力與決心，這時候最容易感到挫折甚至放棄維權活動。
四、起草會議計劃書
召開會議是要達到壹定的目的和目標。前面已經提到，會議有很多種類型，不同的會議需要進行不同的籌劃工作。制訂完善的會議計劃，是為了確定會前、會中和會後必須要做的事項，使會議達到預期目標，這項工作是必不可少的。
在起草會議計劃書之前，應該先收集方方面面的信息，然後根據收集來的信息製作會議計劃書。會議計劃書壹般分以下四個部分：
財務預算：不同的會議需要不同的預算開支，有些會議如座談會和工作會議等，基本上不需要什麼費用；有些會議如代表大會，研討會則需要較大的開支。
預算中的費用有兩類：固定費用與可變費用。固定費用不隨著活動的參加人數而變動，如場地費用和準備文書費用等。可變費用則根據出席人數或其他因素的變動而變動的。餐飲住宿等費用屬於可變費用。
下面是參考預算項目：
1.交通費用：包括與會人員往返交通費用及會議期間交通費用等。
2.場地費用：包括會議場地租金，會議設施租賃費用及會場布置費用等。
3.住宿費用：這是安排與會人員住宿所需的費用，也是會議預算中比較大的壹筆開支。因此，請什麼樣的人，請多少人就要仔細斟酌考量了。
4.餐飲費用：會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。
5.宣傳費用：包括廣告、媒體聯繫及各類印刷費等。
6.其他支出：指會展過程中壹些臨時性安排產生的費用。這些服務通常是臨時或者按時提供的，這些費用的預算很難計劃，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。
會議主題：會議的主題，即會議的主要議題和指導性想法。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等，都只有在會議的主題確定下來之後，才可以據此壹壹加以確定。
會議流程：這部分內容包括預計召開會議的日期，會議預計召開幾天，會議形式或程序是什麼，將有多少人到會，會議的發言人有哪些等。
工作分工：這部分內容主要是分配會議籌辦的相關工作，比如誰來製作會議邀請函，誰來準備會議文書，誰負責會議視聽設備，誰來準備食品和飲料，誰負責接待工作和翻譯解說工作等。
計劃書完成後，需要經過相關人士或部門審批同意。壹旦會議計劃方案通過後，馬上就要著手會議的其他各項籌備活動。
五、場地預訂與準備設施
關於場地問題，我們首先要考慮的是會議需要多大的場地，選擇什麼地點召開會議最合適。
選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。 壹般的小型會議，可以選擇在本組織和公司的辦公室或會議室召開，而壹些比較大型的會議，則最好租用專門的會議場所展開較好，如酒店專門出租的會議室、學校禮堂等。租借場地需要考慮的因素有兩個：壹是價格，二是方便交通。最好是在正式確定場地以前，先實地考察壹下周圍的環境，測試音響設備等。
有關會議設施，主要是針對那些專業性很強的會議而言的，如展覽會，發布會，研討會等。壹般性的會議並不需要很高的要求，只要發言者所需的話筒音量足夠大就行了。下面是供專業性會議參考的設施：
1、屏幕，2、投影儀，3、電腦，4、音響，5、話筒，6、桌卡，7、主席台，8、幻燈機，9、講台，10、椅子，11、夾紙板，12、大白板，13、簽到台，14、簽到簿，15、馬克筆，16、鉛筆，17、信簽，18、會議桌椅，19、插線板，20、橫幅，21、指示牌，22、告示牌，23、背景板，24、燈光照明
六、準備會議文書
會議所用的各項文件材料，均應于會前準備完成。其中的主要材料，還應做到與會者人手壹份。需要認真準備的會議文件材料，最主要的當數會議議程、開幕詞、閉幕詞和主題報告。其他的相關文書還包括：會議簡介，來賓簡介，籌辦單位和贊助單位簡介，交通指南，會務指南，媒體新聞稿等。如果想使會議更具專業化，最好專門印製帶有本次會議標誌的文件夾及信箋等。
七、發出會議通知及跟蹤回饋信息
會議邀請或通知函包括以下六項內容：壹是標題，它重點交待會議名稱。二是主題與內容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應明確會議的起止時間。四是報到的時間與地點，對交通路線，特別要交待清楚。五是會議的出席對象，如對象可選派，則應規定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷和其他費用問題。
不管什麼樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括會議邀請、回執處理、確定通知等3個程序。
會議邀請或通知函主要通過以下三種方式發出；郵寄、電子郵件及媒介公告或刊登廣告。通常信息發布包括主題、時間、地點、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參与者了解參加的意義並且增加對會議的期望。
當邀請或通知函發出后，主辦者要主要整理回執，並跟蹤與會情況。回執收到后，通常需要統計。接下來需要做的就是落實資源——主要是食宿安排。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。有些年長或由於其他因素可能沒有收到邀請函的人，會議籌辦者要及時跟蹤聯繫，爭取其與會。
八、媒體造勢
如果所召開的會議是工作性質的會議或內部會議等，則不需要媒體造勢。如果所召開的會議是公開的，而且希望公眾了解這次會議的情況，則需要進行媒體造勢。比如維權過程中召開的公開會議，公司展開的展銷會及成果發布會，針對社會話題而召開的非政府組織座談會及政府工作報告會等。通常的做法是通過召開記者招待會、刊登廣告及派發傳單來說明會議的目的，內容和時間地點與會人員等。在西方發達國家，媒體造勢的方法越來越多，有的甚至租用飛機在空中噴射相關字眼來達到宣傳的目的。在這方面，綠色和平組織的媒體造勢活動是所有非政府組織中做得最好的組織之壹。
九、消除影響會議順利召開的因素
召開任何壹次會議，中間都有可能出現壹些意向不到的干擾，使會議無法順利舉行。因此事先消除影響會議順利召開的因素是非常重要的。影響會議順利召開的因素主要因素包括：
1．籌辦組織或個人之間權力與責任不明確；
2．預算無法落實：
3．場地出現變故；
4．主要與會者無法出席；
5．會議組織者不遵守約定；
6．交通出現問題；
7．政府的阻撓和破壞；
8．會議籌辦者中途停止計劃。
第三章 召開會議
壹、會議後勤服務
會議準備工作做好后，下壹步就是迎接會議的召開。如果壹次會議的準備工作做得再好，而會議期間的工作沒有做好，則可謂前功盡棄。不過，只要會議籌辦者按照預期計劃履行方案，在執行過程中，能做到耐心、細緻與周到，則壹般不會出現大問題。
在會議執行過程根據不同會議的形式，需要注意餐飲安排、交通安排、司儀安排、秩序維護和攝影攝像等事項。
（壹）餐飲安排
根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；
餐飲安排通常有三種形式——便當、自助餐及圍桌餐。現在比較流行的是既省錢又省事的自助餐。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。此外，在會議期間，最好準備足夠的飲料，以免與會者四處找水喝，影響會議的進行。
（二）交通安排
壹般性的會議並不需要太多的交通安排，只有召開較大規模的跨區域會議時才需要考慮交通問題。交通安排最簡單的做法是委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意為此承擔的代價。
（三）司儀安排
各種主題的會議對禮儀的要求不壹樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求壹致。 如果是工作性會議，當然就不需要專門的司儀。
（四）秩序維護
對於會議而言，無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業內部會議秩序基本不用控制，但大型會議，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安來維護為好。
（五）攝影攝像安排
根據會議的級別和要求，可以安排專業的攝影攝像人員對會議進行全程拍攝，拍攝以後還需要考慮是否將資料製作成光碟分發給與會者，或者作為第壹手資料予以存檔。
