议事制度的基本特征
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议事制度的基本特征
由 左翼反共人士 » 2020年5月8日
作者 唐柏桥
关于本手册的壹些说明
开会是为了集合集体的智慧和力量，寻求共同解决问题的途径，并推选出代表行使我们的权利。在现代社会从事壹项活动都需要开会。同时，开会又要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得尽量简短而富有成效。
我们在协助国内的民众从事维权活动中发现，很多正在从事维权活动的人士并不知道如何开好壹个符合程序正义的会议，也不知道如何才能合法地选出自己的代表。因此，我们决定编写壹个简单实用的工具型手册，介绍开会的有关知识和技巧。本手册提供开好正式或非正式会议的每壹个步骤的具体说明和建议，从最基本的准备工作到开会所需的议事规则，到闭会后的资料整理等。同时，该手册还收录了大量有实用价值的参考信息，这些实用信息可供妳再三使用，使妳最终成为开会高手。只有学会了开会，我们才能在维权活动中发挥出集体的智慧和力量。
第壹章 开会概论
壹、为什么需要开会？
在现代信息高度发达的社会中，我们生活中遇到的所有的事情几乎都需要开会来解决。可是，过去党和政府操办民众生活中的几乎所有事情，党和政府领导人就好比封建制家长。家长壹人说了算，除了政治学习和听取上级的指示，没有其他会好开。开会就是要听人念经和为人背书，与会者的发言权和参与决策权几乎被剥夺殆尽。如今，随着改革开放的深入和市场经济的发展，民众自主生活的权利得到了提升，面对很多问题都需要以人们共同参与解决，因此会议越来越多，会议的议事规则也越来越明确和规范。会议从过去的听指示、表决心，逐渐转变成真正意义上的集体意志的体现行为。
现阶段中国大陆公民自主意识和条件与西方民主国家的公民相比还有较大的差距。不过，未来社会的发展必然会朝着公民社会的方向迈進。公民自主意识和能力会逐渐得到提高，并逐渐推动社会朝民主化方向发展。我们常说要追求民主，其实开会就是民主社会重要的活动，是大家凝聚共识、解决问题的方法。因此，学会开会对于我们每壹个现代社会的公民都是至关重要的壹课。民主不只是规章和制度，更是态度和信念，我们若要真正落实民主，就要从学会如何开会开始。
二、什么叫会议？
我们都知道，在现代社会里，无论妳身边发生的任何事情，几乎都与他人有关。而我们需要解决任何面对的问题，基本上单靠自己的努力是无法达成的。因此，我们就需要大家壹起来商量如何解决问题，也就是召开会议。
所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在壹起研究、讨论有关问题的壹种社会活动方式。比较规范的关于会议的定义是:，三人以上，循壹定的规则，研究事理，达成决议，解决问题，以收群策群力之效的活动称为会议。也就是说，开会是为了“研究事理”、“达成决议”、“解决问题”。因此，为了让开会有效率，“会要有议”、“议要有决”、“决要有行”，“行要有效”。
三、会议有哪些种类？
我们日常生活中都有哪些会议要开？举壹个在香港的学校为例，有关“权”的方面要开的会有：校务会议、教评会、成绩考核委员会、课程发展委员会等等。有关“钱”的部份要开的会有：合作社理监事会、营养午餐工作小组、教科用书选用小组、课业辅导及补救教学委员会等。试想壹下，壹个学校就有这么多不同性质的会议，那么，全社会各个领域需要开的会议的类型就要复杂繁多多了。下面介绍几类是较常见的会议。
工作会议：是由不同方面的人聚集在壹起，为达成同壹目标，得到统壹结论而召开的会议。工作会议有例行性工作会议，也有由壹群人针对某件事情临时聚集在壹起召开的会议。工作会议的作用主要体现在以下两个方面：壹是向全体与会人员通报近期的工作情况和進行分工，二是管理层或会议发起者与员工或与会者在感情上的接近和沟通，以期取得员工或与会者在工作中全力以赴的配合。在工作性会议中，主持人就像是交响乐团的指挥，会议参加者虽然每人原有的风格和“演奏技巧（发言）”不同，具有各自的特性，但最后却必须形成为非常和谐的“大合奏（会议）”。
管理层会议：是指管理层职员必须定期召开的研究决定本组织或公司重大事项的碰头会议。会议周期、参加人员和会议地点基本上都相对固定。能否开好管理层会议是决定壹个组织或公司能否良好运转的主要指标。
团体年会：是指已经成立的社团或公司等按照该社团或公司的章程定期召开的会议。这类会议壹般都是每年召开壹次，因此称为年会。年会的主要内容有选举新的领导班子和代表，审议通过工作报告和工作计划，包括未来年度的预算等。年会是该社团或公司的最高权力机构的会议。年会有代表大会及理事会等不同形式。比如说职工代表大会就是壹种年会。它是由《企业法》等法律法规明确规定的并具有很强的稳定性的企业民主管理的基本形式。职工代表大会依法享有壹定的权力，在法定的范围内可以审议、审查、审定企业的壹些重大问题，并且凡在自己的权限范围内作出的有关决议，对企业行政和企业员工都具有约束力，是具有权威性和实效性的制度。职工代表大会的基础是员工，职工代表是代表员工参加职工代表大会的，职工代表反映的是员工的意见和要求。职工代表在壹起审议、审查、审定企业重大问题的过程，就是互相交流，相互了解，共同提高认识的过程，有利于提高议政能力，提高整个企业的管理水平，增强员工的凝聚力，增加企业在竞争激烈的市场中的生存能力。
研讨会：也称座谈会，是壹种邀请有关人员交谈讨论某壹或某些问题的会议。研讨或座谈的内容，可以是就壹个专门问题的反映，也可以是请壹些专门人员发表看法。研讨会或座谈会的参加者，可以是多种层次的人，也可以是某壹方面的人员。
报告会：是邀请某方面的领导干部、专家学者或有关人员作专题报告的会议。较常见的有形势报告会、学术报告会或英模报告会等。作报告的，通常是壹人，有时也可以是多人。
特别会议：所谓“特别会议”是指那些在规定的时间而定期召开的例行会议之外，由于非常特别的情况而由主管人员临时召开或指派他人临时召开的内部工作性会议，是该部门在管理活动出现特殊情况时，而采取的壹种应变措施。特别会议虽然是在应急的情况下而召开的，通常是所遇问题突然、会议准备的时间又很短，但对会议的安排也仍然要尽可能做得完备、充分，不要仓促开会。
赞助会议：以赞助为主题的会议，即为赞助会。在目前情况下，商界通常所积极赞助的项目，大致上共有以下十类；壹是公益事业。二是慈善事业。三是教育事业。四是科研活动。五是专著出版。六是医疗卫生。七是文化活动。八是展览画廊。九是体育运动。十是娱乐休闲。另壹类则是依据赞助物所划分的赞助的类型：其壹，是现金。其二，是实物。其三，是义卖。其四，是义工。
新闻发布会：简称发布会，有时亦称记者招待会。它是壹种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某壹社会组织或某壹活动、事件進行客观而公正的报道的有效的沟通方式。
电话会议：是壹种新型的会议形式。顾名思义，它是通过电话召开的会议。这类会议主要是跨区域的会议。比如说跨国公司或全球性组织需要召开工作会议时，往往就采取电话会议的方式。这样既节约了旅宿费等，也节约了与会人员的时间，提高了工作效率。
电脑会议：是壹种比电话会议更新的会议形式。它是通过电脑语音或视频而召开的会议。通过视频召开的会议，与面对面的会议几乎没有什么区别。它克服了电话会议与会者可能开小差的弊端。由于电脑网络的发展，电脑会议越来越受青睐。
政府工作会议：是政府部分内部针对某些工作而召开的会议。比如农业工作会议等。政府工作会议需要做比较多的准备工作，其透明度也相对较高。
其他按组织性质不同而划分的会议有非政府组织会议，社区会议等。不同性质的会议具有不同的特点，因此在开会时也要掌握不同的技巧。有关这方面的知识在“开会技巧”壹章中将专门介绍。
四、什么情况下需要开会？
在信息高度流通和机械化程度极高的现代文明社会，我们无论从事任何壹项工作和事业，都必须与其他人合作。因此，当我们计划开始壹项工作时，我们首先要做的是将那些有兴趣壹起来做的人召集在壹起召开会议，确定我们的工作方向和计划，并進行分工协作。这是需要开会的最原始动因。当然，我们日常生活中的大部分会议并不是因为基于这壹最原始的动因而召开的，而是例行性的。比如，定期召开的年会和工作会议等。下面几种情况下我们必须召开会议。
讨论工作：壹个社团或公司需要定期讨论工作和進行工作分配，这就需要经常召开工作性质的会议。比如我们公民议政每月都需要召开壹次执委会的工作会议。这是我们工作中必不可少的壹项活动。只有这样，我们才能保证我们的工作能顺利進行，定时完成工作计划，并保证我们的工作不偏离组织的发展方向。
学术研究：大学或研究机构需要不停地出研究成果，政府部门和非政府组织也需要不停地研究未来工作的发展方向，因此需要经常召开各类学术研究会议，提供各方专家学者進行相互交流和讨论的机会，集合各方学者的智慧，并向社会展现他们的研究成果。在中国，学术研究会议并不多见，而在西方国家，大学里的研究学术会议就象上课壹样经常。
协商谈判：公司与公司之间，工人与企业主之间，屋主与住家之间，乃至政府与政府之间都会经常发生摩擦，需要通过协商和谈判解决。协商和谈判是解决问题的第壹阶段，谈判不成就可能会发展成抗争，乃至战争。人们似乎并没有在几千年的对抗中中吸取足够的教训，抗争和战争还会伴随着人类的存在而存在。最理想的解决问题的方法当然是协商和谈判，抗争甚至战争都是迫不得已的手段。当然，抗争也是为了赢得更多的谈判筹码的壹个方面，因此，在西方民主社会多数的非暴力抗争都是为了最终赢得更多的谈判筹码，并最终达到解决问题的目的，而不是为了抗争而抗争。公民议政不主张用暴力的形式解决任何问题。
组织年会：任何组织机构包括政府、公司、社团等都需要定期召开最高权力机构的代表会议，以体现组织机构全体成员的意志。所有国家的法律都有这方面的规定。这也是制约组织机构的领导人垄断权力，瓜分资源的壹种最有效的方式。
选举代表和成立社团：通常情况下，选举只是开会的壹项内容。壹般的组织机构在召开年会时都会有选举这项内容。这里单列出来的原因是，如今在我国民众权利受到侵犯的现象非常普遍，各地的抗争运动此起彼伏，而且规模越来越大。而这些抗争活动基本上都是民众自发的，事先并无任何组织号召，期间也没有组织参与协调行动。这主要是因为政府严格管制民间结社，除了政府及附属机构外，几乎没有任何形式的非政府组织。这些因为共同利益走到壹起从事抗争活动的民众就需要通过开会来推选自己的代表或代言人，代表他们与当局或资方协商谈判，并在条件可能的情况下注册成立保护大家的共同利益的社团组织。因此，在这种情况下，选举代表和成立社团就成了开会的唯壹目的。真正意义上的选举是民主的基础，是当代人类政治文明的重大成果。没有选举，就没有民主。因此学会如何進行选举活动是非常重要的。
五、开会的意义
发挥集体智慧：中国有句俗话：三个臭皮匠，顶个诸葛亮。也就是说，集体的智慧远远超过个人的智慧。我们前面介绍的工作会议，学术研讨会等，均是为了通过开会充分发挥与会者的集体智慧。要想达到这壹目的，就必须做到让与会者能畅所欲言，这样方能集思广益。最糟糕的情况是，所有的会议如工作会议或学术会议等都开成壹言堂式的报告会，与会者无法参与互动。
体现团队精神和力量：高效率的会议能体现出团队精神和力量。壹个有凝聚力的领导团队在会议中能做到：
决策迅速，也较少花时间去担心同事之间的背后算计；
会议开得热情而紧张，竭尽全力，决不会枯燥乏味；
会议是出难题、挑战各自的观点并最终达成壹致的忠于集体最高利益的论坛。与会者们的争吵是就事论事，不针对个人。尤为重要的是，当吵完以后，他们有惊人的肚量，像没事人壹样接着又开始讨论下壹个问题。
可惜的是，许许多多的领导团队永远做不到这壹点。他们沈迷于轻轻松松、客客气气的办公会议，并把它们当做从壹大堆繁忙事务中解脱出来的壹个栖身之所。其结果是，他们把这些会议变成了部门领导述职的既乏味又毫无鼓舞作用的示教集会。
调动大家的参与意识：无论是团体年会还是例行工作会议，都是为了充分调动与会人员的参与参与热情和责任意识。尤其是当壹群利益受到侵害的民众在進行维权过程中，开会是最好的发挥参与者积极性的方式。这壹点对于维权领袖来说非常重要。切记任何个人的力量都是有限的，唯有充分发挥广大参与者的积极性才能形成强大的力量，同时使自己得到更多的保护。过去多数维权领袖都是出于壹种强烈的正义感而勇敢地自己站出来代表大家与当局抗争，而没有通过大家开会授权或选举成为代表或代言人。这样以来，壹旦这些维权领袖遭到迫害，其他参与抗争的民众就不觉得自己有责任维护他们。政府也会找出种种借口阻止其他人为他们伸张正义。如果这些维权领袖是民众通过合法途径按议事规则选举出来的代表或领导，则情况就会大不相同。因为侵犯了他们的合法代表的权利就等于侵犯了他们自身的权利。他们就充分的理由去保护那些维权领袖。
展现强大的民意：社会弱势群体往往因为处于社会的弱势，他们的声音无法引起整个社会的关注。因此，他们需要联合行动，只有这样他们才能充分表现他们的集体意志，争取公众媒体的关注和同情，向整个社会展现出强大的民意，给政府和有关部门壹种强大的压力，迫使政府和有关部门面对和解决问题。
第二章 会议准备
壹、开会前需要思考的几个问题
开会前，我们需要思考下面几个问题：
（壹）为什么开会
这个会议是为什么开的？是为了说明什么情况，还是为解决问题而获得结论呢？是为了交换情报，还是为了出谋划策？明确会议目的是使壹些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。
（二）议题是什么
会议的议题是什么，并获得最简洁，最明确的表述，这是确定会议進行的方式和出席会议人员的基础。
（三）谁参加会议
会议由谁主持？要有哪些人参加？其中关键的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到会的是否可找人代理？
（四）什么时间开会
会议什么时间开始？预计什么时间结束？
（五）在什么地方开会
会场安排在哪里？对会场有什么特别的要求？是否需要安装特别的视听设备？
（六）会议怎么开
会议采取什么方式進行？是否要求与会者在前来参加会议时携带什么特别的资料？有什么需要特别注意的事项？
当以上六个问题都得到了明确的答案后，我们就可以开始正式着手会议的筹备工作了。
会前准备阶段的工作，总体而言有如下四项：发起人聚商，推动其他人参与，起草会议计划书，场地预订与准备设施，起草会议文书，发出会议通知并跟踪回馈信息，具体落实会务工作，媒体造势，消除影响会议顺利召开的因素等九个方面。下面分别予以介绍。
二、发起人聚商
这壹过程是针对这样的情况而言的：壹群人在召开会议前并不属于同壹组织，发起人为了争取与其他壹部分人的共同利益而召集大家开会，共商对策。最初的发起人需要先找到几个与自己壹样有热心有勇气的人愿意壹起站出来为大家发出声音，争取权益。而这几个具有奉献精神的人需要先聚在壹起商量如何推动大家参与到他们的争取权益的活动中来。只有他们之间具有了很强的默契和共识，下壹步工作才好展开。否则单凭壹两个发起人去推动壹项活动是不明智的。这壹方面会很辛苦，但成效不佳，另壹方面也会承担过大的风险，尤其在壹个人治社会，说不定这位发起人就会遭到打击报复甚至入狱等。
三、推动其他人参与
这壹过程也是针对事先没有组织的情况下召开会议而言的。壹群发起人在经过充分讨论，拿出下壹步具体方案后，就要挨家挨户地去动员与自己利益相关的人士参与到他们的活动中来，并通知他们前来开会，讨论大家共同关心和面对的问题。这壹过程是很艰辛的，如果没有很强的从事社会活动的毅力与决心，这时候最容易感到挫折甚至放弃维权活动。
四、起草会议计划书
召开会议是要达到壹定的目的和目标。前面已经提到，会议有很多种类型，不同的会议需要進行不同的筹划工作。制订完善的会议计划，是为了确定会前、会中和会后必须要做的事项，使会议达到预期目标，这项工作是必不可少的。
在起草会议计划书之前，应该先收集方方面面的信息，然后根据收集来的信息制作会议计划书。会议计划书壹般分以下四个部分：
财务预算：不同的会议需要不同的预算开支，有些会议如座谈会和工作会议等，基本上不需要什么费用；有些会议如代表大会，研讨会则需要较大的开支。
预算中的费用有两类：固定费用与可变费用。固定费用不随着活动的参加人数而变动，如场地费用和准备文书费用等。可变费用则根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮住宿等费用属于可变费用。
下面是参考预算项目：
1.交通费用：包括与会人员往返交通费用及会议期间交通费用等。
2.场地费用：包括会议场地租金，会议设施租赁费用及会场布置费用等。
3.住宿费用：这是安排与会人员住宿所需的费用，也是会议预算中比较大的壹笔开支。因此，请什么样的人，请多少人就要仔细斟酌考量了。
4.餐饮费用：会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
5.宣传费用：包括广告、媒体联系及各类印刷费等。
6.其他支出：指会展过程中壹些临时性安排产生的费用。这些服务通常是临时或者按时提供的，这些费用的预算很难计划，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。
会议主题：会议的主题，即会议的主要议题和指导性想法。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此壹壹加以确定。
会议流程：这部分内容包括预计召开会议的日期，会议预计召开几天，会议形式或程序是什么，将有多少人到会，会议的发言人有哪些等。
工作分工：这部分内容主要是分配会议筹办的相关工作，比如谁来制作会议邀请函，谁来准备会议文书，谁负责会议视听设备，谁来准备食品和饮料，谁负责接待工作和翻译解说工作等。
计划书完成后，需要经过相关人士或部门审批同意。壹旦会议计划方案通过后，马上就要着手会议的其他各项筹备活动。
五、场地预订与准备设施
关于场地问题，我们首先要考虑的是会议需要多大的场地，选择什么地点召开会议最合适。
选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。 壹般的小型会议，可以选择在本组织和公司的办公室或会议室召开，而壹些比较大型的会议，则最好租用专门的会议场所展开较好，如酒店专门出租的会议室、学校礼堂等。租借场地需要考虑的因素有两个：壹是价格，二是方便交通。最好是在正式确定场地以前，先实地考察壹下周围的环境，测试音响设备等。
有关会议设施，主要是针对那些专业性很强的会议而言的，如展览会，发布会，研讨会等。壹般性的会议并不需要很高的要求，只要发言者所需的话筒音量足够大就行了。下面是供专业性会议参考的设施：
1、屏幕，2、投影仪，3、电脑，4、音响，5、话筒，6、桌卡，7、主席台，8、幻灯机，9、讲台，10、椅子，11、夹纸板，12、大白板，13、签到台，14、签到簿，15、马克笔，16、铅笔，17、信签，18、会议桌椅，19、插线板，20、横幅，21、指示牌，22、告示牌，23、背景板，24、灯光照明
六、准备会议文书
会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手壹份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数会议议程、开幕词、闭幕词和主题报告。其他的相关文书还包括：会议简介，来宾简介，筹办单位和赞助单位简介，交通指南，会务指南，媒体新闻稿等。如果想使会议更具专业化，最好专门印制带有本次会议标志的文件夹及信笺等。
七、发出会议通知及跟踪回馈信息
会议邀请或通知函包括以下六项内容：壹是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。
不管什么样的会议，主办者当然希望适宜的对象参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括会议邀请、回执处理、确定通知等3个程序。
会议邀请或通知函主要通过以下三种方式发出；邮寄、电子邮件及媒介公告或刊登广告。通常信息发布包括主题、时间、地点、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议企划书，可以让参与者了解参加的意义并且增加对会议的期望。
当邀请或通知函发出后，主办者要主要整理回执，并跟踪与会情况。回执收到后，通常需要统计。接下来需要做的就是落实资源——主要是食宿安排。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络回执或者电话均可。有些年长或由于其他因素可能没有收到邀请函的人，会议筹办者要及时跟踪联系，争取其与会。
八、媒体造势
如果所召开的会议是工作性质的会议或内部会议等，则不需要媒体造势。如果所召开的会议是公开的，而且希望公众了解这次会议的情况，则需要進行媒体造势。比如维权过程中召开的公开会议，公司展开的展销会及成果发布会，针对社会话题而召开的非政府组织座谈会及政府工作报告会等。通常的做法是通过召开记者招待会、刊登广告及派发传单来说明会议的目的，内容和时间地点与会人员等。在西方发达国家，媒体造势的方法越来越多，有的甚至租用飞机在空中喷射相关字眼来达到宣传的目的。在这方面，绿色和平组织的媒体造势活动是所有非政府组织中做得最好的组织之壹。
九、消除影响会议顺利召开的因素
召开任何壹次会议，中间都有可能出现壹些意向不到的干扰，使会议无法顺利举行。因此事先消除影响会议顺利召开的因素是非常重要的。影响会议顺利召开的因素主要因素包括：
1．筹办组织或个人之间权力与责任不明确；
2．预算无法落实：
3．场地出现变故；
4．主要与会者无法出席；
5．会议组织者不遵守约定；
6．交通出现问题；
7．政府的阻挠和破坏；
8．会议筹办者中途停止计划。
第三章 召开会议
壹、会议后勤服务
会议准备工作做好后，下壹步就是迎接会议的召开。如果壹次会议的准备工作做得再好，而会议期间的工作没有做好，则可谓前功尽弃。不过，只要会议筹办者按照预期计划履行方案，在执行过程中，能做到耐心、细致与周到，则壹般不会出现大问题。
在会议执行过程根据不同会议的形式，需要注意餐饮安排、交通安排、司仪安排、秩序维护和摄影摄像等事项。
（壹）餐饮安排
根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；
餐饮安排通常有三种形式——便当、自助餐及围桌餐。现在比较流行的是既省钱又省事的自助餐。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。此外，在会议期间，最好准备足够的饮料，以免与会者四处找水喝，影响会议的進行。
（二）交通安排
壹般性的会议并不需要太多的交通安排，只有召开较大规模的跨区域会议时才需要考虑交通问题。交通安排最简单的做法是委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。
（三）司仪安排
各种主题的会议对礼仪的要求不壹样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求壹致。 如果是工作性会议，当然就不需要专门的司仪。
（四）秩序维护
对于会议而言，无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好。
（五）摄影摄像安排
根据会议的级别和要求，可以安排专业的摄影摄像人员对会议進行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给与会者，或者作为第壹手资料予以存盘。
二、会议记录
会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。
壹般会议都应有记录。会议记录包括两部分内容，第壹部分是会议的组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等。第二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。会议记录真实记载会议的情况，客观地反映会议的内容和進程，是重要的档案材料，它不仅为会议简报、会议纪要的撰写提供重要的素材，而且为日后分析研究会议提供依据，还是检查会议决定执行情况的凭证。因此认真做好会议记录，具有十分重要的意议。
根据前面的介绍，会议记录壹般有两种方法：壹种是摘要记录，壹种是详细记录。通常日常性的工作会议多采用摘要记录。摘要记录是抓住重点，摘录要义，如发言要点、结论、会议通过的决议等。摘要记录对记录人员素质要求较高，记录人员在记录时必须迅速作出分析概括，抓住重点，领会要义，明白取舍，既要准确地表达发言者的中心意思，又要做到简明扼要。会议的重点壹般都是领导同志的发言、会议的决定、决议。
会议记录是有关会议情况的笔录。壹般用于比较重要和正式的会议。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的壹种历史资料。会议记录既要求速度快又要求真实度高。因此，比较重要的会议都有壹个或两个以上的记录员。
会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。记录头的内容有：
1．会议名称，
2．会议时间，
3．会议地点，
4．会议主持人，
5．会议出席、列席和缺席情况，
6．会议记录人员签名。
会议记录应该突出的重点有：
（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；
（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；
（3）权威人士或代表人物的言论；
（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；
（5）会议已议决的或议而未决的事项；
（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。
三、会议记录范例
（壹）详细型记录范例
主题：XX公司项目会议
时间：1998年9月1日
地点：公司会议室
出席人：公司各部门主任
主持人：刘XX（公司总经理）
记录：祁XX（办公室主任）
（1）、主持人讲话
今天主要讨论壹下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。
（2）与会人员发言
技术部朱主任：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。
资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这壹块就干脆忽略掉，而书信这壹部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这壹方面是很有市场的。
市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。
（3）结论
各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。
散会。
主持人：（签名） 记录人：（签名）
（二）概要型记录范例
XX大学招生委员会会议纪录
（1）开会日期：XX年X月XX日X时X分
纪录：吕XX先生
（2）开会地点：行政大楼四楼第三会议室
（3）主持人：董教务长
（4）主席致词：略
（5）业务报告：
1.本校九十二学年度转学生招生考试业于七月九日举行完毕，共有三、四六五名考生报考。各学系考生成绩由阅卷委员评分完成，并经本组登录及核算完毕，各应考科目均标成绩经统计如附件壹。本学年度转学生考试拟提早于七月二十四日公告录取名单，预定于八月十二日办理正取生报到手续，于八月十五日办理备取生递补登记作业。
2.本次考试计有十五位考生违反试场规则，拟依据试场规则及违规处理办法处理，违规情形详如附件二。
（6）讨论提案：
案由壹：本学年度转学生考试违规考生处分案，提请讨论。
说明：