二、會議記錄
會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來，就形成了會議記錄。會議記錄有「記」與「錄」之分。「記」又有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠「錄」。「錄」有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要藉助音錄、像錄，以之作為記錄內容最大限度地再現會議情境的保證。
壹般會議都應有記錄。會議記錄包括兩部分內容，第壹部分是會議的組織情況：包括會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等。第二部分是會議的內容：會議議題、討論發言、形成的訣議等。會議記錄真實記載會議的情況，客觀地反映會議的內容和進程，是重要的檔案材料，它不僅為會議簡報、會議紀要的撰寫提供重要的素材，而且為日後分析研究會議提供依據，還是檢查會議決定執行情況的憑證。因此認真做好會議記錄，具有十分重要的意議。
根據前面的介紹，會議記錄壹般有兩種方法：壹種是摘要記錄，壹種是詳細記錄。通常日常性的工作會議多採用摘要記錄。摘要記錄是抓住重點，摘錄要義，如發言要點、結論、會議通過的決議等。摘要記錄對記錄人員素質要求較高，記錄人員在記錄時必須迅速作出分析概括，抓住重點，領會要義，明白取捨，既要準確地表達發言者的中心意思，又要做到簡明扼要。會議的重點壹般都是領導同志的發言、會議的決定、決議。
會議記錄是有關會議情況的筆錄。壹般用於比較重要和正式的會議。它的作用在於正確反映會議情況，以作為整理會議文件、總結經驗、研究工作等存查備考的壹種歷史資料。會議記錄既要求速度快又要求真實度高。因此，比較重要的會議都有壹個或兩個以上的記錄員。
會議記錄的格式分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。記錄頭的內容有：
1．會議名稱，
2．會議時間，
3．會議地點，
4．會議主持人，
5．會議出席、列席和缺席情況，
6．會議記錄人員簽名。
會議記錄應該突出的重點有：
（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；
（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；
（3）權威人士或代表人物的言論；
（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；
（5）會議已議決的或議而未決的事項；
（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。
三、會議記錄範例
（壹）詳細型記錄範例
主題：XX公司項目會議
時間：1998年9月1日
地點：公司會議室
出席人：公司各部門主任
主持人：劉XX（公司總經理）
記錄：祁XX（辦公室主任）
（1）、主持人講話
今天主要討論壹下《中國辦公室》軟體是否投入開發以及如何開展前期工作的問題。
（2）與會人員發言
技術部朱主任：類似的辦公軟體已經有不少，如微軟公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及眾多的財務、稅務、管理方面的軟體。我認為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點，千萬不能動手。
資料部祁主任：應該看到的是，辦公軟體雖然很多，但從專業角度而言，大都不很規範。我指的是編輯方面的問題。如WORD中對於行政公文這壹塊就乾脆忽略掉，而書信這壹部份也大多是英文習慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發的軟體，在技術上很有特點，但中國運用文方面的編輯十分簡陋，離專業水準很遠。我認為我們定位在這壹方面是很有市場的。
市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認為有成功的希望，關鍵的問題就是必須小巧，並且速度極快。因為我們建造的不是航空母艦，這就必須考慮到兼容問題。
（3）結論
各部門都同意立項，初步的技術方案將在十天內完成，資料部預計需要三個月完成資料編輯工作，系統集成約需要二十天，該軟體預定於元旦投放市場。
散會。
主持人：（簽名） 記錄人：（簽名）
（二）概要型記錄範例
XX大學招生委員會會議紀錄
（1）開會日期：XX年X月XX日X時X分
紀錄：呂XX先生
（2）開會地點：行政大樓四樓第三會議室
（3）主持人：董教務長
（4）主席致詞：略
（5）業務報告：
1.本校九十二學年度轉學生招生考試業於七月九日舉行完畢，共有三、四六五名考生報考。各學系考生成績由閱卷委員評分完成，並經本組登錄及核算完畢，各應考科目均標成績經統計如附件壹。本學年度轉學生考試擬提早於七月二十四日公告錄取名單，預定於八月十二日辦理正取生報到手續，於八月十五日辦理備取生遞補登記作業。
2.本次考試計有十五位考生違反試場規則，擬依據試場規則及違規處理辦法處理，違規情形詳如附件二。
（6）討論提案：
案由壹：本學年度轉學生考試違規考生處分案，提請討論。
說明：
本學年度共有十五位考生因考試時間終了仍繼續作答、手機發出聲響、使用或攜帶計算機及未攜帶身分證入場等違規情形發生（詳如附件二），違規考生擬依試場規則處理。
決議：
1.修訂通過，違規考生處理情形詳如附件二。下學年度起，請各試場監試人員于考試開始時，向考生宣讀注意事項（如手機請關機、本節考試不得使用計算機等），以善盡告知之責並避免違規情事發生。
2.于下學年度提案修訂試場規則第七條條文為：…惟至考試當天結束前，准考證及身分證仍未送達或未依規定申請者，扣減其該科成績五分。
案由二：擬訂定本校九十二學年度轉學生考試各學系最低錄取標準及正、備取生錄取名額，提請討論。
說明：
1.本學年度各學系考生成績冊詳如附件三，請各學系依考生成績排序及簡章規定，訂定各系之最低錄取標準。
2.本案經委員會審定，錄取名單簽請校長核定后，預定於七月二十四日公告錄取名單，於七月二十五日寄發考生成績通知單。
決議：
照案通過。各學系最低錄取標準詳如附件四。
（7）臨時動議：無。
（8）散會：四時整。
四、會議結束階段工作
會議結束階段主要工作有以下四項。（1）形成可供傳達的會議文件。（2）處理有關會議的文件材料。（3）為與會者的返程提供方便。（4）向與會者發出感謝信和相關會議決議等信息。
第四章 議事規則
壹、程序正義的重要性
會議要討論，討論難免有爭執，所以要「循壹定之規則」，這壹定的規則就叫「議事規則」或「會議規範」。最有名的議事規則是羅伯特規則，是由美國著名的議學家羅伯特撰寫的壹本書名「羅伯特規則」而來。國父孫中山先生也撰寫過壹本叫做「民權初步」的小冊子，收錄在「建國方略」里。世界上很多國家和地區都有專門的有關議事規則的法律法規，比如台灣就有「會議規範」法規，各種會議都得照著規定議事。「會議規範」總共有壹百條，包括「會議的流程」、「主席的職權」、「紀錄的形式」、「各種的動議」、「表決的方式」與「選舉的方式和流程」等。
勿需諱言，遵守議事規則，是走向民主和法治的第壹步。壹個組織或機構的民主性質,其根本的標誌在於它的每壹個成員都能自由的參与壹個具體議題的全過程,而不僅僅是最後的投票。明確而公允的規則在保障它健康、有效的運作的同時,最大程度地保護每個成員的權利,並認真的對待每個成員的意見。
英語民族在搞政治方面的優越性就在於他們懂得開會，結論就具有充分的正當性，也就是人們常說的程式正義即結果正義。 其實說到底，民主政治其實就是壹種程式性的東西，就是壹套議事決策的程式規範。
通常人們認為，在歐美民主史上，以法國革命為代表的大陸模式是壹種激進革命的歷史，他們滿懷理想地追求自由、平等，追求社會公正等目標；而英美模式是保守的緩進改良的歷史。可是，如果考察兩百多年來歐美各國的政治變遷，考察自由、平等、民主、社會公正等價值的實現程度和前後對比，就會發現，英美模式導致的變化程度，並不亞於世界上任何壹個地方，也是天翻地復的變遷。之所以給人保守緩進的印象，無非是因為反覆小，血流得少。這正是英美模式成功的地方。而這種成功，至少有壹半得歸功於人們對程式、對規則的尊重。
人們常常會納悶，為什麼我們中國人壹到開會就頭大了。原本是為了解決問題而開會，最後卻往往會議還沒開就打破頭了，或者是開會引起的問題比開會前更多。比如，過去民主運動中出現過壹加壹等於三的怪事。當時兩個最大的民運組織召開合併會議，結果合併不成，卻演變成了三個組織，即原來的兩個組織加合併成的壹個組織。這顯然是因為召開合併大會而引起的。這次會議失敗跟與會者不懂得議事規則或不遵守議事規則有直接的關係。因此，了解和並學會遵守議事規則，對於國人來說非常重要。
當然，懂得議事規則還是不夠的，還要有民主社會的寬容等精神做為基礎。否則就容易走程序的極端。中華民國初期曾出現這種情況，以致於因糾纏程序正義而發生內戰等。這些教訓都是很慘重的。
那麼，程序正義如何可以實現實質正義呢？所謂正義，是我們要保障的價值。實質正義是相對於程序正義而言，也就是我們要保障的價值，而程序正義，指的是合於程序法則、精神。所以，所謂符合程序正義，就是說壹切的大眾決策，其決策過程，合於程序法則、精神。程序正義並不保證會議結果必為眾所欲求。最主要的作用是在所謂的「程序保障」，而「程序保障」就是保障與會者人人享同樣的權利。當每壹個與會的權利都得到了保障時，我們就可以說程序正義導致了實體正義，或者說平等權益即正義最終能得以實現。所以，充分強調程序正義是很有必要的。
二、羅伯特議事規則簡介
壹百多年前美國南北戰爭時期，北方的麻省貝特福特有壹位年輕的陸軍中尉亨利?馬丁?羅伯特。壹天，他奉命主持地方教會的壹個會議。由於與會者對會議題意見分歧很大，結果可想而知，這位25歲的年輕軍官，把這個會主持得壹塌糊塗。人們在會上爭論得不亦樂乎，最終是什決議也未達成，這樣的會開了等於不開，甚至比不開還要糟糕。這事讓羅伯特心裏放不下了，這位畢業於西點軍校的美國軍人的認真勁上來了，他發誓，如果不找到壹個好的開會辦法，他就再也不開會了。他開始認真探究人的智慧本質，和大多數西方哲人壹樣，他發現人是壹種最難被道理說服的動物，當出現分歧的時候，不管分歧的基礎是什麼，或者出於利益衝突，或者出於信仰理念，或者出於知識經驗的不同等等，總之分歧壹旦明確公開，是非常難以在短短時間里靠語言的交流來達到壹方說服另壹方的。分歧的雙方找到共同點的可能不是不存在；但是這需要有壹定的交流機制，否則，壹方說清楚了，另壹方根本沒聽進去，還是白搭。結果他發現，美國居然沒有壹部現成的開會議事規則。儘管西方人從古希臘廣場民主時代開始就開會決議軍政大事了，但是，那時嗓門比道理的效力要大。
羅伯特決定自己寫壹部。他開始研究已有的各種議事程式，探索這些程式的邏輯，為什麼要這樣規定，如果不這樣規定的話，會產生什麼結果。經過幾年努力，他寫出了壹部《羅伯特議事規則》。他自費出版，並自己出錢買了壹千本送給國會議員、律師、教授等頭面人物。該書後來暢銷全國，成為美國民眾開會的標準手冊。到１９１５年，已有將軍頭銜的羅伯特出版了修訂本，書名正式叫做《羅伯特議事規則》。
這樣的「遊戲規則」，對於民主理念的具體實現和操作，常常具有決定成敗的重要性。羅伯特議事規則的內容非常詳細，包羅萬象，有些是針對會議主持主席的規則，有些是針對會議秘書的規則，當然，大多是有關普通與會者的規則．他們遵照怎樣的規則提出和表達意見，遵照怎樣的規則進行辯論；怎樣進行表決。比如，有關動議、附議、反對和表決的壹些規則是為了避免爭執。原則上，現在美國的國會、法院和大大小小的會議上，在規範的制約下，是不允許爭執的。如果我對某動議有不同意見，怎辦呢？我首先必須想到的，按照規則是不是還有我的發言時間？什麼時候？第二，當我表達我的意見時，我是向會議主持者說話，而不是向持不同意見的對手說話。不同意見的對手之間直接對話，是規則所禁止的。
在國會辯論的時候就是這樣，說是辯論，不同意見的議員在規定的時間里，只能向主持的議長或委員會主席說話，而不能向自己的對手「叫板」。發言的時候不能拖堂延時，不能強行要求發言，在別人發言的時候不能插嘴，因為這都是規則所禁止的。
在美國的法庭上也是這樣，當事雙方的律師是不能直接對話的，因為壹對話必吵無疑，法庭就會變成吵架的場所。規則規定，律師只能和法官對話，向陪審團呈示證據，而陪審團按照規則自始至終是「啞巴」。不同觀點和不同利益之間的針鋒相對。就是這樣在規則的約束下，間接地實現的。
這樣的技術細節，是民主得以實現的必要條件。否則的話，發生分歧就互不相讓，各持己見，爭吵得不亦樂乎，很可能永遠達不成統壹的決議，什麼事也辦不成。即使能夠得出可行的結果，效率也將十分低下。而羅伯特議事規則，就像壹台設計良好的機器，能夠有條不紊地讓各種意見得以表達，用規則來壓制衝動，找到求同存異的地方，然後按照規則表決。規則保障了民主程序的效率。
羅伯特議事規則立足於民主理念的具體實現和操作，內容包羅萬象，大多是有關普通與會者的規則。如美國的國會、法院和大大小小的會議上，在規範的制約下，是不怎樣有直接的爭論的。如果對某動議有不同意見，首先必須考慮是，按照規則是否有我的發言時間？是什麼時候？別人發言時不能插嘴，不能拖堂延時，不同觀點只能通過主持者間接實現。表面來看，這是技術細節，實質是保障民主程序和開會效率的必要條件。否則，會越開越多越開越長，甚至成了吵架場所，什麼議題都議而難決，泡會的日子就免不了。
但是,本書也有它的缺點。最突出的就是它的複雜和繁瑣。由於它的目標定在普適性上,其技術上不必要的複雜也就往往成為不可避免。事實上,除了本書以外,目前還有許多簡化和專門化的同類書籍(見附錄中的英文參考書目)。這些書籍既保持和遵守著同樣的基本原則,又為具體的組織和讀者提供了可行的簡化規則。
三、民權初步主要內容
孫中山先生是近代中國第壹個擺脫封建帝王和官僚傳統而信仰民主的政治家，他搞民權的第壹步就是讓人們知道如何開會。孫中山親自翻譯編寫了《羅伯特議事規則》，取名《民權初步》。胡適說，孫中山的《民權初步》的重要性遠勝過《建國方略》、《三民主義》，然而，卻被人們忽略了。
《民權初步》是孫中山先生思想中建國方略之社會建設，這本書於民國六年二月發表于上海，是孫中山先生參考美國學者沙德女士之會議規則而來。孫中山先生在其自敘中說道，這本書是教吾國人民行使民權的第壹部方法，所以名為民權初步。
民權我國就社會凌亂散漫，毫無組織，常被恥笑為壹盤散沙,因此要雪恥圖強，復興民族，必自改造社會做起，使我們的社會成為有秩序、有紀律，合乎現代化新社會。
民權民權初步雖然講的是集會，推而廣之，就是建設社會的規範。因為中國人壹向就缺乏組織習慣和團體生活訓練，常連最基本的議事規則也不懂，所以要建設新社會，樹立全民政治的基礎來實現民權主義，就要按照民權初步的訓練，使之成為我們生活習慣的壹部份，然後可以造成有組織的國家和民族。
民權初步有以下幾項主要的基本精神，分別為：
A、重視平等和公正
B、重視秩序和和諧
C、重視討論自由
D、少數服從多數
E、多數尊重少數
民權初步的主要內容包括：會議的概念，會議的種類，什麼是動議，什麼是提案，如何進行討論，議事規則，如何進行表決等。有關會議的概念和種類前面已經做過詳細介紹，下面就其他幾方面的內容做個簡單說明。
（壹）什麼是動議？
動議為對事體處分的提案，民權初步第三十壹節，其意義即為出席會議的人，提出依各問題或意見，請求會場予以討論或採納。會議中議案的來源，計有兩種，壹種是口頭的動議，壹種是書面的提案，名稱和提出的手續，雖各有不同，但其作用是壹樣的。
（二）動議有那些種類？
A、主動議： 對某壹事件的處分，提出意見和辦法，請求討論，進而付之表決。此壹動議不附屬於任何動議而能獨立存在者屬之。
B、附議： 附議的意義不在贊同此動機，而是贊同討論這個動機，動議者發動議只是個人，但經附議與主席接述后，此動議就成為會場大眾之動議了。 動議必須以壹人以上附議，始得成立。主席對動議，得自為附議，各種會議，另有規定者從其規定者從其規定。而權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回動議等，則不需附議。
C、附屬動議： 附屬動議是指壹動議附屬於他動議，而以改變其內容或處理方式為目的者屬之。主動議只能提出於無動議當前的議場，附屬動議優先於主動議，處理附議動有其優先順序散會動議、欄置動議、停止討論動議、延期動議、付委動議、修正會議、無期延期動議。
D、動議的程序： 動議的程序應依以下規定實行：
a、動議者向主席請求發言地位
b、承認動議者之發言地位
c、動議者提出動議