本学年度共有十五位考生因考试时间终了仍继续作答、手机发出声响、使用或携带计算机及未携带身分证入场等违规情形发生（详如附件二），违规考生拟依试场规则处理。
决议：
1.修订通过，违规考生处理情形详如附件二。下学年度起，请各试场监试人员于考试开始时，向考生宣读注意事项（如手机请关机、本节考试不得使用计算机等），以善尽告知之责并避免违规情事发生。
2.于下学年度提案修订试场规则第七条条文为：…惟至考试当天结束前，准考证及身分证仍未送达或未依规定申请者，扣减其该科成绩五分。
案由二：拟订定本校九十二学年度转学生考试各学系最低录取标准及正、备取生录取名额，提请讨论。
说明：
1.本学年度各学系考生成绩册详如附件三，请各学系依考生成绩排序及简章规定，订定各系之最低录取标准。
2.本案经委员会审定，录取名单签请校长核定后，预定于七月二十四日公告录取名单，于七月二十五日寄发考生成绩通知单。
决议：
照案通过。各学系最低录取标准详如附件四。
（7）临时动议：无。
（8）散会：四时整。
四、会议结束阶段工作
会议结束阶段主要工作有以下四项。（1）形成可供传达的会议文件。（2）处理有关会议的文件材料。（3）为与会者的返程提供方便。（4）向与会者发出感谢信和相关会议决议等信息。
第四章 议事规则
壹、程序正义的重要性
会议要讨论，讨论难免有争执，所以要“循壹定之规则”，这壹定的规则就叫“议事规则”或“会议规范”。最有名的议事规则是罗伯特规则，是由美国著名的议学家罗伯特撰写的壹本书名“罗伯特规则”而来。国父孙中山先生也撰写过壹本叫做“民权初步”的小册子，收录在“建国方略”里。世界上很多国家和地区都有专门的有关议事规则的法律法规，比如台湾就有“会议规范”法规，各种会议都得照着规定议事。“会议规范”总共有壹百条，包括“会议的流程”、“主席的职权”、“纪录的形式”、“各种的动议”、“表决的方式”与“选举的方式和流程”等。
勿需讳言，遵守议事规则，是走向民主和法治的第壹步。壹个组织或机构的民主性质,其根本的标志在于它的每壹个成员都能自由的参与壹个具体议题的全过程,而不仅仅是最后的投票。明确而公允的规则在保障它健康、有效的运作的同时,最大程度地保护每个成员的权利,并认真的对待每个成员的意见。
英语民族在搞政治方面的优越性就在于他们懂得开会，结论就具有充分的正当性，也就是人们常说的程式正义即结果正义。 其实说到底，民主政治其实就是壹种程式性的东西，就是壹套议事决策的程式规范。
通常人们认为，在欧美民主史上，以法国革命为代表的大陆模式是壹种激進革命的历史，他们满怀理想地追求自由、平等，追求社会公正等目标；而英美模式是保守的缓進改良的历史。可是，如果考察两百多年来欧美各国的政治变迁，考察自由、平等、民主、社会公正等价值的实现程度和前后对比，就会发现，英美模式导致的变化程度，并不亚于世界上任何壹个地方，也是天翻地复的变迁。之所以给人保守缓進的印象，无非是因为反复小，血流得少。这正是英美模式成功的地方。而这种成功，至少有壹半得归功于人们对程式、对规则的尊重。
人们常常会纳闷，为什么我们中国人壹到开会就头大了。原本是为了解决问题而开会，最后却往往会议还没开就打破头了，或者是开会引起的问题比开会前更多。比如，过去民主运动中出现过壹加壹等于三的怪事。当时两个最大的民运组织召开合并会议，结果合并不成，却演变成了三个组织，即原来的两个组织加合并成的壹个组织。这显然是因为召开合并大会而引起的。这次会议失败跟与会者不懂得议事规则或不遵守议事规则有直接的关系。因此，了解和并学会遵守议事规则，对于国人来说非常重要。
当然，懂得议事规则还是不够的，还要有民主社会的宽容等精神做为基础。否则就容易走程序的极端。中华民国初期曾出现这种情况，以致于因纠缠程序正义而发生内战等。这些教训都是很惨重的。
那么，程序正义如何可以实现实质正义呢？所谓正义，是我们要保障的价值。实质正义是相对于程序正义而言，也就是我们要保障的价值，而程序正义，指的是合于程序法则、精神。所以，所谓符合程序正义，就是说壹切的大众决策，其决策过程，合于程序法则、精神。程序正义并不保证会议结果必为众所欲求。最主要的作用是在所谓的“程序保障”，而“程序保障”就是保障与会者人人享同样的权利。当每壹个与会的权利都得到了保障时，我们就可以说程序正义导致了实体正义，或者说平等权益即正义最终能得以实现。所以，充分强调程序正义是很有必要的。
二、罗伯特议事规则简介
壹百多年前美国南北战争时期，北方的麻省贝特福特有壹位年轻的陆军中尉亨利?马丁?罗伯特。壹天，他奉命主持地方教会的壹个会议。由于与会者对会议题意见分歧很大，结果可想而知，这位25岁的年轻军官，把这个会主持得壹塌糊涂。人们在会上争论得不亦乐乎，最终是什决议也未达成，这样的会开了等于不开，甚至比不开还要糟糕。这事让罗伯特心里放不下了，这位毕业于西点军校的美国军人的认真劲上来了，他发誓，如果不找到壹个好的开会办法，他就再也不开会了。他开始认真探究人的智慧本质，和大多数西方哲人壹样，他发现人是壹种最难被道理说服的动物，当出现分歧的时候，不管分歧的基础是什么，或者出于利益冲突，或者出于信仰理念，或者出于知识经验的不同等等，总之分歧壹旦明确公开，是非常难以在短短时间里靠语言的交流来达到壹方说服另壹方的。分歧的双方找到共同点的可能不是不存在；但是这需要有壹定的交流机制，否则，壹方说清楚了，另壹方根本没听進去，还是白搭。结果他发现，美国居然没有壹部现成的开会议事规则。尽管西方人从古希腊广场民主时代开始就开会决议军政大事了，但是，那时嗓门比道理的效力要大。
罗伯特决定自己写壹部。他开始研究已有的各种议事程式，探索这些程式的逻辑，为什么要这样规定，如果不这样规定的话，会产生什么结果。经过几年努力，他写出了壹部《罗伯特议事规则》。他自费出版，并自己出钱买了壹千本送给国会议员、律师、教授等头面人物。该书后来畅销全国，成为美国民众开会的标准手册。到１９１５年，已有将军头衔的罗伯特出版了修订本，书名正式叫做《罗伯特议事规则》。
这样的“游戏规则”，对于民主理念的具体实现和操作，常常具有决定成败的重要性。罗伯特议事规则的内容非常详细，包罗万象，有些是针对会议主持主席的规则，有些是针对会议秘书的规则，当然，大多是有关普通与会者的规则．他们遵照怎样的规则提出和表达意见，遵照怎样的规则進行辩论；怎样進行表决。比如，有关动议、附议、反对和表决的壹些规则是为了避免争执。原则上，现在美国的国会、法院和大大小小的会议上，在规范的制约下，是不允许争执的。如果我对某动议有不同意见，怎办呢？我首先必须想到的，按照规则是不是还有我的发言时间？什么时候？第二，当我表达我的意见时，我是向会议主持者说话，而不是向持不同意见的对手说话。不同意见的对手之间直接对话，是规则所禁止的。
在国会辩论的时候就是这样，说是辩论，不同意见的议员在规定的时间里，只能向主持的议长或委员会主席说话，而不能向自己的对手“叫板”。发言的时候不能拖堂延时，不能强行要求发言，在别人发言的时候不能插嘴，因为这都是规则所禁止的。
在美国的法庭上也是这样，当事双方的律师是不能直接对话的，因为壹对话必吵无疑，法庭就会变成吵架的场所。规则规定，律师只能和法官对话，向陪审团呈示证据，而陪审团按照规则自始至终是“哑巴”。不同观点和不同利益之间的针锋相对。就是这样在规则的约束下，间接地实现的。
这样的技术细节，是民主得以实现的必要条件。否则的话，发生分歧就互不相让，各持己见，争吵得不亦乐乎，很可能永远达不成统壹的决议，什么事也办不成。即使能够得出可行的结果，效率也将十分低下。而罗伯特议事规则，就像壹台设计良好的机器，能够有条不紊地让各种意见得以表达，用规则来压制冲动，找到求同存异的地方，然后按照规则表决。规则保障了民主程序的效率。
罗伯特议事规则立足于民主理念的具体实现和操作，内容包罗万象，大多是有关普通与会者的规则。如美国的国会、法院和大大小小的会议上，在规范的制约下，是不怎样有直接的争论的。如果对某动议有不同意见，首先必须考虑是，按照规则是否有我的发言时间？是什么时候？别人发言时不能插嘴，不能拖堂延时，不同观点只能通过主持者间接实现。表面来看，这是技术细节，实质是保障民主程序和开会效率的必要条件。否则，会越开越多越开越长，甚至成了吵架场所，什么议题都议而难决，泡会的日子就免不了。
但是,本书也有它的缺点。最突出的就是它的复杂和繁琐。由于它的目标定在普适性上,其技术上不必要的复杂也就往往成为不可避免。事实上,除了本书以外,目前还有许多简化和专门化的同类书籍(见附录中的英文参考书目)。这些书籍既保持和遵守着同样的基本原则,又为具体的组织和读者提供了可行的简化规则。
三、民权初步主要内容
孙中山先生是近代中国第壹个摆脱封建帝王和官僚传统而信仰民主的政治家，他搞民权的第壹步就是让人们知道如何开会。孙中山亲自翻译编写了《罗伯特议事规则》，取名《民权初步》。胡适说，孙中山的《民权初步》的重要性远胜过《建国方略》、《三民主义》，然而，却被人们忽略了。
《民权初步》是孙中山先生思想中建国方略之社会建设，这本书于民国六年二月发表于上海，是孙中山先生参考美国学者沙德女士之会议规则而来。孙中山先生在其自叙中说道，这本书是教吾国人民行使民权的第壹部方法，所以名为民权初步。
民权我国就社会凌乱散漫，毫无组织，常被耻笑为壹盘散沙,因此要雪耻图强，复兴民族，必自改造社会做起，使我们的社会成为有秩序、有纪律，合乎现代化新社会。
民权民权初步虽然讲的是集会，推而广之，就是建设社会的规范。因为中国人壹向就缺乏组织习惯和团体生活训练，常连最基本的议事规则也不懂，所以要建设新社会，树立全民政治的基础来实现民权主义，就要按照民权初步的训练，使之成为我们生活习惯的壹部份，然后可以造成有组织的国家和民族。
民权初步有以下几项主要的基本精神，分别为：
A、重视平等和公正
B、重视秩序和和谐
C、重视讨论自由
D、少数服从多数
E、多数尊重少数
民权初步的主要内容包括：会议的概念，会议的种类，什么是动议，什么是提案，如何進行讨论，议事规则，如何進行表决等。有关会议的概念和种类前面已经做过详细介绍，下面就其他几方面的内容做个简单说明。
（壹）什么是动议？
动议为对事体处分的提案，民权初步第三十壹节，其意义即为出席会议的人，提出依各问题或意见，请求会场予以讨论或采纳。会议中议案的来源，计有两种，壹种是口头的动议，壹种是书面的提案，名称和提出的手续，虽各有不同，但其作用是壹样的。
（二）动议有那些种类？
A、主动议： 对某壹事件的处分，提出意见和办法，请求讨论，進而付之表决。此壹动议不附属于任何动议而能独立存在者属之。
B、附议： 附议的意义不在赞同此动机，而是赞同讨论这个动机，动议者发动议只是个人，但经附议与主席接述后，此动议就成为会场大众之动议了。 动议必须以壹人以上附议，始得成立。主席对动议，得自为附议，各种会议，另有规定者从其规定者从其规定。而权宜问题、秩序问题、会议询问、收回动议等，则不需附议。
C、附属动议： 附属动议是指壹动议附属于他动议，而以改变其内容或处理方式为目的者属之。主动议只能提出于无动议当前的议场，附属动议优先于主动议，处理附议动有其优先级散会动议、栏置动议、停止讨论动议、延期动议、付委动议、修正会议、无期延期动议。
D、动议的程序： 动议的程序应依以下规定实行：
a、动议者向主席请求发言地位
b、承认动议者之发言地位
c、动议者提出动议
d、附议
e、主席接述动议，并付诸讨论
（三）提案
动议以书面提出，称为提案，提案除依特别规定，得由个人或机关团体单独提出者外，须有附暑，其附暑人数如无另外规定，和附议人数同。
（四）不得动议之时机
除权宜问题，秩序问题，会议询问，及申诉动议外，有下列情形之壹时，不得提出动议他人取得发言地位时、表决或选举时。
（五）动议收回的时机
A、经附议前之动议，可由动议人收回
B、附议后之动议，须经附议人同意，方得收回
C、经主席接述后之动议，原动议如欲收回，须经主席征询无意义后方得收回，如有异议须付表决
（六）讨论
讨论是指对于问题壹切评论，无论其为反对或赞成。亦即出席人对于壹个议案，即当前的问题，加以研讨评论之谓。当壹个议案，经主席宣付讨论后，出席人都有发表意见、贡献办法的权利和责任。经此讨论之后，始行提付表决。以期获得正确的结论，这是议事必经的程序。
（七）讨论的原则
A、议事原则--
就是在同壹时间内只讨论壹个问题，在壹个动议未经讨论完毕，提付表决之前，不得另将其他动议提出讨论。开会时如有违反上述情事，主席应立刻予以制止，或不予接述。其他出席人亦得提出秩序问题，请求主席予以制止。不过如为权宜问题，获秩序问题，因时机迫不及待，或因议事秩序上发生错误，必须即时纠正，则可不受此项限制。
B、充分与自由讨论原则--
所谓充分讨论，及出席人的讨论权，不受任何不当限制，主席对于出席人所提发言讨论的要求，只要合乎秩序，不得任意拒绝，出席人在参与讨论时，除因违反议事规则，得由主席自动，或经其他出席人，请求主席予以纠正制止外，任何人不得加以阻扰。除规定不经讨论迳付表决之案，或由主席裁定之事外，任何议案，非经过适当的讨论，不应提付表决。所谓自由讨论，及参加讨论的人，无论其为正面或反面，或其他主张，只要不离本题，不违反礼貌，不触犯议事规则，任何人均不得加以干涉。主席对于要求发言的人，必须议照规定或习惯予以允许，而不能予以拒绝，在讨论進行中，如有人动议停止讨论，必须得到三分之二的人数同意方可。
C、少数服从多数的原则--
少数服从多数，多数决定壹切，为民主政治的重要原则。会议的目的，就再凝结与集中会场对于某壹议案的大多数人的意见，并且使此大多数的意见，经由讨论，运用合法的与和平的表决方式，通过实行；会场少数会员，尽管于讨论时，可持有不同或相反的意见，但壹经表决，必须牺牲放弃而接受多数与会人员意见的决定。
D、尊重少数意见的原则--
民主政治少数固应服从多数，而多数也应尊重少数的意见。会议设置程序，议案必经讨论，就是为了要听取少数的意见，经过三读会程序的议案，规定三读不能在同日举行，在这三读过程中，又必须经过审查辩论等阶段，然后才付表决；其主旨也在使少数派有发表意见的机会。
（八）表决