d、附議
e、主席接述動議，並付諸討論
（三）提案
動議以書面提出，稱為提案，提案除依特別規定，得由個人或機關團體單獨提出者外，須有附暑，其附暑人數如無另外規定，和附議人數同。
（四）不得動議之時機
除權宜問題，秩序問題，會議詢問，及申訴動議外，有下列情形之壹時，不得提出動議他人取得發言地位時、表決或選舉時。
（五）動議收回的時機
A、經附議前之動議，可由動議人收回
B、附議后之動議，須經附議人同意，方得收回
C、經主席接述后之動議，原動議如欲收回，須經主席徵詢無意義後方得收回，如有異議須付表決
（六）討論
討論是指對於問題壹切評論，無論其為反對或贊成。亦即出席人對於壹個議案，即當前的問題，加以研討評論之謂。當壹個議案，經主席宣付討論后，出席人都有發表意見、貢獻辦法的權利和責任。經此討論之後，始行提付表決。以期獲得正確的結論，這是議事必經的程序。
（七）討論的原則
A、議事原則--
就是在同壹時間內只討論壹個問題，在壹個動議未經討論完畢，提付表決之前，不得另將其他動議提出討論。開會時如有違反上述情事，主席應立刻予以制止，或不予接述。其他出席人亦得提出秩序問題，請求主席予以制止。不過如為權宜問題，獲秩序問題，因時機迫不及待，或因議事秩序上發生錯誤，必須即時糾正，則可不受此項限制。
B、充分與自由討論原則--
所謂充分討論，及出席人的討論權，不受任何不當限制，主席對於出席人所提發言討論的要求，只要合乎秩序，不得任意拒絕，出席人在參与討論時，除因違反議事規則，得由主席自動，或經其他出席人，請求主席予以糾正制止外，任何人不得加以阻擾。除規定不經討論逕付表決之案，或由主席裁定之事外，任何議案，非經過適當的討論，不應提付表決。所謂自由討論，及參加討論的人，無論其為正面或反面，或其他主張，只要不離本題，不違反禮貌，不觸犯議事規則，任何人均不得加以干涉。主席對於要求發言的人，必須議照規定或習慣予以允許，而不能予以拒絕，在討論進行中，如有人動議停止討論，必須得到三分之二的人數同意方可。
C、少數服從多數的原則--
少數服從多數，多數決定壹切，為民主政治的重要原則。會議的目的，就再凝結與集中會場對於某壹議案的大多數人的意見，並且使此大多數的意見，經由討論，運用合法的與和平的表決方式，通過實行；會場少數會員，儘管于討論時，可持有不同或相反的意見，但壹經表決，必須犧牲放棄而接受多數與會人員意見的決定。
D、尊重少數意見的原則--
民主政治少數固應服從多數，而多數也應尊重少數的意見。會議設置程序，議案必經討論，就是為了要聽取少數的意見，經過三讀會程序的議案，規定三讀不能在同日舉行，在這三讀過程中，又必須經過審查辯論等階段，然後才付表決；其主旨也在使少數派有發表意見的機會。
（八）表決
表決是對議案之最後處理方式。表決方式有投票表決、舉手表決、起立表決、正反兩方分立表決、唱名表決等等，唱名表決之方式，如經出席人之提議，並得五分之壹以上之贊同，即應採用。出席人應名時，應起立答應贊成，反對或棄權。如未應名，再唱壹次，但不得三唱。 表決時還需注意兩面俱呈的原則。所謂兩面俱呈即壹個議案必須就贊成與反對兩方面，分別舉行表決，除有特別規定得數額外，如贊成者為多數，即可決；反對者為多數，即否決。可否同數時，如主席不參与表決，亦為否決。表決必須兩面俱呈，不止是手續問題，更重要的，乃是民主政治的原則問題。
（九）主席行使表決時機
主席以不參加表決為原則，但主席于議案表決可否同數時，得加入壹方，使其通過;；或不加入，而使其否決，但有特別規定之表決人數者，從其規定。主席于議案之表決，可否相差壹票時，得參加少數方面，使成同數以否決之。主席于議案可決，有特別規定之額數者，如相差壹票，即達規定之額數時，得參加壹票使其通過，或不參加使其否決。
（十）權宜問題
凡議場遇意外事件，足以影響議場全體或個人權利者，均構成權宜問題。(如騷擾會場、燈光熄滅、或會員遠行要求優先發言等，出席人得提請主席制止。)
（十壹）秩序問題
議案進行中，會員或主席有破壞會議次序，違背議事規則，便構成秩序問題。(如發言超出議題範圍，出席人得請求主席糾正。) 權宜問題與秩序問題之提出，可不必先取得發言地位，直接向主席提出，權宜問題較秩序問題優先，且在七種附暑動議之先。這兩個偶發性動議，是因為在會議進行中，有外在突發事件或違反議事規則的情形發生，因而困擾會場才提出的，且此類問題又是會議終非先解決不可之事，固可直接起而發言，優先獲取發言地位。
四、簡易議事規則
無論是羅伯特議事規則，還是壹般國家頒布的議事規範，都過於繁瑣，它們與其說是為壹般民眾開會而制定，還不如說是為了幫助那些議會裡的人如何成為開會專業戶。下面是壹個根據各種常用議事規則而整理出來的簡易議事規範，適用於壹般民間社團：
第壹條：開會及決議額數
會員大會 (代表大會、理事會、監事會)壹般性決議應有會員 (會員代表、理事、監事)過半數出席，較多數同意。但下列事項應有出席人數三分之二以上同意。
壹、章程之訂定與變更。
二、會員之除名。
三、理監事之罷免。
四、財產之處分。
五、團體之解散。
六、其他與會員權利義務有關之重大事項。
第二條：不足額問題
開會時間已至，不足開會額數者，主席得宣布延後開會，延後兩次仍不足額時，主席應宣告延期開會或改開談話會。
出席人數因故未達開會額數，得開談話會，依出席人三分之二以上同意作成決議，會後將決議通知末出席人，于下次正式會議追認。談話會中已達開會額數時，改為正式會議。
會議進行中，總出席人提出額數問題，主席應以按鈴或其他方法，催促離席之人回至議席，並清點在場人數，如不足額主席應宣布散會或改開談話。
第三條：會議程序
壹、由主席、臨時主席(發起人或召集人)報告出席人數並宣布開會。
二、推選主席。(如有法定主席，不必推舉)
三、認可議程。以無異議認可，如有異議提付討論及表決。
四、報告：
確認上次會議記錄。(可以書面或口頭報告)報告上次決議執行情形。委員會報告付委案處理情形。其他報告。
五、討論：
前會遺留事項。
提案討論。
臨時動議。
六、選舉。(經出席人過半數同意得列于討論之前)
七、散會。
壹、會議名稱及會次。
二、時間、地點。
三、出席人姓名及人數。
四、列席人姓名。
五、主席姓名及紀錄姓名。
六、報告事宜。
七、選舉方法，票數及結果。
八、決議，表決方法及結果。
九、其他重要事宜。紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
第五條：主席之任務
壹、管制議程及秩序。
二、賦予發言人地位。
三、主持表決。
四、裁決權宜問題、秩序問題。答覆會議詢問。
主席對討論以不參与不發言為原則，如鬚髮言應離開主席地位並指定代理主席。本項除大會外，其他的工作會議請勿盲目引用。
主席以不參加表決為原則。但表決時可否同數，主席得加上可方使其通過。或於可方多於否方票，加入否方使其否決。
主席得於有特別額數之議案，差壹票即達規定額數時，參加壹票使其通過。
第六條：發言前應先請求發言地位，經主席認可后始得發言。
發言須先聲明發言性質，封在場問題為贊成，為反對，為修正，為程序動議。
第七條：討論事項以書面為之為提案，以口頭為之為動議。提案須經連署，動議須經附議。
第八條：程序事宜
壹、權宜問題：議場偶發事件，足以影響出席人權討論事項以書面為之為提案，以口頭為之為動議。提案須經連署，動議須經附議。例如：議場喧擾，影響聽覺，對錶決結果發生疑問。
二、秩序問題：會議程序發生錯誤，或發生足以破壞議事秩序之事件。例如：發言超出議題範圍，出席人得請求主席糾正。
三、申訴：不服主席對權宜問題和秩序問題之裁定，得提申訴，經附議后始得成立。成立後由出席者表決，可否同數維持主席裁定。
四、撤回提案：提案末付討論前，由提案人徵得連署人同意得撤回。如已付討論須由主席徵得全體出席人無異議方得撤回。
五、收回動議：動議未經附議前得由動議人收回，附議后須經附議人同意方得收回。如主席已處理，由主席徵得全體出席人無異議方得收回，有異議則逕付表決。
六、散會《休息》動議：不可討論逕付表決。
七、擱置動議:對討論中的議題自本次會議程中抽出不再處理。不可討論逕付表決。
八、停止討論動議：認為對主題討論已夠充分，再討論只是重複論點時提出，共獲可泱，議案應立即表決。
九、延期討論動議：認為還有因素尚待確定，目前並非討論議題之合適時機，可提出新時間延期討論。
十、付委動議：議題案情複雜不易處理時，得將全部或壹部交付委員會處理。委員之產生由大會推選或授權推選。委員會得另作紀錄，不得刪改大會原件。委員會對付委案件處理完成後應向大會提出報告，並對委員會中少數異見另提少數異見報告。
十壹、修正動議。
十二、複議動議：經表決確定之議案，符合以下三要件時得以提出複議動議：
決議末執行。
有新資料或新理由提出。
須于下次會或同次會提出，同次會提出時須有他事相間。
複議動議之討論僅限就有無複議必要發言，正反方不超過兩人次。複議動議否決后不得再為複議。複議動議可決后，重新討論原經表決確定之提案。程序事宜之處理優先次序依前項各款之次序。
（可僅選用壹部分作為貴會可用之程序事宜，刪除其他項目。）
（對複議之嚴格限制，貴會可自行酌情放寬。但若放得太寬，大家隨便就提出複議會使決議沒有什麼意義。 ）
（主席宜熟背全部程序事宜之順序，方能使主持流利。（口訣為：權、秩、申、撤、收、散、擱、停、延、付、修、復。）
第九條：除程序事宜壹至五款外，提案或動議(含修正案)均應經附議始得討論。 除程序事宜壹至八款外，提案或動議 (含修正案)均應經討論后始得議決。程序事宜壹至八款及第十二款不得修正。
第十條：修正案提出后，得由原提案人或原動議人自動接納，成為原提案或原動議之壹部分。未經接納或出席人有反對接納時，按以下兩式之壹處理。
甲式：分層修正
對原案可提出第壹修正案 (第壹層)，針對第壹修正案可再提第二修正案(第二層)。處理時先處理第二修正案，第二修正案可決時，第二修正案即取代原第壹修正案成為新的第壹修正案。可對新的第壹修正案再提新的第二修正案。
無第二修正案提出時，即處理第壹修正案，第壹修正案可決時，第壹修正案即取代的原案成為新的原案。可對新的原案再提新的第壹修正案。
無第壹修正案提出時，即處理原案。原案獲可決或否決時議案即處理結束。
任壹層討論時均可提出「替代案」。替代案如獲通過，即為新的原案，原案、第壹修正案、第二修正案均打消。
乙式：並列修正各修正案與原案並列提出，同時討論。表決時就其與本題旨趣最遠者先行表決。
各修正案若不相容時，其中之壹通過，其餘不必表決。並可僅取甲式或乙式納入貴會之議事規則，刪除另壹式。壹般而言乙式較甲式實用。
第十壹條：主席得於出席者無異議，或由出席者同意時，將議案之不同部分，分開討論，分開議決。
第十二條：議決按以下三式之壹處理
壹、無異議通過。
議案僅有壹案可供處理時，可徵詢與會者有無異議。無異議時議案即為通過，有異議時再行表決。
二、兩面俱呈。
對議案之支持與反對各進行壹次表決。正方多時為可決，正反同數或反方多時為否決。
三、比較票數。
多案並呈且不能相容時，可對各案進行壹次表決，獲支持最多者為可決，其他各案為否決。人選、款項、時間、數字等，依提出順序表決。（※三式中以第二式最周全。第壹三式較節省時間。）
第三式易作弊，主席可故意將原可相容之各提案比較票數，通過壹項打消其他。采第二式即照此問題，相容方案均能獲可決通過。（※任何方案之執行均須付出成本，所以正反同數時為否決，不必浪費成本。）
第十三條：選舉，應選名額為壹名時，采無記名單記法。
應選名額為二名以上時以無記名連記法為原則。但經出席人三分之－以上同意得采無記名限制連記法，其限制連記額數不得超過應選名額二分之壹。例如應選十五人，規定每人可圈選數不得超過七人。（※本條例依人民團體選舉罷免辦法第四條規定，無法擅改）。
第十四條：不議事規則末規定事宜依內政部公布之會議規範。
第五章 開會技巧
壹、會議不要超過兩小時
「怎樣的會最無聊？」被問到這個問題，壹定有人回答「會議太冗長」。只要不是特別重要的會議，不少人都在會議進行中打瞌睡。
會議形式化現象在中國壹直是壹個非常嚴重的問題。本來不需要的過程，卻變成必須的過程；本來不需要講的話，卻變成了必須講的話；本來幾分種開完的會，卻需要壹個小時，乃至更長的時間；本來壹個人講話的會，卻要幾個人來講；本來在這個地方開的會，非要到另壹個地方開；本來幾個人參加就可以，非要叫來各級領導幹部。這樣壹來，會議沒少開，時間沒少佔，精力沒少花，財力也付出不小，但對工作卻沒有多大的促進和改善。
參加會議是我們生活中的壹部分，全世界每天要開無數次會議。無論妳是與會者還是主持人，都應該學會開會，懂得開會的技巧，使會議開得高效成功。據調查，經理級和專業人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權威機構的統計表明，1996年美國企業因不當的會議管理導致的損失高達60億美元。因此如何開會，如何使會議有效益和有效率，對於任何人或組織都具有重要的意義。
聯合公司東京總務部長岡本讓曾說：「會議時間最好不要超過兩小時。」根據他的經驗，兩小時是壹個人集中注意力的極限。事實上，只要超過兩小時，會議效率必然下降，而且會引發無數意想不到的問題，比如與會者之間的爭執，會議作出錯誤決定等。本章專門就如何提高開會效率介紹壹些開會技巧。
二、開好會議的幾個要點
熟悉會議規範：會議要討論，討論難免有爭執，所以要「循壹定之規則」，這壹定的規則就叫「議事規則」或「會議規範」。最有名的議事規則是羅伯特規則，是由美國著名的議學家羅伯特撰寫的壹本書名「羅伯特規則」而來。國父孫中山先生也撰寫過壹本叫做「民權初步」的小冊子，收錄在「建國方略」里。世界上很多國家和地區都有專門的有關議事規則的法律法規，比如台灣就有「會議規範」法規，各種會議都得照著規定議事。「會議規範」內容包括「會議的流程」、「主席的職權」、「紀錄的形式」、「各種的動議」、「表決的方式」與「選舉的方式和流程」等內容。
善用會議技巧：開會時最怕主席講個不停，或者發言亂無章法、毫無頭緒，講了半天也不知道在說什麼？這時為了節省大家的時間，讓會議開得有效率，與會者就應該善用各種會議技巧，適時地提出「權宜問題」或「秩序問題」，要求主席制止不禮貌、超出議題的發言，該擱置就擱置，該停止討論就停止，該散會就提出散會。
議程會前發出：很多會議常常臨時通知，然後沒有任何會議資料。不讓人提案也就算了，甚至連個議程都沒有，開會時大家兩手空空，不知道從何討論起。所以，正式或定期的會議，應該發出會議通知，並徵詢出席者提案，開會前準備好議程資料，並在會議前讓與會者知道，良好準備是會議成功的開始。
提案事先溝通：很多人不知道如何提案，有些會議籌辦者也搞不清楚。提案要清楚明白，最好要有說明和辦法，不要提壹些不知所云的案子。重大的提案最好能事先溝通。事先的溝通有助於會議的討論和進行。
發言沙盤推演：開會是要討論事情的，當然要讓出席的人講話，但會議的發言要有方法，先講主張再說明理由，不要講壹大堆但沒人聽得懂，為了讓會議開得有效率，必要時可以限制發言的時間和次數。如果有高度衝突的議題，發言可以事先沙盤推演，安排發言的重點和順序，再利用動議讓議案進入表決，免得大家死纏爛打。
議案需要表決：很多會議經常議而不決，提了案，也發了言，但因為各方意見不壹致，礙於情面或怕得罪人而不將議案或討論話題付諸實施表決。
工作報告簡短：很多會議幾乎都在工作報告，壹些領導人輪番上陣做報告。好像工作報告越多就越是認真，報告做完了就散會了。為了讓大家的耳根清靜，可以透過決議要求工作報告簡短，甚至限制報告時間，進而要求工作報告以書面呈現，書面報告就無法囉嗦了。
議程隨時掌控：會議的進行要尊重與會的人，而不是主席壹人說了算，也不必忍受少數人漫無限制的發言，會議開始前可以確認議程，然後要求主席按照議程主持會議，如果覺得有必要的話，也可以要求變更議程，隨時掌握議程的進行，可以讓會開得更有效率。
紀錄要求正確：我們日常生活中的多數會議開完就算了，根本從來沒見過會議紀錄，甚至結論被改了也沒人知道。開會是為了「達成決議」，決議是在會議紀錄呈現，會議紀錄可以說是開會的成果。所以要關心會議紀錄，要求會議紀錄要讓與會者過目，書面通知或下次會議確認都可以。
決議確實執行：開會是為了「達成決議」，更是要「解決問題」。開了會，形成了決議，不執行等於沒開。所以花了時間來開會，更應該關心執行的情形，要求下次會議要報告上次會議決議執行情況，要求決議確實被執行，不執行再想辦法算帳。
三、會議進行期間的注意事項
對於舉辦壹個具有相當規模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參与者在會議中獲得他們想得到的東西，同時又能使他們在會議上充分貢獻他們的才智，是首要關心的問題。也就是說，如何使會議開出成果，是會議的第壹要務。會議進行期間，會議籌辦者必須隨時想到下下幾個問題：
(1)發言內容是否偏離了議題?