表决是对议案之最后处理方式。表决方式有投票表决、举手表决、起立表决、正反两方分立表决、唱名表决等等，唱名表决之方式，如经出席人之提议，并得五分之壹以上之赞同，即应采用。出席人应名时，应起立答应赞成，反对或弃权。如未应名，再唱壹次，但不得三唱。 表决时还需注意两面俱呈的原则。所谓两面俱呈即壹个议案必须就赞成与反对两方面，分别举行表决，除有特别规定得数额外，如赞成者为多数，即可决；反对者为多数，即否决。可否同数时，如主席不参与表决，亦为否决。表决必须两面俱呈，不止是手续问题，更重要的，乃是民主政治的原则问题。
（九）主席行使表决时机
主席以不参加表决为原则，但主席于议案表决可否同数时，得加入壹方，使其通过;；或不加入，而使其否决，但有特别规定之表决人数者，从其规定。主席于议案之表决，可否相差壹票时，得参加少数方面，使成同数以否决之。主席于议案可决，有特别规定之额数者，如相差壹票，即达规定之额数时，得参加壹票使其通过，或不参加使其否决。
（十）权宜问题
凡议场遇意外事件，足以影响议场全体或个人权利者，均构成权宜问题。(如骚扰会场、灯光熄灭、或会员远行要求优先发言等，出席人得提请主席制止。)
（十壹）秩序问题
议案進行中，会员或主席有破坏会议次序，违背议事规则，便构成秩序问题。(如发言超出议题范围，出席人得请求主席纠正。) 权宜问题与秩序问题之提出，可不必先取得发言地位，直接向主席提出，权宜问题较秩序问题优先，且在七种附暑动议之先。这两个偶发性动议，是因为在会议進行中，有外在突发事件或违反议事规则的情形发生，因而困扰会场才提出的，且此类问题又是会议终非先解决不可之事，固可直接起而发言，优先获取发言地位。
四、简易议事规则
无论是罗伯特议事规则，还是壹般国家颁布的议事规范，都过于繁琐，它们与其说是为壹般民众开会而制定，还不如说是为了帮助那些议会里的人如何成为开会专业户。下面是壹个根据各种常用议事规则而整理出来的简易议事规范，适用于壹般民间社团：
第壹条：开会及决议额数
会员大会 (代表大会、理事会、监事会)壹般性决议应有会员 (会员代表、理事、监事)过半数出席，较多数同意。但下列事项应有出席人数三分之二以上同意。
壹、章程之订定与变更。
二、会员之除名。
三、理监事之罢免。
四、财产之处分。
五、团体之解散。
六、其他与会员权利义务有关之重大事项。
第二条：不足额问题
开会时间已至，不足开会额数者，主席得宣布延后开会，延后两次仍不足额时，主席应宣告延期开会或改开谈话会。
出席人数因故未达开会额数，得开谈话会，依出席人三分之二以上同意作成决议，会后将决议通知末出席人，于下次正式会议追认。谈话会中已达开会额数时，改为正式会议。
会议進行中，总出席人提出额数问题，主席应以按铃或其他方法，催促离席之人回至议席，并清点在场人数，如不足额主席应宣布散会或改开谈话。
第三条：会议程序
壹、由主席、临时主席(发起人或召集人)报告出席人数并宣布开会。
二、推选主席。(如有法定主席，不必推举)
三、认可议程。以无异议认可，如有异议提付讨论及表决。
四、报告：
确认上次会议记录。(可以书面或口头报告)报告上次决议执行情形。委员会报告付委案处理情形。其他报告。
五、讨论：
前会遗留事项。
提案讨论。
临时动议。
六、选举。(经出席人过半数同意得列于讨论之前)
七、散会。
壹、会议名称及会次。
二、时间、地点。
三、出席人姓名及人数。
四、列席人姓名。
五、主席姓名及纪录姓名。
六、报告事宜。
七、选举方法，票数及结果。
八、决议，表决方法及结果。
九、其他重要事宜。纪录应由主席及纪录分别签署。
第五条：主席之任务
壹、管制议程及秩序。
二、赋予发言人地位。
三、主持表决。
四、裁决权宜问题、秩序问题。答复会议询问。
主席对讨论以不参与不发言为原则，如须发言应离开主席地位并指定代理主席。本项除大会外，其他的工作会议请勿盲目引用。
主席以不参加表决为原则。但表决时可否同数，主席得加上可方使其通过。或于可方多于否方票，加入否方使其否决。
主席得于有特别额数之议案，差壹票即达规定额数时，参加壹票使其通过。
第六条：发言前应先请求发言地位，经主席认可后始得发言。
发言须先声明发言性质，封在场问题为赞成，为反对，为修正，为程序动议。
第七条：讨论事项以书面为之为提案，以口头为之为动议。提案须经连署，动议须经附议。
第八条：程序事宜
壹、权宜问题：议场偶发事件，足以影响出席人权讨论事项以书面为之为提案，以口头为之为动议。提案须经连署，动议须经附议。例如：议场喧扰，影响听觉，对表决结果发生疑问。
二、秩序问题：会议程序发生错误，或发生足以破坏议事秩序之事件。例如：发言超出议题范围，出席人得请求主席纠正。
三、申诉：不服主席对权宜问题和秩序问题之裁定，得提申诉，经附议后始得成立。成立后由出席者表决，可否同数维持主席裁定。
四、撤回提案：提案末付讨论前，由提案人征得连署人同意得撤回。如已付讨论须由主席征得全体出席人无异议方得撤回。
五、收回动议：动议未经附议前得由动议人收回，附议后须经附议人同意方得收回。如主席已处理，由主席征得全体出席人无异议方得收回，有异议则迳付表决。
六、散会《休息》动议：不可讨论迳付表决。
七、搁置动议:对讨论中的议题自本次会议程中抽出不再处理。不可讨论迳付表决。
八、停止讨论动议：认为对主题讨论已够充分，再讨论只是重复论点时提出，共获可泱，议案应立即表决。
九、延期讨论动议：认为还有因素尚待确定，目前并非讨论议题之合适时机，可提出新时间延期讨论。
十、付委动议：议题案情复杂不易处理时，得将全部或壹部交付委员会处理。委员之产生由大会推选或授权推选。委员会得另作纪录，不得删改大会原件。委员会对付委案件处理完成后应向大会提出报告，并对委员会中少数异见另提少数异见报告。
十壹、修正动议。
十二、复议动议：经表决确定之议案，符合以下三要件时得以提出复议动议：
决议末执行。
有新资料或新理由提出。
须于下次会或同次会提出，同次会提出时须有他事相间。
复议动议之讨论仅限就有无复议必要发言，正反方不超过两人次。复议动议否决后不得再为复议。复议动议可决后，重新讨论原经表决确定之提案。程序事宜之处理优先次序依前项各款之次序。
（可仅选用壹部分作为贵会可用之程序事宜，删除其他项目。）
（对复议之严格限制，贵会可自行酌情放宽。但若放得太宽，大家随便就提出复议会使决议没有什么意义。 ）
（主席宜熟背全部程序事宜之顺序，方能使主持流利。（口诀为：权、秩、申、撤、收、散、搁、停、延、付、修、复。）
第九条：除程序事宜壹至五款外，提案或动议(含修正案)均应经附议始得讨论。 除程序事宜壹至八款外，提案或动议 (含修正案)均应经讨论后始得议决。程序事宜壹至八款及第十二款不得修正。
第十条：修正案提出后，得由原提案人或原动议人自动接纳，成为原提案或原动议之壹部分。未经接纳或出席人有反对接纳时，按以下两式之壹处理。
甲式：分层修正
对原案可提出第壹修正案 (第壹层)，针对第壹修正案可再提第二修正案(第二层)。处理时先处理第二修正案，第二修正案可决时，第二修正案即取代原第壹修正案成为新的第壹修正案。可对新的第壹修正案再提新的第二修正案。
无第二修正案提出时，即处理第壹修正案，第壹修正案可决时，第壹修正案即取代的原案成为新的原案。可对新的原案再提新的第壹修正案。
无第壹修正案提出时，即处理原案。原案获可决或否决时议案即处理结束。
任壹层讨论时均可提出“替代案”。替代案如获通过，即为新的原案，原案、第壹修正案、第二修正案均打消。
乙式：并列修正各修正案与原案并列提出，同时讨论。表决时就其与本题旨趣最远者先行表决。
各修正案若不相容时，其中之壹通过，其余不必表决。并可仅取甲式或乙式纳入贵会之议事规则，删除另壹式。壹般而言乙式较甲式实用。
第十壹条：主席得于出席者无异议，或由出席者同意时，将议案之不同部分，分开讨论，分开议决。
第十二条：议决按以下三式之壹处理
壹、无异议通过。
议案仅有壹案可供处理时，可征询与会者有无异议。无异议时议案即为通过，有异议时再行表决。
二、两面俱呈。
对议案之支持与反对各進行壹次表决。正方多时为可决，正反同数或反方多时为否决。
三、比较票数。
多案并呈且不能相容时，可对各案進行壹次表决，获支持最多者为可决，其他各案为否决。人选、款项、时间、数字等，依提出顺序表决。（※三式中以第二式最周全。第壹三式较节省时间。）
第三式易作弊，主席可故意将原可相容之各提案比较票数，通过壹项打消其他。采第二式即照此问题，相容方案均能获可决通过。（※任何方案之执行均须付出成本，所以正反同数时为否决，不必浪费成本。）
第十三条：选举，应选名额为壹名时，采无记名单记法。
应选名额为二名以上时以无记名连记法为原则。但经出席人三分之－以上同意得采无记名限制连记法，其限制连记额数不得超过应选名额二分之壹。例如应选十五人，规定每人可圈选数不得超过七人。（※本条例依人民团体选举罢免办法第四条规定，无法擅改）。
第十四条：不议事规则末规定事宜依内政部公布之会议规范。
第五章 开会技巧
壹、会议不要超过两小时
“怎样的会最无聊？”被问到这个问题，壹定有人回答“会议太冗长”。只要不是特别重要的会议，不少人都在会议進行中打瞌睡。
会议形式化现象在中国壹直是壹个非常严重的问题。本来不需要的过程，却变成必须的过程；本来不需要讲的话，却变成了必须讲的话；本来几分种开完的会，却需要壹个小时，乃至更长的时间；本来壹个人讲话的会，却要几个人来讲；本来在这个地方开的会，非要到另壹个地方开；本来几个人参加就可以，非要叫来各级领导干部。这样壹来，会议没少开，时间没少占，精力没少花，财力也付出不小，但对工作却没有多大的促進和改善。
参加会议是我们生活中的壹部分，全世界每天要开无数次会议。无论妳是与会者还是主持人，都应该学会开会，懂得开会的技巧，使会议开得高效成功。据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。因此如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于任何人或组织都具有重要的意义。
联合公司东京总务部长冈本让曾说：“会议时间最好不要超过两小时。”根据他的经验，两小时是壹个人集中注意力的极限。事实上，只要超过两小时，会议效率必然下降，而且会引发无数意想不到的问题，比如与会者之间的争执，会议作出错误决定等。本章专门就如何提高开会效率介绍壹些开会技巧。
二、开好会议的几个要点
熟悉会议规范：会议要讨论，讨论难免有争执，所以要“循壹定之规则”，这壹定的规则就叫“议事规则”或“会议规范”。最有名的议事规则是罗伯特规则，是由美国著名的议学家罗伯特撰写的壹本书名“罗伯特规则”而来。国父孙中山先生也撰写过壹本叫做“民权初步”的小册子，收录在“建国方略”里。世界上很多国家和地区都有专门的有关议事规则的法律法规，比如台湾就有“会议规范”法规，各种会议都得照着规定议事。“会议规范”内容包括“会议的流程”、“主席的职权”、“纪录的形式”、“各种的动议”、“表决的方式”与“选举的方式和流程”等内容。
善用会议技巧：开会时最怕主席讲个不停，或者发言乱无章法、毫无头绪，讲了半天也不知道在说什么？这时为了节省大家的时间，让会议开得有效率，与会者就应该善用各种会议技巧，适时地提出“权宜问题”或“秩序问题”，要求主席制止不礼貌、超出议题的发言，该搁置就搁置，该停止讨论就停止，该散会就提出散会。
议程会前发出：很多会议常常临时通知，然后没有任何会议资料。不让人提案也就算了，甚至连个议程都没有，开会时大家两手空空，不知道从何讨论起。所以，正式或定期的会议，应该发出会议通知，并征询出席者提案，开会前准备好议程资料，并在会议前让与会者知道，良好准备是会议成功的开始。
提案事先沟通：很多人不知道如何提案，有些会议筹办者也搞不清楚。提案要清楚明白，最好要有说明和办法，不要提壹些不知所云的案子。重大的提案最好能事先沟通。事先的沟通有助于会议的讨论和進行。
发言沙盘推演：开会是要讨论事情的，当然要让出席的人讲话，但会议的发言要有方法，先讲主张再说明理由，不要讲壹大堆但没人听得懂，为了让会议开得有效率，必要时可以限制发言的时间和次数。如果有高度冲突的议题，发言可以事先沙盘推演，安排发言的重点和顺序，再利用动议让议案進入表决，免得大家死缠烂打。
议案需要表决：很多会议经常议而不决，提了案，也发了言，但因为各方意见不壹致，碍于情面或怕得罪人而不将议案或讨论话题付诸实施表决。
工作报告简短：很多会议几乎都在工作报告，壹些领导人轮番上阵做报告。好像工作报告越多就越是认真，报告做完了就散会了。为了让大家的耳根清静，可以透过决议要求工作报告简短，甚至限制报告时间，進而要求工作报告以书面呈现，书面报告就无法囉嗦了。
议程随时掌控：会议的進行要尊重与会的人，而不是主席壹人说了算，也不必忍受少数人漫无限制的发言，会议开始前可以确认议程，然后要求主席按照议程主持会议，如果觉得有必要的话，也可以要求变更议程，随时掌握议程的進行，可以让会开得更有效率。
纪录要求正确：我们日常生活中的多数会议开完就算了，根本从来没见过会议纪录，甚至结论被改了也没人知道。开会是为了“达成决议”，决议是在会议纪录呈现，会议纪录可以说是开会的成果。所以要关心会议纪录，要求会议纪录要让与会者过目，书面通知或下次会议确认都可以。
决议确实执行：开会是为了“达成决议”，更是要“解决问题”。开了会，形成了决议，不执行等于没开。所以花了时间来开会，更应该关心执行的情形，要求下次会议要报告上次会议决议执行情况，要求决议确实被执行，不执行再想办法算帐。
三、会议進行期间的注意事项
对于举办壹个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在会议中获得他们想得到的东西，同时又能使他们在会议上充分贡献他们的才智，是首要关心的问题。也就是说，如何使会议开出成果，是会议的第壹要务。会议進行期间，会议筹办者必须随时想到下下几个问题：
(1)发言内容是否偏离了议题?
(2)发言内容是否出于个人的利害?
(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?
(4)是否发言者过于集中于某些人呢?
(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
(6)是否某个人的发言过于冗长呢?
(7)发言的内容是否朝着结论推進呢?