(2)發言內容是否出於個人的利害?
(3)是否全體人員都專心聆聽發言呢?
(4)是否發言者過於集中於某些人呢?
(5)是否有從頭到尾都沒有發言過的人呢?
(6)是否某個人的發言過於冗長呢?
(7)發言的內容是否朝著結論推進呢?
四、如何主持會議
「開會開這麼久還做不出結論！」很多人參加會議時都會碰到這種狀況，與會者萬般無奈又無力解決，因此懷疑會議主持人的能力。究竟要怎麼開會才能提高效率呢？
會議主持人必須留心會議進行狀況，發現與會者的討論偏離主題時，要立刻拉回正題。這樣還是無法討論出結果時，主持人可以要求相關人員第二天做出結論。
有些會議的問題出在沒人發言，反應不佳。主持人事先把題目細分成幾個子題，與會者就比較容易貢獻自己的智慧。主持人事先沒有準備，讓與會者當場才思考、發表意見，效率會非常低。如果主持人讓與會者發表自己針對主題事先想好的結論，就容易歸納各方意見。
會議主持人要避免自己過多發言。主持人是主，與會者是客，讓客人盡量多發言才是正確的做法，不可反主為客。主持人的主要功能是維持會議秩序、節奏和程序正義，而不是發表演說者。這壹點很多主持人都不了解。
除了會議當中的努力，事前也要多溝通。有些問題如人事問題等，如果事先不充分溝通，會議當場是很難解決的。
五、與會者的注意事項
除了會議籌辦者和主持人需要懂得開會的技巧外，與會者也需要了解開會的壹些基本知識和規則。否則，就成了雞同鴨講，會議籌辦者和主持人再專業，也是白搭。
與會者除了要盡量配合和聽從會議籌辦者和主持人的安排外，還有以下兩個方面需要注意：
（壹）學會發言
會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者壹般是領導報告，後者壹般是討論發言。正式發言者，應衣冠整齊，走上主席台應步態自然，剛勁有力，體現壹種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常擡頭掃視壹下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。
自由發言則較隨意，應要注意，發言應講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。
如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。
與會者發言時要注意避免發生如下情形：
1.發言時不可長篇大論，滔滔不絕；
2.不可取用不正確的資料；
3.不要盡談些期待性的預測；
4.不可做人身攻擊；
6.不可打斷他人的發言；
7.不可不懂裝懂，胡言亂語；
8.不要談到抽象論或觀念論；
9.不可對其他發言者吹毛求疵；
（二）遵守會議禮儀與紀律
與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議禮儀和紀律，主要有以下四項內容：
1.規範著裝；
2.嚴守時間；
3.維護秩序；
4.專心聽講。
5.不要中途離席。
六、會議秘訣壹百條
下面壹百條是開好壹個會議需要掌握的「秘訣」：
（壹）使會議開得卓有成效
開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，並且要開得簡短有效。
1.每次壹開始就讓大家都清楚會議目的。
2.如果某個問題不開會也能解決，就不要開會。
3.要認真考慮，是什麼使會議成功，反之又是什麼使會議不成功。
4.要考慮：如果不開這個常規會議又會怎樣。
5.請記住，上級主管參加會議會抑制討論。
6.在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕鬆。
7.要熟悉正式會議的各種程序規則。
8.要注意正式會議所具有的壹切法律要求。
9.開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。
10.信息要加以選擇，避免過多。
11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。
12.通過限制網上會議時間使會議完善。
13.電話會議上發言時要重複妳自己的姓名。
14.仔細考慮妳要召開的會議的類型。
15.會議要儘可能小，以免分散注意力。
16.在容易看見的位置上放壹個表或鍾，以便掌握時間。
17.凡輔助文件均應與議程壹併發出。
18.會前先拉幾個盟友。
19.開會前必須確信壹定能達到會議目的。
20.只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。
（二）會議準備
為準備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人于適當的時間、適當的地點前來參加會議，並確認他們能作出正確的決定。
21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。
22.決定開會時間前要先考慮交通時間。
23.如果人們不能出席則應該重新安排會議。
24.在議程各個項目旁列出發言人姓名。
25.要避免在低效能時間開會，如午餐剛結束后。
26.任何議程變動都必須通知主持人。
27.議程要儘可能短小簡單。
28.盡量將議程限制于壹頁紙上。
29.最重要的事應該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態最好時討論。
30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。
31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設施。
32.必須將電話轉移出會場。
33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。
34.要求妳的後勤人員核實會場當地公共交通的線路站點、運行時刻表和季節變化。
35.要找個確保沒有干擾的會場。
36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的壹種。
37.使用圓桌可使會議定調為非正式。
38.務必使全體與會者既能看見又能被看見。
39.座位之間應有壹臂長的間隔。
40.不能讓與會者受太陽直接曝晒。
41.要求與會者關閉行動電話和傳呼機。
42.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。
43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。
44.要謹防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。
45.要確保特殊飲食在需要時能有供應。
46.會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。
（三）出席會議
壹個會議的每個參加者都有責任確保會議達到目的。故而要預先準備，積極發言，使每次會議都有成效。
47.會前擬出自己的發言稿。
48.和其它參与者在會前詳細討論並解決有問題的議案。
49.要保持積極的臉部表情和音調。
50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。
51.開始發言前先作深呼吸。
52.既然壹個意見是妳自己的意見，妳就應該信心十足地講述。
53.不要打斷別人發言，而應讓他們暢所欲言。
54.要用不同的詞彙講述相同的意思，使之更生動有趣。
55.談判時要識別任何有壹致性的地方。
56.為使每次會議成功，妳要盡到個人責任。
57.鼓勵那些在常規會議上輪流當主席的人。
58.即使妳要否決某項動議，也要盡量找出至少壹處共同點。
59.作為壹名主席，要確信妳能聽得進各種觀點。
60.必須按照議程順序作會議記錄。