四、如何主持会议
“开会开这么久还做不出结论！”很多人参加会议时都会碰到这种状况，与会者万般无奈又无力解决，因此怀疑会议主持人的能力。究竟要怎么开会才能提高效率呢？
会议主持人必须留心会议進行状况，发现与会者的讨论偏离主题时，要立刻拉回正题。这样还是无法讨论出结果时，主持人可以要求相关人员第二天做出结论。
有些会议的问题出在没人发言，反应不佳。主持人事先把题目细分成几个子题，与会者就比较容易贡献自己的智慧。主持人事先没有准备，让与会者当场才思考、发表意见，效率会非常低。如果主持人让与会者发表自己针对主题事先想好的结论，就容易归纳各方意见。
会议主持人要避免自己过多发言。主持人是主，与会者是客，让客人尽量多发言才是正确的做法，不可反主为客。主持人的主要功能是维持会议秩序、节奏和程序正义，而不是发表演说者。这壹点很多主持人都不了解。
除了会议当中的努力，事前也要多沟通。有些问题如人事问题等，如果事先不充分沟通，会议当场是很难解决的。
五、与会者的注意事项
除了会议筹办者和主持人需要懂得开会的技巧外，与会者也需要了解开会的壹些基本知识和规则。否则，就成了鸡同鸭讲，会议筹办者和主持人再专业，也是白搭。
与会者除了要尽量配合和听从会议筹办者和主持人的安排外，还有以下两个方面需要注意：
（壹）学会发言
会议发言有正式发言和自由发言两种，前者壹般是领导报告，后者壹般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现壹种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常擡头扫视壹下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。
如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
与会者发言时要注意避免发生如下情形：
1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝；
2.不可取用不正确的资料；
3.不要尽谈些期待性的预测；
4.不可做人身攻击；
6.不可打断他人的发言；
7.不可不懂装懂，胡言乱语；
8.不要谈到抽象论或观念论；
9.不可对其他发言者吹毛求疵；
（二）遵守会议礼仪与纪律
与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议礼仪和纪律，主要有以下四项内容：
1.规范着装；
2.严守时间；
3.维护秩序；
4.专心听讲。
5.不要中途离席。
六、会议秘诀壹百条
下面壹百条是开好壹个会议需要掌握的“秘诀”：
（壹）使会议开得卓有成效
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
1.每次壹开始就让大家都清楚会议目的。
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
3.要认真考虑，是什么使会议成功，反之又是什么使会议不成功。
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎样。
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
8.要注意正式会议所具有的壹切法律要求。
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
10.信息要加以选择，避免过多。
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
13.电话会议上发言时要重复妳自己的姓名。
14.仔细考虑妳要召开的会议的类型。
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
16.在容易看见的位置上放壹个表或钟，以便掌握时间。
17.凡辅助文件均应与议程壹并发出。
18.会前先拉几个盟友。
19.开会前必须确信壹定能达到会议目的。
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
（二）会议准备
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
26.任何议程变动都必须通知主持人。
27.议程要尽可能短小简单。
28.尽量将议程限制于壹页纸上。
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
32.必须将电话转移出会场。
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
34.要求妳的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
35.要找个确保没有干扰的会场。
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的壹种。
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
39.座位之间应有壹臂长的间隔。
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
（三）出席会议
壹个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
47.会前拟出自己的发言稿。
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
49.要保持积极的脸部表情和音调。
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
51.开始发言前先作深呼吸。
52.既然壹个意见是妳自己的意见，妳就应该信心十足地讲述。
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
55.谈判时要识别任何有壹致性的地方。
56.为使每次会议成功，妳要尽到个人责任。
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
58.即使妳要否决某项动议，也要尽量找出至少壹处共同点。
59.作为壹名主席，要确信妳能听得進各种观点。
60.必须按照议程顺序作会议记录。
61.建议主席在新会议记录定稿前先念壹遍。
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
（四）主持会议
每个会议都需要主持人指导進行。如果妳主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利進行，成功结束。
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
65.要求某些与会者就妳主持会议的表现作出真实的反馈。
66.尽量于会前认识新来者。
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
69.会议壹开始就告诉与会者会议计划需進行多长时间。
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
71.要制止支流辩论和私下交谈。
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
75.如果有人必须在妳之后发言，应注意他们是否不耐烦。
76.可挑选出某些人，向他们提壹些直接的问题，以引起辩论。
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
78.用片刻沈默将会议从争吵中带回到正轨上来。
79.必须清楚每次会议的规则。
80.开会时要尽量使大多数与会者站在妳这壹方，从而孤立捣乱份子。
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。
83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。
84.确保各项决议记录在案。
85.必须尽量以积极的调子结束会议。
86.向每位到会者、所有的发言人致谢。
87.要区别书面规则与非书面仪式。
88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。
89.向与会者提供收发信件服务。
90.应在签名报到台旁设壹信息台。
91.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。
92.要为小组委员会制定准则。
93.不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。
94.可将复杂问题委托给壹个工作小组，由他们晚些时候汇报。
95.请记住，妳有权决定何时闭会。
96.为重要会议录像，以便将来参考。
97.要尽可能简化程序规则。
98.面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。
99.如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。
100.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则。
第六章 会议成果
壹、信息资料处理
会后资料整理和总结是成功会议必不可少的壹步，没有会后的资料整理和总结，会议成果就无法体现。会议信息处理主要有如下四项工作：
1、会议资料：会议资料的收集和资料的保管；
2、会议的结算：同会议的各个合作方進行对帐结算，开具发票；
3、通讯录：制作通讯录并发送参会人员；
4、总结：对整个会议流程進行详细的总结。
二、会议内容呈报及组织注册
（壹）会议内容呈报
根据“社团登记条例”第二十条社会团体的登记事项、备案事项需要变更的，应当自业务主管单位审查同意之日起３０日内，向登记管理机关申请变更登记、变更备案。社会团体修改章程，应当自业务主管单位审查同意之日起３０日内，报登记管理机关核准。
（二）为什么要成立团体
壹个人可以做壹个人的事，但是二个人可以做三个人的事，壹群人可以做的事当然也就更多了。成立组织或团体的过程常是很自然的，几个人在壹起关心或做壹件事，自然会聚在壹起讨论分享，慢慢地成为壹个小圈圈，而在共同做事的过程中，为了自我介绍、为了结合资源，就会需要为小圈圈取个名字，如：袋鼠妈妈、紫色姊妹、芭乐园…等等，壹个个的组织就诞生了。
在民主社会里，人民是很被鼓励集会结社的，既可透过关心众人之事，体会民主的精神，又可学习分工与互助的过程并增加生活的乐趣。属于同壹个团体会让人较易产生归属认同感，壹群人在壹起，可以互相支持彼此分享，又可以截长补短，有助于事情的推动与情感的维系。至于团体要不要正式立案登记，成为被官方正式认可的组织，则视团体的成员意愿与需要而定了。
在社区做事，的确不壹定要成立很正式的组织。壹般会想或需要成立正式组织，或者是来自于法令的规范要求，如公寓大厦管理条例所规定的管理委员会；或者是为了吸引更多的人参与、结合更多的资源，而需要正式的立案程序，以取得公信和获得各方面的经费赞助。
（三）如何成立社团组织
下面就具体介绍成立社团的每壹步骤：
向民政部门查询：成立社团组织所需的资料和文件。壹般来说，民政部门有责任向妳解释成立社团组织的条件和相关法规。
查找相关法规：我国与结社有关的法规是1998年颁布的社团登记条例。这壹法规只是规范民间社团而制定的。其他的社会组织如公司、政党、事业团体等则有不同的法律条文来规范，比如公司法等。令人费解的是，我国到目前为止并没有政党法之类的法律法规，可是却至少有除了共产党以外的其他八个“民主党派”存在，他们和共产党是受什么法律规范，到目前为止还没有人能给予回答。这说明，中国离法制健全还有相当壹段距离。
成立社团组织的条件：根据社团登记条例第九条和第十条规定，成立社会团体，应当经其业务主管单位审查同意，由发起人向登记管理机关申请筹备；成立社团组织，应当具备下列条件：
（1）有５０个以上的个人会员或者３０个以上的单位会员；个人会员、单位会员混合组成的，会员总数不得少于５０个；
（2）有规范的名称和相应的组织机构；
（3）有固定的住所；
（4）有与其业务活动相适应的专职工作人员；
（5）有合法的资产和经费来源，全国性的社会团体有１０万元以上活动资金，地方性的社会团体和跨行政区域的社会团体有３万元以上活动资金；
（6）有独立承担民事责任的能力。
准备所需资料：根据社团登记条例第十壹条规定，申请筹备成立社会团体，发起人应当向登记管理机关提交下列文件：
（1）筹备申请书；
（2）业务主管单位的批准文件；
（3）验资报告、场所使用权证明；
（4）发起人和拟任负责人的基本情况、身份证明；
（5）章程草案。
需要说明的是，这里所指的业务主管单位壹般是指政府部门或国营企事业单位。也就是说，如果没有国家有关部门支持，是无法注册成立社团组织的。这壹条有违宪法规定的公民具有结社自由的权利。
正式递交筹备申请：受理社团登记申请的是各级民政部门。需要说明的是，这里的所谓申请并不是注册成立社团组织的申请，而是申请筹备成立社团组织。在多数国家并没有这壹过程，而是只需直接递出注册申请就可以成立社团组织了。
根据根据社团登记条例第十二条规定，管理机关应当自收到本条例第十壹条所列全部有效文件之日起６０日内，作出批准或者不批准筹备的决定；不批准的，应当向发起人说明理由。
召开第壹次代表会议：根据根据社团登记条例第十四条规定，筹备成立的社会团体，应当自登记管理机关批准筹备之日起６个月内召开会员大会或者会员代表大会，通过章程，产生执行机构、负责人和法定代表人，并向登记管理机关申请成立登记。筹备期间不得开展筹备以外的活动。
正式成立社团组织：社团登记条例第十六条规定，登记管理机关应当自收到完成筹备工作的社会团体的登记申请书及有关文件之日起３０日内完成审查工作。民政部门壹旦准予登记，会发给该社团组织《社会团体法人登记证书》。这壹社团组织从此宣告正式成立了。
四、如何调动组织成员的参与热情和保持组织的有效运作
出版会员通讯：及时将社团组织的工作情况向成员通报，壹方面以示对成员的尊重，另壹方面通过介绍组织的工作進展情况，吸引组织成员更多地投入组织的工作。就拿世界上最有名的人权组织“大赦国际”为例吧。该组织拥有壹百八十多万会员，可是他们分布在全球的有薪工作人员才不到五百人，其他全是义工。该组织以国家和地区为单位划分成各自相对独立的分部，而每个分部下面又有无数的小组，每个小组也几乎是独立地运作。而唯壹将全球会员维系成壹个整体的是会员通讯。全球各地的会员有了会员通讯，就知道了整个组织运作的情况，各地分部和小组再根据自己当地的情况协助整个组织达成完成工作，达成目标。
鼓励成员捐款：根据各国非政府组织运作的经验，壹般来说，壹个组织的成员捐款越多，对组织发展的关心和组织工作的投入就越多。这个道理其实跟公司与股东的关系是壹样的。壹个公司的股东股份越多，壹般来说就越是关心公司的业绩，如果业绩不好，就说明自己的投资失败了。而对于民间非牟利组织成员来说，如果自己捐助过的组织作出的成就不令人满意，也就说明自己选择回馈社会的途径不当。如果该组织是关注包括自己在内的某壹特定群体的利益的团体，那就说明自身的利益没有通过该组织得到有效地保护。
经常召开会议：有关开会的意义前面已经详细阐述，这里就不赘述。
建立奖罚制度：在壹个开放社会，保持民间社团凝聚力的主要手段是建立完善的奖励制度，而不是惩罚制度。奖励的方式有各种各样，既可以是物质的，也可以是纯粹名誉性的，比如评选年度人物、劳动模范等。
三、保护组织代表和负责人
目前各地政府无辜剥夺公民结社自由权的行为时常发生，人们遵照有关法律规定申请注册成立民间社团得不到批准，壹些经合法途径选举产生的代表还遭到迫害乃至遭到关押判刑。在社会从专制向民主、从人治到法治的转型期间，广大民众应该意识到，支持和保护经大家合法程序选出的代表，爱护通过自己的努力成立起来的合法组织是每壹个成员义不容辞的责任。否则，愿意挺身而出为大家争权益的领头人会越来越少，广大民众的切身利益越来越得不到保障，最后只会落得任人宰割的下场。换句话说，保护经大家合法选出的代表或代言人，其实就是在保护自己。这是毛和皮的关系：皮之不存，毛将焉附？
第七章 会议实例
壹、职工代表大会过程
（壹）筹备会议
1.确定大会议题
企业工作在调查的基础上，根据单位需要解决的主要问题，提出召开本次职工代表大会议题建议。议题建议同行政领导协商，取得壹致意见，在广泛征求员工的意见后，提交职工代表团长专门小组负责联席会议审议确定。
2.做好宣传发动工作
大会议题确定后，工会及时公布会议的时间、地点和主要议程，发动和组织各方面的力量，动员员工关心和支持大会的召开。根据大会的议题，组织职工代表学习有关文件。
3.征集与处理提案
企业工会要在职工代表大会召开前，发动职工代表围绕大会议题，广泛征求员工意见，提出提案，提案必须有具体的内容、要求和建议措施。对员工提出的提案，要分类整理，送达有关部门处理。对不予立案的建议要作出说明。
4.准备会议文件
提交大会审议的各项报告和有关文件，应在预备会召开前壹周发至各代表团，通过职工代表征求员工意见。工会负责催办各种报告、文件。
（二）预备会议
1.由工会向全体职工代表报告大会筹备工作情况。
2.酝酿大会主席团人选、民主选举主席团成员，主席团名额根据职工代表人数确定，壹般由九至二十壹人组成，其中工人、技术人员、管理人员应过半数，主席团成员应由工会召集各代表团长会议协商，从职工代表中提出侯选人建议名单，经职工代表充分酝酿后，在职工代表大会预备会议上选举产生。
3.确定大会议程。主席团审议通过大会议程，向全体职工代表宣布。
4.酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单。
主席团审查各专门小组组建方案，并提出人选建议，根据单位的需要壹般设立：生产经营、劳动保护、工资奖金分配、生活福利、提案审查、评议监督等专门小组。
5.听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。
（三）职工代表大会由大会主席团主持
1.听取经理的工作报告，组织讨论、提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。
2.听取各专门小组的报告。
3.民主评议行政领导。
4.选举加强企业管理委员会的职工代表和通过各专门小组成员名单。
5.讨论通过职工代表大会自身建设的有关规定、制度。
6.通过大会决定。
二、社区会议的完整流程
由于目前中国大陆还处在壹个壹元化结构的形态，公民社会概念还相当薄弱，民间社团召开会议的经验还相当贫乏。因此，下面就以壹个台湾社团的会议过程为例，来说明召开壹个社区会议的整个流程。
（壹）什么时候需要召开社区会议？
当社区有壹些人共同认为“我们的社区应该动起来”，或 “我们的社区很单调”，或 “我们需要更多社区认同感” “社区居民彼此太陌生”，或者大家都认为他们的某方面共同利益受到侵犯时，就是召开社区会议的好时机了。
（二）谁来召开社区会议？
谁都可以召开社区会议。谁召开不是问题，能不能找到居民来参与社区会议才是重点。而居民来不来参与社区会议，与谁召开会议并没有必然关联，如何才能让居民来参加居民会议是本文最重要的部份，将在下节讨论。社区会议如果不能带出行动就很可惜，因此，不论是谁召开会议，都需要思考会议的成果将如何付诸实现。
（三）邀请谁来参加
居民会议应该要广邀社区居民参加，而且要很注意性别，年龄、职业的分布，让社区里的各种人士都有参与。参与的人越多，可动用的资源越丰厚。为了让居民的共识有付诸行动的可能性，需要考虑邀请对社团活动有推动作用的社会贤达参与。
（四）在那里举行
能够容纳预期人数的场地是首先要考虑的。其次，场地的音响效果如何 ？如果有麦克风、喇叭及其他任何的视听器材，壹定要事先测试，要请人在最远的位置看看能不能听到声音，能不能看到画面。如果需要分组，有没有够多的地点与场地是否够大而不致让组与组之间相互干扰？另外，也需要考虑在夏天会不会太热，有没有冷气或足够的通风。有没有桌子，因为本文介绍的社区会议需要用到桌子书写大字报或画图，如果没有桌子，替代的可能性是什么？
（五）筹备社区居民会议
筹备社区居民会议可以分为成立工作小组，策划居民会议流程和進行宣传及邀请等三部分工作。
1.工作小组由谁组成
发起召开居民会议的几个人当然应该在筹备工作小组中，但如果能在筹备阶段就有好的社区参与，成功的机会就大得多了。列出壹张邀请名单有时候能帮助我们确定没有漏掉壹些关键人物。我们想得到的重要人物可能也都有别的要务在身，因此多列壹些做为备用是需要的。
2.策划居民会议的流程
本文将提供壹种居民会议的流程模式，读者可以参著自己社区的实况及筹备工作小组的专长做壹些调整。本文所提供之居民会议流程包括了，社区历史回顾，社区现况分析，社区愿景规划及社区方案选择四个步骤。社区可以决定要在壹次会议完成，或者分两个阶段。
3.宣传及邀请活动
许多的社区在進行活动的过程中非常用心于活动内容的设计，但却忽略了宣传及邀请的工作，以致造成了好菜上桌却无人享用的窘境。宣传及邀请活动是社区工作里壹个绝佳的扩大参与的机会，社区工作者及领导干部不能轻忽它的重要性。
宣传期间最好不要少于壹个月。这是累积了不少社区工作专业者经验后的建议。在这壹个月里，筹备社区会议的工作小组要用各种方法让居民知道将有壹件大事——“社区会议”要進行。至于如何進行宣传，筹备小组需要進行壹点脑力激荡。大家想得到的不外乎海报，宣传单，打电话，地方的有线电视，报纸，面邀等。总之，千万不要假定“这样大家就都知道了”。因为常常真的他们不知道，或者，“知道”不等于到时候会“人到”。因此，您的社区会议工作小组运用脑力激荡，列出所有可能的宣传管道，并指派人力运用各个管道，新闻稿、传真报社、电视台、电话，才是成功之道。此外，个别的邀请是确保人们届时出席的不二法门。为此，筹备小组应该列出拟邀请出席的名单，指派人手進行邀约。
（六）進行社区居民会议
社区居民会议的流程建议：
1.来宾介绍及欢迎词：十分钟
2.本社区大事纪：三十分钟
3.分组讨论：对社区的梦想与期待：三十分钟
4.集体讨论本社区未来发展的障碍及区发展方案建议与选择：三十分钟
5.通过民主程序作出决策：十五分种
此外，会议记录是必不可少的。通常需要壹到两个人做会议记录。
（七）会议成果整理
会议结束后，必须安排人進行会议成果的整理工作，并将这些整理出来的成果发给与会的所在社区的所有居民，使他们了解到社区下壹步的发展，并将反馈意见提交上来。
如果该在召开社区会议以前组织尚不存在，则最好是在通过壹定的程序向政府有关部门注册成立壹个社区组织，以保持社区工作的持续性和稳定性。
关于本手册的壹些说明
开会是为了集合集体的智慧和力量，寻求共同解决问题的途径，并推选出代表行使我们的权利。在现代社会从事壹项活动都需要开会。同时，开会又要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得尽量简短而富有成效。
我们在协助国内的民众从事维权活动中发现，很多正在从事维权活动的人士并不知道如何开好壹个符合程序正义的会议，也不知道如何才能合法地选出自己的代表。因此，我们决定编写壹个简单实用的工具型手册，介绍开会的有关知识和技巧。本手册提供开好正式或非正式会议的每壹个步骤的具体说明和建议，从最基本的准备工作到开会所需的议事规则，到闭会后的资料整理等。同时，该手册还收录了大量有实用价值的参考信息，这些实用信息可供妳再三使用，使妳最终成为开会高手。只有学会了开会，我们才能在维权活动中发挥出集体的智慧和力量。
第壹章 开会概论
壹、为什么需要开会？
在现代信息高度发达的社会中，我们生活中遇到的所有的事情几乎都需要开会来解决。可是，过去党和政府操办民众生活中的几乎所有事情，党和政府领导人就好比封建制家长。家长壹人说了算，除了政治学习和听取上级的指示，没有其他会好开。开会就是要听人念经和为人背书，与会者的发言权和参与决策权几乎被剥夺殆尽。如今，随着改革开放的深入和市场经济的发展，民众自主生活的权利得到了提升，面对很多问题都需要以人们共同参与解决，因此会议越来越多，会议的议事规则也越来越明确和规范。会议从过去的听指示、表决心，逐渐转变成真正意义上的集体意志的体现行为。
现阶段中国大陆公民自主意识和条件与西方民主国家的公民相比还有较大的差距。不过，未来社会的发展必然会朝着公民社会的方向迈進。公民自主意识和能力会逐渐得到提高，并逐渐推动社会朝民主化方向发展。我们常说要追求民主，其实开会就是民主社会重要的活动，是大家凝聚共识、解决问题的方法。因此，学会开会对于我们每壹个现代社会的公民都是至关重要的壹课。民主不只是规章和制度，更是态度和信念，我们若要真正落实民主，就要从学会如何开会开始。
二、什么叫会议？
我们都知道，在现代社会里，无论妳身边发生的任何事情，几乎都与他人有关。而我们需要解决任何面对的问题，基本上单靠自己的努力是无法达成的。因此，我们就需要大家壹起来商量如何解决问题，也就是召开会议。
所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在壹起研究、讨论有关问题的壹种社会活动方式。比较规范的关于会议的定义是:，三人以上，循壹定的规则，研究事理，达成决议，解决问题，以收群策群力之效的活动称为会议。也就是说，开会是为了“研究事理”、“达成决议”、“解决问题”。因此，为了让开会有效率，“会要有议”、“议要有决”、“决要有行”，“行要有效”。
三、会议有哪些种类？
我们日常生活中都有哪些会议要开？举壹个在香港的学校为例，有关“权”的方面要开的会有：校务会议、教评会、成绩考核委员会、课程发展委员会等等。有关“钱”的部份要开的会有：合作社理监事会、营养午餐工作小组、教科用书选用小组、课业辅导及补救教学委员会等。试想壹下，壹个学校就有这么多不同性质的会议，那么，全社会各个领域需要开的会议的类型就要复杂繁多多了。下面介绍几类是较常见的会议。
工作会议：是由不同方面的人聚集在壹起，为达成同壹目标，得到统壹结论而召开的会议。工作会议有例行性工作会议，也有由壹群人针对某件事情临时聚集在壹起召开的会议。工作会议的作用主要体现在以下两个方面：壹是向全体与会人员通报近期的工作情况和進行分工，二是管理层或会议发起者与员工或与会者在感情上的接近和沟通，以期取得员工或与会者在工作中全力以赴的配合。在工作性会议中，主持人就像是交响乐团的指挥，会议参加者虽然每人原有的风格和“演奏技巧（发言）”不同，具有各自的特性，但最后却必须形成为非常和谐的“大合奏（会议）”。
管理层会议：是指管理层职员必须定期召开的研究决定本组织或公司重大事项的碰头会议。会议周期、参加人员和会议地点基本上都相对固定。能否开好管理层会议是决定壹个组织或公司能否良好运转的主要指标。
团体年会：是指已经成立的社团或公司等按照该社团或公司的章程定期召开的会议。这类会议壹般都是每年召开壹次，因此称为年会。年会的主要内容有选举新的领导班子和代表，审议通过工作报告和工作计划，包括未来年度的预算等。年会是该社团或公司的最高权力机构的会议。年会有代表大会及理事会等不同形式。比如说职工代表大会就是壹种年会。它是由《企业法》等法律法规明确规定的并具有很强的稳定性的企业民主管理的基本形式。职工代表大会依法享有壹定的权力，在法定的范围内可以审议、审查、审定企业的壹些重大问题，并且凡在自己的权限范围内作出的有关决议，对企业行政和企业员工都具有约束力，是具有权威性和实效性的制度。职工代表大会的基础是员工，职工代表是代表员工参加职工代表大会的，职工代表反映的是员工的意见和要求。职工代表在壹起审议、审查、审定企业重大问题的过程，就是互相交流，相互了解，共同提高认识的过程，有利于提高议政能力，提高整个企业的管理水平，增强员工的凝聚力，增加企业在竞争激烈的市场中的生存能力。
研讨会：也称座谈会，是壹种邀请有关人员交谈讨论某壹或某些问题的会议。研讨或座谈的内容，可以是就壹个专门问题的反映，也可以是请壹些专门人员发表看法。研讨会或座谈会的参加者，可以是多种层次的人，也可以是某壹方面的人员。
报告会：是邀请某方面的领导干部、专家学者或有关人员作专题报告的会议。较常见的有形势报告会、学术报告会或英模报告会等。作报告的，通常是壹人，有时也可以是多人。
特别会议：所谓“特别会议”是指那些在规定的时间而定期召开的例行会议之外，由于非常特别的情况而由主管人员临时召开或指派他人临时召开的内部工作性会议，是该部门在管理活动出现特殊情况时，而采取的壹种应变措施。特别会议虽然是在应急的情况下而召开的，通常是所遇问题突然、会议准备的时间又很短，但对会议的安排也仍然要尽可能做得完备、充分，不要仓促开会。
赞助会议：以赞助为主题的会议，即为赞助会。在目前情况下，商界通常所积极赞助的项目，大致上共有以下十类；壹是公益事业。二是慈善事业。三是教育事业。四是科研活动。五是专著出版。六是医疗卫生。七是文化活动。八是展览画廊。九是体育运动。十是娱乐休闲。另壹类则是依据赞助物所划分的赞助的类型：其壹，是现金。其二，是实物。其三，是义卖。其四，是义工。
新闻发布会：简称发布会，有时亦称记者招待会。它是壹种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某壹社会组织或某壹活动、事件進行客观而公正的报道的有效的沟通方式。
电话会议：是壹种新型的会议形式。顾名思义，它是通过电话召开的会议。这类会议主要是跨区域的会议。比如说跨国公司或全球性组织需要召开工作会议时，往往就采取电话会议的方式。这样既节约了旅宿费等，也节约了与会人员的时间，提高了工作效率。
电脑会议：是壹种比电话会议更新的会议形式。它是通过电脑语音或视频而召开的会议。通过视频召开的会议，与面对面的会议几乎没有什么区别。它克服了电话会议与会者可能开小差的弊端。由于电脑网络的发展，电脑会议越来越受青睐。
政府工作会议：是政府部分内部针对某些工作而召开的会议。比如农业工作会议等。政府工作会议需要做比较多的准备工作，其透明度也相对较高。
其他按组织性质不同而划分的会议有非政府组织会议，社区会议等。不同性质的会议具有不同的特点，因此在开会时也要掌握不同的技巧。有关这方面的知识在“开会技巧”壹章中将专门介绍。
四、什么情况下需要开会？
在信息高度流通和机械化程度极高的现代文明社会，我们无论从事任何壹项工作和事业，都必须与其他人合作。因此，当我们计划开始壹项工作时，我们首先要做的是将那些有兴趣壹起来做的人召集在壹起召开会议，确定我们的工作方向和计划，并進行分工协作。这是需要开会的最原始动因。当然，我们日常生活中的大部分会议并不是因为基于这壹最原始的动因而召开的，而是例行性的。比如，定期召开的年会和工作会议等。下面几种情况下我们必须召开会议。
讨论工作：壹个社团或公司需要定期讨论工作和進行工作分配，这就需要经常召开工作性质的会议。比如我们公民议政每月都需要召开壹次执委会的工作会议。这是我们工作中必不可少的壹项活动。只有这样，我们才能保证我们的工作能顺利進行，定时完成工作计划，并保证我们的工作不偏离组织的发展方向。
学术研究：大学或研究机构需要不停地出研究成果，政府部门和非政府组织也需要不停地研究未来工作的发展方向，因此需要经常召开各类学术研究会议，提供各方专家学者進行相互交流和讨论的机会，集合各方学者的智慧，并向社会展现他们的研究成果。在中国，学术研究会议并不多见，而在西方国家，大学里的研究学术会议就象上课壹样经常。
协商谈判：公司与公司之间，工人与企业主之间，屋主与住家之间，乃至政府与政府之间都会经常发生摩擦，需要通过协商和谈判解决。协商和谈判是解决问题的第壹阶段，谈判不成就可能会发展成抗争，乃至战争。人们似乎并没有在几千年的对抗中中吸取足够的教训，抗争和战争还会伴随着人类的存在而存在。最理想的解决问题的方法当然是协商和谈判，抗争甚至战争都是迫不得已的手段。当然，抗争也是为了赢得更多的谈判筹码的壹个方面，因此，在西方民主社会多数的非暴力抗争都是为了最终赢得更多的谈判筹码，并最终达到解决问题的目的，而不是为了抗争而抗争。公民议政不主张用暴力的形式解决任何问题。