61.建議主席在新會議記錄定稿前先念壹遍。
62.根據會上所做筆記，會後立即寫出會議記錄。
63.會議記錄寫完后，還要使句子簡短中肯。
（四）主持會議
每個會議都需要主持人指導進行。如果妳主持會議，最重要的任務就是必須確休每次會議順利進行，成功結束。
64.要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。
65.要求某些與會者就妳主持會議的表現作出真實的反饋。
66.盡量于會前認識新來者。
67.要于會前透徹研究主要觀點的領袖。
68.將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結束。
69.會議壹開始就告訴與會者會議計劃需進行多長時間。
70.讓遲到者知道他們的行為對會議不利。
71.要制止支流辯論和私下交談。
72.請發怒的與會者談談發怒的原因，以此消弭憤怒。
73.要用積極的響應鼓勵遲疑的與會者。
74.在與會者中尋找感興趣的正面跡象。
75.如果有人必須在妳之後發言，應注意他們是否不耐煩。
76.可挑選出某些人，向他們提壹些直接的問題，以引起辯論。
77.要掌握適用於會議的正式的紀律性程序規則。
78.用片刻沈默將會議從爭吵中帶回到正軌上來。
79.必須清楚每次會議的規則。
80.開會時要盡量使大多數與會者站在妳這壹方，從而孤立搗亂份子。
81.要改變會議氣氛，須先改變議題。
82.驅逐任何搗亂份子須在不得已時而為之。
83.要趁全體與會者在場時安排好下次會議。
84.確保各項決議記錄在案。
85.必須盡量以積極的調子結束會議。
86.向每位到會者、所有的發言人致謝。
87.要區別書面規則與非書面儀式。
88.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準確性。
89.向與會者提供收發信件服務。
90.應在簽名報到台旁設壹信息台。
91.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權威。
92.要為小組委員會制定準則。
93.不要過多使用程序，因為這樣有可能會抑制自由討論。
94.可將複雜問題委託給壹個工作小組，由他們晚些時候彙報。
95.請記住，妳有權決定何時閉會。
96.為重要會議錄像，以便將來參考。
97.要儘可能簡化程序規則。
98.面對抗議示威要保持冷靜，示威可能會自行消失。
99.如果與會者大發脾氣，可宣布短暫休會。
100.預先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規則。
第六章 會議成果
壹、信息資料處理
會後資料整理和總結是成功會議必不可少的壹步，沒有會後的資料整理和總結，會議成果就無法體現。會議信息處理主要有如下四項工作：
1、會議資料：會議資料的收集和資料的保管；
2、會議的結算：同會議的各個合作方進行對帳結算，開具發票；
3、通訊錄：製作通訊錄併發送參會人員；
4、總結：對整個會議流程進行詳細的總結。
二、會議內容呈報及組織註冊
（壹）會議內容呈報
根據「社團登記條例」第二十條社會團體的登記事項、備案事項需要變更的，應當自業務主管單位審查同意之日起３０日內，向登記管理機關申請變更登記、變更備案。社會團體修改章程，應當自業務主管單位審查同意之日起３０日內，報登記管理機關核准。
（二）為什麼要成立團體
壹個人可以做壹個人的事，但是二個人可以做三個人的事，壹群人可以做的事當然也就更多了。成立組織或團體的過程常是很自然的，幾個人在壹起關心或做壹件事，自然會聚在壹起討論分享，慢慢地成為壹個小圈圈，而在共同做事的過程中，為了自我介紹、為了結合資源，就會需要為小圈圈取個名字，如：袋鼠媽媽、紫色姊妹、芭樂園…等等，壹個個的組織就誕生了。
在民主社會裡，人民是很被鼓勵集會結社的，既可透過關心眾人之事，體會民主的精神，又可學習分工與互助的過程並增加生活的樂趣。屬於同壹個團體會讓人較易產生歸屬認同感，壹群人在壹起，可以互相支持彼此分享，又可以截長補短，有助於事情的推動與情感的維繫。至於團體要不要正式立案登記，成為被官方正式認可的組織，則視團體的成員意願與需要而定了。
在社區做事，的確不壹定要成立很正式的組織。壹般會想或需要成立正式組織，或者是來自於法令的規範要求，如公寓大廈管理條例所規定的管理委員會；或者是為了吸引更多的人參與、結合更多的資源，而需要正式的立案程序，以取得公信和獲得各方面的經費贊助。
（三）如何成立社團組織
下面就具體介紹成立社團的每壹步驟：
向民政部門查詢：成立社團組織所需的資料和文件。壹般來說，民政部門有責任向妳解釋成立社團組織的條件和相關法規。
查找相關法規：我國與結社有關的法規是1998年頒布的社團登記條例。這壹法規只是規範民間社團而制定的。其他的社會組織如公司、政黨、事業團體等則有不同的法律條文來規範，比如公司法等。令人費解的是，我國到目前為止並沒有政黨法之類的法律法規，可是卻至少有除了共產黨以外的其他八個「民主黨派」存在，他們和共產黨是受什麼法律規範，到目前為止還沒有人能給予回答。這說明，中國離法制健全還有相當壹段距離。
成立社團組織的條件：根據社團登記條例第九條和第十條規定，成立社會團體，應當經其業務主管單位審查同意，由發起人向登記管理機關申請籌備；成立社團組織，應當具備下列條件：
（1）有５０個以上的個人會員或者３０個以上的單位會員；個人會員、單位會員混合組成的，會員總數不得少於５０個；
（2）有規範的名稱和相應的組織機構；
（3）有固定的住所；
（4）有與其業務活動相適應的專職工作人員；
（5）有合法的資產和經費來源，全國性的社會團體有１０萬元以上活動資金，地方性的社會團體和跨行政區域的社會團體有３萬元以上活動資金；
（6）有獨立承擔民事責任的能力。
準備所需資料：根據社團登記條例第十壹條規定，申請籌備成立社會團體，發起人應當向登記管理機關提交下列文件：
（1）籌備申請書；
（2）業務主管單位的批准文件；
（3）驗資報告、場所使用權證明；
（4）發起人和擬任負責人的基本情況、身份證明；
（5）章程草案。
需要說明的是，這裏所指的業務主管單位壹般是指政府部門或國營企事業單位。也就是說，如果沒有國家有關部門支持，是無法註冊成立社團組織的。這壹條有違憲法規定的公民具有結社自由的權利。
正式遞交籌備申請：受理社團登記申請的是各級民政部門。需要說明的是，這裏的所謂申請並不是註冊成立社團組織的申請，而是申請籌備成立社團組織。在多數國家並沒有這壹過程，而是只需直接遞出註冊申請就可以成立社團組織了。
根據根據社團登記條例第十二條規定，管理機關應當自收到本條例第十壹條所列全部有效文件之日起６０日內，作出批准或者不批准籌備的決定；不批准的，應當向發起人說明理由。
召開第壹次代表會議：根據根據社團登記條例第十四條規定，籌備成立的社會團體，應當自登記管理機關批准籌備之日起６個月內召開會員大會或者會員代表大會，通過章程，產生執行機構、負責人和法定代表人，並向登記管理機關申請成立登記。籌備期間不得開展籌備以外的活動。
正式成立社團組織：社團登記條例第十六條規定，登記管理機關應當自收到完成籌備工作的社會團體的登記申請書及有關文件之日起３０日內完成審查工作。民政部門壹旦准予登記，會發給該社團組織《社會團體法人登記證書》。這壹社團組織從此宣告正式成立了。
四、如何調動組織成員的參与熱情和保持組織的有效運作
出版會員通訊：及時將社團組織的工作情況向成員通報，壹方面以示對成員的尊重，另壹方面通過介紹組織的工作進展情況，吸引組織成員更多地投入組織的工作。就拿世界上最有名的人權組織「大赦國際」為例吧。該組織擁有壹百八十多萬會員，可是他們分佈在全球的有薪工作人員才不到五百人，其他全是義工。該組織以國家和地區為單位劃分成各自相對獨立的分部，而每個分部下面又有無數的小組，每個小組也幾乎是獨立地運作。而唯壹將全球會員維繫成壹個整體的是會員通訊。全球各地的會員有了會員通訊，就知道了整個組織運作的情況，各地分部和小組再根據自己當地的情況協助整個組織達成完成工作，達成目標。