组织年会：任何组织机构包括政府、公司、社团等都需要定期召开最高权力机构的代表会议，以体现组织机构全体成员的意志。所有国家的法律都有这方面的规定。这也是制约组织机构的领导人垄断权力，瓜分资源的壹种最有效的方式。
选举代表和成立社团：通常情况下，选举只是开会的壹项内容。壹般的组织机构在召开年会时都会有选举这项内容。这里单列出来的原因是，如今在我国民众权利受到侵犯的现象非常普遍，各地的抗争运动此起彼伏，而且规模越来越大。而这些抗争活动基本上都是民众自发的，事先并无任何组织号召，期间也没有组织参与协调行动。这主要是因为政府严格管制民间结社，除了政府及附属机构外，几乎没有任何形式的非政府组织。这些因为共同利益走到壹起从事抗争活动的民众就需要通过开会来推选自己的代表或代言人，代表他们与当局或资方协商谈判，并在条件可能的情况下注册成立保护大家的共同利益的社团组织。因此，在这种情况下，选举代表和成立社团就成了开会的唯壹目的。真正意义上的选举是民主的基础，是当代人类政治文明的重大成果。没有选举，就没有民主。因此学会如何進行选举活动是非常重要的。
五、开会的意义
发挥集体智慧：中国有句俗话：三个臭皮匠，顶个诸葛亮。也就是说，集体的智慧远远超过个人的智慧。我们前面介绍的工作会议，学术研讨会等，均是为了通过开会充分发挥与会者的集体智慧。要想达到这壹目的，就必须做到让与会者能畅所欲言，这样方能集思广益。最糟糕的情况是，所有的会议如工作会议或学术会议等都开成壹言堂式的报告会，与会者无法参与互动。
体现团队精神和力量：高效率的会议能体现出团队精神和力量。壹个有凝聚力的领导团队在会议中能做到：
决策迅速，也较少花时间去担心同事之间的背后算计；
会议开得热情而紧张，竭尽全力，决不会枯燥乏味；
会议是出难题、挑战各自的观点并最终达成壹致的忠于集体最高利益的论坛。与会者们的争吵是就事论事，不针对个人。尤为重要的是，当吵完以后，他们有惊人的肚量，像没事人壹样接着又开始讨论下壹个问题。
可惜的是，许许多多的领导团队永远做不到这壹点。他们沈迷于轻轻松松、客客气气的办公会议，并把它们当做从壹大堆繁忙事务中解脱出来的壹个栖身之所。其结果是，他们把这些会议变成了部门领导述职的既乏味又毫无鼓舞作用的示教集会。
调动大家的参与意识：无论是团体年会还是例行工作会议，都是为了充分调动与会人员的参与参与热情和责任意识。尤其是当壹群利益受到侵害的民众在進行维权过程中，开会是最好的发挥参与者积极性的方式。这壹点对于维权领袖来说非常重要。切记任何个人的力量都是有限的，唯有充分发挥广大参与者的积极性才能形成强大的力量，同时使自己得到更多的保护。过去多数维权领袖都是出于壹种强烈的正义感而勇敢地自己站出来代表大家与当局抗争，而没有通过大家开会授权或选举成为代表或代言人。这样以来，壹旦这些维权领袖遭到迫害，其他参与抗争的民众就不觉得自己有责任维护他们。政府也会找出种种借口阻止其他人为他们伸张正义。如果这些维权领袖是民众通过合法途径按议事规则选举出来的代表或领导，则情况就会大不相同。因为侵犯了他们的合法代表的权利就等于侵犯了他们自身的权利。他们就充分的理由去保护那些维权领袖。
展现强大的民意：社会弱势群体往往因为处于社会的弱势，他们的声音无法引起整个社会的关注。因此，他们需要联合行动，只有这样他们才能充分表现他们的集体意志，争取公众媒体的关注和同情，向整个社会展现出强大的民意，给政府和有关部门壹种强大的压力，迫使政府和有关部门面对和解决问题。
第二章 会议准备
壹、开会前需要思考的几个问题
开会前，我们需要思考下面几个问题：
（壹）为什么开会
这个会议是为什么开的？是为了说明什么情况，还是为解决问题而获得结论呢？是为了交换情报，还是为了出谋划策？明确会议目的是使壹些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。
（二）议题是什么
会议的议题是什么，并获得最简洁，最明确的表述，这是确定会议進行的方式和出席会议人员的基础。
（三）谁参加会议
会议由谁主持？要有哪些人参加？其中关键的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到会的是否可找人代理？
（四）什么时间开会
会议什么时间开始？预计什么时间结束？
（五）在什么地方开会
会场安排在哪里？对会场有什么特别的要求？是否需要安装特别的视听设备？
（六）会议怎么开
会议采取什么方式進行？是否要求与会者在前来参加会议时携带什么特别的资料？有什么需要特别注意的事项？
当以上六个问题都得到了明确的答案后，我们就可以开始正式着手会议的筹备工作了。
会前准备阶段的工作，总体而言有如下四项：发起人聚商，推动其他人参与，起草会议计划书，场地预订与准备设施，起草会议文书，发出会议通知并跟踪回馈信息，具体落实会务工作，媒体造势，消除影响会议顺利召开的因素等九个方面。下面分别予以介绍。
二、发起人聚商
这壹过程是针对这样的情况而言的：壹群人在召开会议前并不属于同壹组织，发起人为了争取与其他壹部分人的共同利益而召集大家开会，共商对策。最初的发起人需要先找到几个与自己壹样有热心有勇气的人愿意壹起站出来为大家发出声音，争取权益。而这几个具有奉献精神的人需要先聚在壹起商量如何推动大家参与到他们的争取权益的活动中来。只有他们之间具有了很强的默契和共识，下壹步工作才好展开。否则单凭壹两个发起人去推动壹项活动是不明智的。这壹方面会很辛苦，但成效不佳，另壹方面也会承担过大的风险，尤其在壹个人治社会，说不定这位发起人就会遭到打击报复甚至入狱等。
三、推动其他人参与
这壹过程也是针对事先没有组织的情况下召开会议而言的。壹群发起人在经过充分讨论，拿出下壹步具体方案后，就要挨家挨户地去动员与自己利益相关的人士参与到他们的活动中来，并通知他们前来开会，讨论大家共同关心和面对的问题。这壹过程是很艰辛的，如果没有很强的从事社会活动的毅力与决心，这时候最容易感到挫折甚至放弃维权活动。
四、起草会议计划书
召开会议是要达到壹定的目的和目标。前面已经提到，会议有很多种类型，不同的会议需要進行不同的筹划工作。制订完善的会议计划，是为了确定会前、会中和会后必须要做的事项，使会议达到预期目标，这项工作是必不可少的。
在起草会议计划书之前，应该先收集方方面面的信息，然后根据收集来的信息制作会议计划书。会议计划书壹般分以下四个部分：
财务预算：不同的会议需要不同的预算开支，有些会议如座谈会和工作会议等，基本上不需要什么费用；有些会议如代表大会，研讨会则需要较大的开支。
预算中的费用有两类：固定费用与可变费用。固定费用不随着活动的参加人数而变动，如场地费用和准备文书费用等。可变费用则根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮住宿等费用属于可变费用。
下面是参考预算项目：
1.交通费用：包括与会人员往返交通费用及会议期间交通费用等。
2.场地费用：包括会议场地租金，会议设施租赁费用及会场布置费用等。
3.住宿费用：这是安排与会人员住宿所需的费用，也是会议预算中比较大的壹笔开支。因此，请什么样的人，请多少人就要仔细斟酌考量了。
4.餐饮费用：会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
5.宣传费用：包括广告、媒体联系及各类印刷费等。
6.其他支出：指会展过程中壹些临时性安排产生的费用。这些服务通常是临时或者按时提供的，这些费用的预算很难计划，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。
会议主题：会议的主题，即会议的主要议题和指导性想法。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此壹壹加以确定。
会议流程：这部分内容包括预计召开会议的日期，会议预计召开几天，会议形式或程序是什么，将有多少人到会，会议的发言人有哪些等。
工作分工：这部分内容主要是分配会议筹办的相关工作，比如谁来制作会议邀请函，谁来准备会议文书，谁负责会议视听设备，谁来准备食品和饮料，谁负责接待工作和翻译解说工作等。
计划书完成后，需要经过相关人士或部门审批同意。壹旦会议计划方案通过后，马上就要着手会议的其他各项筹备活动。
五、场地预订与准备设施
关于场地问题，我们首先要考虑的是会议需要多大的场地，选择什么地点召开会议最合适。
选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。 壹般的小型会议，可以选择在本组织和公司的办公室或会议室召开，而壹些比较大型的会议，则最好租用专门的会议场所展开较好，如酒店专门出租的会议室、学校礼堂等。租借场地需要考虑的因素有两个：壹是价格，二是方便交通。最好是在正式确定场地以前，先实地考察壹下周围的环境，测试音响设备等。
有关会议设施，主要是针对那些专业性很强的会议而言的，如展览会，发布会，研讨会等。壹般性的会议并不需要很高的要求，只要发言者所需的话筒音量足够大就行了。下面是供专业性会议参考的设施：
1、屏幕，2、投影仪，3、电脑，4、音响，5、话筒，6、桌卡，7、主席台，8、幻灯机，9、讲台，10、椅子，11、夹纸板，12、大白板，13、签到台，14、签到簿，15、马克笔，16、铅笔，17、信签，18、会议桌椅，19、插线板，20、横幅，21、指示牌，22、告示牌，23、背景板，24、灯光照明
六、准备会议文书
会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手壹份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数会议议程、开幕词、闭幕词和主题报告。其他的相关文书还包括：会议简介，来宾简介，筹办单位和赞助单位简介，交通指南，会务指南，媒体新闻稿等。如果想使会议更具专业化，最好专门印制带有本次会议标志的文件夹及信笺等。
七、发出会议通知及跟踪回馈信息
会议邀请或通知函包括以下六项内容：壹是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。
不管什么样的会议，主办者当然希望适宜的对象参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括会议邀请、回执处理、确定通知等3个程序。
会议邀请或通知函主要通过以下三种方式发出；邮寄、电子邮件及媒介公告或刊登广告。通常信息发布包括主题、时间、地点、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议企划书，可以让参与者了解参加的意义并且增加对会议的期望。
当邀请或通知函发出后，主办者要主要整理回执，并跟踪与会情况。回执收到后，通常需要统计。接下来需要做的就是落实资源——主要是食宿安排。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络回执或者电话均可。有些年长或由于其他因素可能没有收到邀请函的人，会议筹办者要及时跟踪联系，争取其与会。
八、媒体造势
如果所召开的会议是工作性质的会议或内部会议等，则不需要媒体造势。如果所召开的会议是公开的，而且希望公众了解这次会议的情况，则需要進行媒体造势。比如维权过程中召开的公开会议，公司展开的展销会及成果发布会，针对社会话题而召开的非政府组织座谈会及政府工作报告会等。通常的做法是通过召开记者招待会、刊登广告及派发传单来说明会议的目的，内容和时间地点与会人员等。在西方发达国家，媒体造势的方法越来越多，有的甚至租用飞机在空中喷射相关字眼来达到宣传的目的。在这方面，绿色和平组织的媒体造势活动是所有非政府组织中做得最好的组织之壹。
九、消除影响会议顺利召开的因素
召开任何壹次会议，中间都有可能出现壹些意向不到的干扰，使会议无法顺利举行。因此事先消除影响会议顺利召开的因素是非常重要的。影响会议顺利召开的因素主要因素包括：
1．筹办组织或个人之间权力与责任不明确；
2．预算无法落实：
3．场地出现变故；
4．主要与会者无法出席；
5．会议组织者不遵守约定；
6．交通出现问题；
7．政府的阻挠和破坏；
8．会议筹办者中途停止计划。
第三章 召开会议
壹、会议后勤服务
会议准备工作做好后，下壹步就是迎接会议的召开。如果壹次会议的准备工作做得再好，而会议期间的工作没有做好，则可谓前功尽弃。不过，只要会议筹办者按照预期计划履行方案，在执行过程中，能做到耐心、细致与周到，则壹般不会出现大问题。
在会议执行过程根据不同会议的形式，需要注意餐饮安排、交通安排、司仪安排、秩序维护和摄影摄像等事项。
（壹）餐饮安排
根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；
餐饮安排通常有三种形式——便当、自助餐及围桌餐。现在比较流行的是既省钱又省事的自助餐。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。此外，在会议期间，最好准备足够的饮料，以免与会者四处找水喝，影响会议的進行。
（二）交通安排
壹般性的会议并不需要太多的交通安排，只有召开较大规模的跨区域会议时才需要考虑交通问题。交通安排最简单的做法是委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。
（三）司仪安排
各种主题的会议对礼仪的要求不壹样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求壹致。 如果是工作性会议，当然就不需要专门的司仪。
（四）秩序维护
对于会议而言，无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好。
（五）摄影摄像安排
根据会议的级别和要求，可以安排专业的摄影摄像人员对会议進行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给与会者，或者作为第壹手资料予以存盘。
二、会议记录
会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。
壹般会议都应有记录。会议记录包括两部分内容，第壹部分是会议的组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等。第二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。会议记录真实记载会议的情况，客观地反映会议的内容和進程，是重要的档案材料，它不仅为会议简报、会议纪要的撰写提供重要的素材，而且为日后分析研究会议提供依据，还是检查会议决定执行情况的凭证。因此认真做好会议记录，具有十分重要的意议。
根据前面的介绍，会议记录壹般有两种方法：壹种是摘要记录，壹种是详细记录。通常日常性的工作会议多采用摘要记录。摘要记录是抓住重点，摘录要义，如发言要点、结论、会议通过的决议等。摘要记录对记录人员素质要求较高，记录人员在记录时必须迅速作出分析概括，抓住重点，领会要义，明白取舍，既要准确地表达发言者的中心意思，又要做到简明扼要。会议的重点壹般都是领导同志的发言、会议的决定、决议。
会议记录是有关会议情况的笔录。壹般用于比较重要和正式的会议。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的壹种历史资料。会议记录既要求速度快又要求真实度高。因此，比较重要的会议都有壹个或两个以上的记录员。
会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。记录头的内容有：
1．会议名称，
2．会议时间，
3．会议地点，
4．会议主持人，
5．会议出席、列席和缺席情况，
6．会议记录人员签名。
会议记录应该突出的重点有：
（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；
（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；
（3）权威人士或代表人物的言论；
（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；