鼓勵成員捐款：根據各國非政府組織運作的經驗，壹般來說，壹個組織的成員捐款越多，對組織發展的關心和組織工作的投入就越多。這個道理其實跟公司與股東的關係是壹樣的。壹個公司的股東股份越多，壹般來說就越是關心公司的業績，如果業績不好，就說明自己的投資失敗了。而對於民間非牟利組織成員來說，如果自己捐助過的組織作出的成就不令人滿意，也就說明自己選擇回饋社會的途徑不當。如果該組織是關注包括自己在內的某壹特定群體的利益的團體，那就說明自身的利益沒有通過該組織得到有效地保護。
經常召開會議：有關開會的意義前面已經詳細闡述，這裏就不贅述。
建立獎罰制度：在壹個開放社會，保持民間社團凝聚力的主要手段是建立完善的獎勵制度，而不是懲罰制度。獎勵的方式有各種各樣，既可以是物質的，也可以是純粹名譽性的，比如評選年度人物、勞動模範等。
三、保護組織代表和負責人
目前各地政府無辜剝奪公民結社自由權的行為時常發生，人們遵照有關法律規定申請註冊成立民間社團得不到批准，壹些經合法途徑選舉產生的代表還遭到迫害乃至遭到關押判刑。在社會從專制向民主、從人治到法治的轉型期間，廣大民眾應該意識到，支持和保護經大家合法程序選出的代表，愛護通過自己的努力成立起來的合法組織是每壹個成員義不容辭的責任。否則，願意挺身而出為大家爭權益的領頭人會越來越少，廣大民眾的切身利益越來越得不到保障，最後只會落得任人宰割的下場。換句話說，保護經大家合法選出的代表或代言人，其實就是在保護自己。這是毛和皮的關係：皮之不存，毛將焉附？
第七章 會議實例
壹、職工代表大會過程
（壹）籌備會議
1.確定大會議題
企業工作在調查的基礎上，根據單位需要解決的主要問題，提出召開本次職工代表大會議題建議。議題建議同行政領導協商，取得壹致意見，在廣泛徵求員工的意見后，提交職工代表團長專門小組負責聯席會議審議確定。
2.做好宣傳發動工作
大會議題確定后，工會及時公布會議的時間、地點和主要議程，發動和組織各方面的力量，動員員工關心和支持大會的召開。根據大會的議題，組織職工代表學習有關文件。
3.徵集與處理提案
企業工會要在職工代表大會召開前，發動職工代表圍繞大會議題，廣泛徵求員工意見，提出提案，提案必須有具體的內容、要求和建議措施。對員工提出的提案，要分類整理，送達有關部門處理。對不予立案的建議要作出說明。
4.準備會議文件
提交大會審議的各項報告和有關文件，應在預備會召開前壹周發至各代表團，通過職工代表徵求員工意見。工會負責催辦各種報告、文件。
（二）預備會議
1.由工會向全體職工代表報告大會籌備工作情況。
2.醞釀大會主席團人選、民主選舉主席團成員，主席團名額根據職工代表人數確定，壹般由九至二十壹人組成，其中工人、技術人員、管理人員應過半數，主席團成員應由工會召集各代表團長會議協商，從職工代表中提出侯選人建議名單，經職工代表充分醞釀后，在職工代表大會預備會議上選舉產生。
3.確定大會議程。主席團審議通過大會議程，向全體職工代表宣布。
4.醞釀職工代表大會專門小組的設置及組成人選名單。
主席團審查各專門小組組建方案，並提出人選建議，根據單位的需要壹般設立：生產經營、勞動保護、工資獎金分配、生活福利、提案審查、評議監督等專門小組。
5.聽取代表資格審查小組關於代表資格的審查報告。
（三）職工代表大會由大會主席團主持
1.聽取經理的工作報告，組織討論、提出意見，在修改和補充的基礎上，大會通過。
2.聽取各專門小組的報告。
3.民主評議行政領導。
4.選舉加強企業管理委員會的職工代表和通過各專門小組成員名單。
5.討論通過職工代表大會自身建設的有關規定、制度。
6.通過大會決定。
二、社區會議的完整流程
由於目前中國大陸還處在壹個壹元化結構的形態，公民社會概念還相當薄弱，民間社團召開會議的經驗還相當貧乏。因此，下面就以壹個台灣社團的會議過程為例，來說明召開壹個社區會議的整個流程。
（壹）什麼時候需要召開社區會議？
當社區有壹些人共同認為「我們的社區應該動起來」，或 「我們的社區很單調」，或 「我們需要更多社區認同感」 「社區居民彼此太陌生」，或者大家都認為他們的某方面共同利益受到侵犯時，就是召開社區會議的好時機了。
（二）誰來召開社區會議？
誰都可以召開社區會議。誰召開不是問題，能不能找到居民來參与社區會議才是重點。而居民來不來參与社區會議，與誰召開會議並沒有必然關聯，如何才能讓居民來參加居民會議是本文最重要的部份，將在下節討論。社區會議如果不能帶出行動就很可惜，因此，不論是誰召開會議，都需要思考會議的成果將如何付諸實現。
（三）邀請誰來參加
居民會議應該要廣邀社區居民參加，而且要很注意性別，年齡、職業的分佈，讓社區里的各種人士都有參与。參与的人越多，可動用的資源越豐厚。為了讓居民的共識有付諸行動的可能性，需要考慮邀請對社團活動有推動作用的社會賢達參与。
（四）在那裡舉行
能夠容納預期人數的場地是首先要考慮的。其次，場地的音響效果如何 ？如果有麥克風、喇叭及其他任何的視聽器材，壹定要事先測試，要請人在最遠的位置看看能不能聽到聲音，能不能看到畫面。如果需要分組，有沒有夠多的地點與場地是否夠大而不致讓組與組之間相互干擾？另外，也需要考慮在夏天會不會太熱，有沒有冷氣或足夠的通風。有沒有桌子，因為本文介紹的社區會議需要用到桌子書寫大字報或畫圖，如果沒有桌子，替代的可能性是什麼？
（五）籌備社區居民會議
籌備社區居民會議可以分為成立工作小組，策劃居民會議流程和進行宣傳及邀請等三部分工作。
1.工作小組由誰組成
發起召開居民會議的幾個人當然應該在籌備工作小組中，但如果能在籌備階段就有好的社區參与，成功的機會就大得多了。列出壹張邀請名單有時候能幫助我們確定沒有漏掉壹些關鍵人物。我們想得到的重要人物可能也都有別的要務在身，因此多列壹些做為備用是需要的。
2.策劃居民會議的流程
本文將提供壹種居民會議的流程模式，讀者可以參著自己社區的實況及籌備工作小組的專長做壹些調整。本文所提供之居民會議流程包括了，社區歷史回顧，社區現況分析，社區願景規劃及社區方案選擇四個步驟。社區可以決定要在壹次會議完成，或者分兩個階段。
3.宣傳及邀請活動
許多的社區在進行活動的過程中非常用心於活動內容的設計，但卻忽略了宣傳及邀請的工作，以致造成了好菜上桌卻無人享用的窘境。宣傳及邀請活動是社區工作里壹個絕佳的擴大參与的機會，社區工作者及領導幹部不能輕忽它的重要性。
宣傳期間最好不要少於壹個月。這是累積了不少社區工作專業者經驗后的建議。在這壹個月里，籌備社區會議的工作小組要用各種方法讓居民知道將有壹件大事——「社區會議」要進行。至於如何進行宣傳，籌備小組需要進行壹點腦力激蕩。大家想得到的不外乎海報，宣傳單，打電話，地方的有線電視，報紙，面邀等。總之，千萬不要假定「這樣大家就都知道了」。因為常常真的他們不知道，或者，「知道」不等於到時候會「人到」。因此，您的社區會議工作小組運用腦力激蕩，列出所有可能的宣傳管道，並指派人力運用各個管道，新聞稿、傳真報社、電視台、電話，才是成功之道。此外，個別的邀請是確保人們屆時出席的不二法門。為此，籌備小組應該列出擬邀請出席的名單，指派人手進行邀約。
（六）進行社區居民會議
社區居民會議的流程建議：
1.來賓介紹及歡迎詞：十分鐘
2.本社區大事紀：三十分鐘
3.分組討論：對社區的夢想與期待：三十分鐘
4.集體討論本社區未來發展的障礙及區發展方案建議與選擇：三十分鐘
5.通過民主程序作出決策：十五分種
此外，會議記錄是必不可少的。通常需要壹到兩個人做會議記錄。
（七）會議成果整理
會議結束后，必須安排人進行會議成果的整理工作，並將這些整理出來的成果發給與會的所在社區的所有居民，使他們了解到社區下壹步的發展，並將反饋意見提交上來。
如果該在召開社區會議以前組織尚不存在，則最好是在通過壹定的程序向政府有關部門註冊成立壹個社區組織，以保持社區工作的持續性和穩定性。
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