（5）会议已议决的或议而未决的事项；
（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。
三、会议记录范例
（壹）详细型记录范例
主题：XX公司项目会议
时间：1998年9月1日
地点：公司会议室
出席人：公司各部门主任
主持人：刘XX（公司总经理）
记录：祁XX（办公室主任）
（1）、主持人讲话
今天主要讨论壹下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。
（2）与会人员发言
技术部朱主任：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。
资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这壹块就干脆忽略掉，而书信这壹部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这壹方面是很有市场的。
市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。
（3）结论
各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。
散会。
主持人：（签名） 记录人：（签名）
（二）概要型记录范例
XX大学招生委员会会议纪录
（1）开会日期：XX年X月XX日X时X分
纪录：吕XX先生
（2）开会地点：行政大楼四楼第三会议室
（3）主持人：董教务长
（4）主席致词：略
（5）业务报告：
1.本校九十二学年度转学生招生考试业于七月九日举行完毕，共有三、四六五名考生报考。各学系考生成绩由阅卷委员评分完成，并经本组登录及核算完毕，各应考科目均标成绩经统计如附件壹。本学年度转学生考试拟提早于七月二十四日公告录取名单，预定于八月十二日办理正取生报到手续，于八月十五日办理备取生递补登记作业。
2.本次考试计有十五位考生违反试场规则，拟依据试场规则及违规处理办法处理，违规情形详如附件二。
（6）讨论提案：
案由壹：本学年度转学生考试违规考生处分案，提请讨论。
说明：
本学年度共有十五位考生因考试时间终了仍继续作答、手机发出声响、使用或携带计算机及未携带身分证入场等违规情形发生（详如附件二），违规考生拟依试场规则处理。
决议：
1.修订通过，违规考生处理情形详如附件二。下学年度起，请各试场监试人员于考试开始时，向考生宣读注意事项（如手机请关机、本节考试不得使用计算机等），以善尽告知之责并避免违规情事发生。
2.于下学年度提案修订试场规则第七条条文为：…惟至考试当天结束前，准考证及身分证仍未送达或未依规定申请者，扣减其该科成绩五分。
案由二：拟订定本校九十二学年度转学生考试各学系最低录取标准及正、备取生录取名额，提请讨论。
说明：
1.本学年度各学系考生成绩册详如附件三，请各学系依考生成绩排序及简章规定，订定各系之最低录取标准。
2.本案经委员会审定，录取名单签请校长核定后，预定于七月二十四日公告录取名单，于七月二十五日寄发考生成绩通知单。
决议：
照案通过。各学系最低录取标准详如附件四。
（7）临时动议：无。
（8）散会：四时整。
四、会议结束阶段工作
会议结束阶段主要工作有以下四项。（1）形成可供传达的会议文件。（2）处理有关会议的文件材料。（3）为与会者的返程提供方便。（4）向与会者发出感谢信和相关会议决议等信息。
第四章 议事规则
壹、程序正义的重要性
会议要讨论，讨论难免有争执，所以要“循壹定之规则”，这壹定的规则就叫“议事规则”或“会议规范”。最有名的议事规则是罗伯特规则，是由美国著名的议学家罗伯特撰写的壹本书名“罗伯特规则”而来。国父孙中山先生也撰写过壹本叫做“民权初步”的小册子，收录在“建国方略”里。世界上很多国家和地区都有专门的有关议事规则的法律法规，比如台湾就有“会议规范”法规，各种会议都得照着规定议事。“会议规范”总共有壹百条，包括“会议的流程”、“主席的职权”、“纪录的形式”、“各种的动议”、“表决的方式”与“选举的方式和流程”等。
勿需讳言，遵守议事规则，是走向民主和法治的第壹步。壹个组织或机构的民主性质,其根本的标志在于它的每壹个成员都能自由的参与壹个具体议题的全过程,而不仅仅是最后的投票。明确而公允的规则在保障它健康、有效的运作的同时,最大程度地保护每个成员的权利,并认真的对待每个成员的意见。
英语民族在搞政治方面的优越性就在于他们懂得开会，结论就具有充分的正当性，也就是人们常说的程式正义即结果正义。 其实说到底，民主政治其实就是壹种程式性的东西，就是壹套议事决策的程式规范。
通常人们认为，在欧美民主史上，以法国革命为代表的大陆模式是壹种激進革命的历史，他们满怀理想地追求自由、平等，追求社会公正等目标；而英美模式是保守的缓進改良的历史。可是，如果考察两百多年来欧美各国的政治变迁，考察自由、平等、民主、社会公正等价值的实现程度和前后对比，就会发现，英美模式导致的变化程度，并不亚于世界上任何壹个地方，也是天翻地复的变迁。之所以给人保守缓進的印象，无非是因为反复小，血流得少。这正是英美模式成功的地方。而这种成功，至少有壹半得归功于人们对程式、对规则的尊重。
人们常常会纳闷，为什么我们中国人壹到开会就头大了。原本是为了解决问题而开会，最后却往往会议还没开就打破头了，或者是开会引起的问题比开会前更多。比如，过去民主运动中出现过壹加壹等于三的怪事。当时两个最大的民运组织召开合并会议，结果合并不成，却演变成了三个组织，即原来的两个组织加合并成的壹个组织。这显然是因为召开合并大会而引起的。这次会议失败跟与会者不懂得议事规则或不遵守议事规则有直接的关系。因此，了解和并学会遵守议事规则，对于国人来说非常重要。
当然，懂得议事规则还是不够的，还要有民主社会的宽容等精神做为基础。否则就容易走程序的极端。中华民国初期曾出现这种情况，以致于因纠缠程序正义而发生内战等。这些教训都是很惨重的。
那么，程序正义如何可以实现实质正义呢？所谓正义，是我们要保障的价值。实质正义是相对于程序正义而言，也就是我们要保障的价值，而程序正义，指的是合于程序法则、精神。所以，所谓符合程序正义，就是说壹切的大众决策，其决策过程，合于程序法则、精神。程序正义并不保证会议结果必为众所欲求。最主要的作用是在所谓的“程序保障”，而“程序保障”就是保障与会者人人享同样的权利。当每壹个与会的权利都得到了保障时，我们就可以说程序正义导致了实体正义，或者说平等权益即正义最终能得以实现。所以，充分强调程序正义是很有必要的。
二、罗伯特议事规则简介
壹百多年前美国南北战争时期，北方的麻省贝特福特有壹位年轻的陆军中尉亨利?马丁?罗伯特。壹天，他奉命主持地方教会的壹个会议。由于与会者对会议题意见分歧很大，结果可想而知，这位25岁的年轻军官，把这个会主持得壹塌糊涂。人们在会上争论得不亦乐乎，最终是什决议也未达成，这样的会开了等于不开，甚至比不开还要糟糕。这事让罗伯特心里放不下了，这位毕业于西点军校的美国军人的认真劲上来了，他发誓，如果不找到壹个好的开会办法，他就再也不开会了。他开始认真探究人的智慧本质，和大多数西方哲人壹样，他发现人是壹种最难被道理说服的动物，当出现分歧的时候，不管分歧的基础是什么，或者出于利益冲突，或者出于信仰理念，或者出于知识经验的不同等等，总之分歧壹旦明确公开，是非常难以在短短时间里靠语言的交流来达到壹方说服另壹方的。分歧的双方找到共同点的可能不是不存在；但是这需要有壹定的交流机制，否则，壹方说清楚了，另壹方根本没听進去，还是白搭。结果他发现，美国居然没有壹部现成的开会议事规则。尽管西方人从古希腊广场民主时代开始就开会决议军政大事了，但是，那时嗓门比道理的效力要大。
罗伯特决定自己写壹部。他开始研究已有的各种议事程式，探索这些程式的逻辑，为什么要这样规定，如果不这样规定的话，会产生什么结果。经过几年努力，他写出了壹部《罗伯特议事规则》。他自费出版，并自己出钱买了壹千本送给国会议员、律师、教授等头面人物。该书后来畅销全国，成为美国民众开会的标准手册。到１９１５年，已有将军头衔的罗伯特出版了修订本，书名正式叫做《罗伯特议事规则》。
这样的“游戏规则”，对于民主理念的具体实现和操作，常常具有决定成败的重要性。罗伯特议事规则的内容非常详细，包罗万象，有些是针对会议主持主席的规则，有些是针对会议秘书的规则，当然，大多是有关普通与会者的规则．他们遵照怎样的规则提出和表达意见，遵照怎样的规则進行辩论；怎样進行表决。比如，有关动议、附议、反对和表决的壹些规则是为了避免争执。原则上，现在美国的国会、法院和大大小小的会议上，在规范的制约下，是不允许争执的。如果我对某动议有不同意见，怎办呢？我首先必须想到的，按照规则是不是还有我的发言时间？什么时候？第二，当我表达我的意见时，我是向会议主持者说话，而不是向持不同意见的对手说话。不同意见的对手之间直接对话，是规则所禁止的。
在国会辩论的时候就是这样，说是辩论，不同意见的议员在规定的时间里，只能向主持的议长或委员会主席说话，而不能向自己的对手“叫板”。发言的时候不能拖堂延时，不能强行要求发言，在别人发言的时候不能插嘴，因为这都是规则所禁止的。
在美国的法庭上也是这样，当事双方的律师是不能直接对话的，因为壹对话必吵无疑，法庭就会变成吵架的场所。规则规定，律师只能和法官对话，向陪审团呈示证据，而陪审团按照规则自始至终是“哑巴”。不同观点和不同利益之间的针锋相对。就是这样在规则的约束下，间接地实现的。
这样的技术细节，是民主得以实现的必要条件。否则的话，发生分歧就互不相让，各持己见，争吵得不亦乐乎，很可能永远达不成统壹的决议，什么事也办不成。即使能够得出可行的结果，效率也将十分低下。而罗伯特议事规则，就像壹台设计良好的机器，能够有条不紊地让各种意见得以表达，用规则来压制冲动，找到求同存异的地方，然后按照规则表决。规则保障了民主程序的效率。
罗伯特议事规则立足于民主理念的具体实现和操作，内容包罗万象，大多是有关普通与会者的规则。如美国的国会、法院和大大小小的会议上，在规范的制约下，是不怎样有直接的争论的。如果对某动议有不同意见，首先必须考虑是，按照规则是否有我的发言时间？是什么时候？别人发言时不能插嘴，不能拖堂延时，不同观点只能通过主持者间接实现。表面来看，这是技术细节，实质是保障民主程序和开会效率的必要条件。否则，会越开越多越开越长，甚至成了吵架场所，什么议题都议而难决，泡会的日子就免不了。
但是,本书也有它的缺点。最突出的就是它的复杂和繁琐。由于它的目标定在普适性上,其技术上不必要的复杂也就往往成为不可避免。事实上,除了本书以外,目前还有许多简化和专门化的同类书籍(见附录中的英文参考书目)。这些书籍既保持和遵守着同样的基本原则,又为具体的组织和读者提供了可行的简化规则。
三、民权初步主要内容
孙中山先生是近代中国第壹个摆脱封建帝王和官僚传统而信仰民主的政治家，他搞民权的第壹步就是让人们知道如何开会。孙中山亲自翻译编写了《罗伯特议事规则》，取名《民权初步》。胡适说，孙中山的《民权初步》的重要性远胜过《建国方略》、《三民主义》，然而，却被人们忽略了。
《民权初步》是孙中山先生思想中建国方略之社会建设，这本书于民国六年二月发表于上海，是孙中山先生参考美国学者沙德女士之会议规则而来。孙中山先生在其自叙中说道，这本书是教吾国人民行使民权的第壹部方法，所以名为民权初步。
民权我国就社会凌乱散漫，毫无组织，常被耻笑为壹盘散沙,因此要雪耻图强，复兴民族，必自改造社会做起，使我们的社会成为有秩序、有纪律，合乎现代化新社会。
民权民权初步虽然讲的是集会，推而广之，就是建设社会的规范。因为中国人壹向就缺乏组织习惯和团体生活训练，常连最基本的议事规则也不懂，所以要建设新社会，树立全民政治的基础来实现民权主义，就要按照民权初步的训练，使之成为我们生活习惯的壹部份，然后可以造成有组织的国家和民族。
民权初步有以下几项主要的基本精神，分别为：
A、重视平等和公正
B、重视秩序和和谐
C、重视讨论自由
D、少数服从多数
E、多数尊重少数
民权初步的主要内容包括：会议的概念，会议的种类，什么是动议，什么是提案，如何進行讨论，议事规则，如何進行表决等。有关会议的概念和种类前面已经做过详细介绍，下面就其他几方面的内容做个简单说明。
（壹）什么是动议？
动议为对事体处分的提案，民权初步第三十壹节，其意义即为出席会议的人，提出依各问题或意见，请求会场予以讨论或采纳。会议中议案的来源，计有两种，壹种是口头的动议，壹种是书面的提案，名称和提出的手续，虽各有不同，但其作用是壹样的。
（二）动议有那些种类？
A、主动议： 对某壹事件的处分，提出意见和办法，请求讨论，進而付之表决。此壹动议不附属于任何动议而能独立存在者属之。
B、附议： 附议的意义不在赞同此动机，而是赞同讨论这个动机，动议者发动议只是个人，但经附议与主席接述后，此动议就成为会场大众之动议了。 动议必须以壹人以上附议，始得成立。主席对动议，得自为附议，各种会议，另有规定者从其规定者从其规定。而权宜问题、秩序问题、会议询问、收回动议等，则不需附议。
C、附属动议： 附属动议是指壹动议附属于他动议，而以改变其内容或处理方式为目的者属之。主动议只能提出于无动议当前的议场，附属动议优先于主动议，处理附议动有其优先级散会动议、栏置动议、停止讨论动议、延期动议、付委动议、修正会议、无期延期动议。
D、动议的程序： 动议的程序应依以下规定实行：
a、动议者向主席请求发言地位
b、承认动议者之发言地位
c、动议者提出动议
d、附议
e、主席接述动议，并付诸讨论
（三）提案
动议以书面提出，称为提案，提案除依特别规定，得由个人或机关团体单独提出者外，须有附暑，其附暑人数如无另外规定，和附议人数同。
（四）不得动议之时机
除权宜问题，秩序问题，会议询问，及申诉动议外，有下列情形之壹时，不得提出动议他人取得发言地位时、表决或选举时。
（五）动议收回的时机
A、经附议前之动议，可由动议人收回
B、附议后之动议，须经附议人同意，方得收回
C、经主席接述后之动议，原动议如欲收回，须经主席征询无意义后方得收回，如有异议须付表决
（六）讨论
讨论是指对于问题壹切评论，无论其为反对或赞成。亦即出席人对于壹个议案，即当前的问题，加以研讨评论之谓。当壹个议案，经主席宣付讨论后，出席人都有发表意见、贡献办法的权利和责任。经此讨论之后，始行提付表决。以期获得正确的结论，这是议事必经的程序。
（七）讨论的原则
A、议事原则--
就是在同壹时间内只讨论壹个问题，在壹个动议未经讨论完毕，提付表决之前，不得另将其他动议提出讨论。开会时如有违反上述情事，主席应立刻予以制止，或不予接述。其他出席人亦得提出秩序问题，请求主席予以制止。不过如为权宜问题，获秩序问题，因时机迫不及待，或因议事秩序上发生错误，必须即时纠正，则可不受此项限制。
B、充分与自由讨论原则--
所谓充分讨论，及出席人的讨论权，不受任何不当限制，主席对于出席人所提发言讨论的要求，只要合乎秩序，不得任意拒绝，出席人在参与讨论时，除因违反议事规则，得由主席自动，或经其他出席人，请求主席予以纠正制止外，任何人不得加以阻扰。除规定不经讨论迳付表决之案，或由主席裁定之事外，任何议案，非经过适当的讨论，不应提付表决。所谓自由讨论，及参加讨论的人，无论其为正面或反面，或其他主张，只要不离本题，不违反礼貌，不触犯议事规则，任何人均不得加以干涉。主席对于要求发言的人，必须议照规定或习惯予以允许，而不能予以拒绝，在讨论進行中，如有人动议停止讨论，必须得到三分之二的人数同意方可。
C、少数服从多数的原则--
少数服从多数，多数决定壹切，为民主政治的重要原则。会议的目的，就再凝结与集中会场对于某壹议案的大多数人的意见，并且使此大多数的意见，经由讨论，运用合法的与和平的表决方式，通过实行；会场少数会员，尽管于讨论时，可持有不同或相反的意见，但壹经表决，必须牺牲放弃而接受多数与会人员意见的决定。
D、尊重少数意见的原则--
民主政治少数固应服从多数，而多数也应尊重少数的意见。会议设置程序，议案必经讨论，就是为了要听取少数的意见，经过三读会程序的议案，规定三读不能在同日举行，在这三读过程中，又必须经过审查辩论等阶段，然后才付表决；其主旨也在使少数派有发表意见的机会。
（八）表决
表决是对议案之最后处理方式。表决方式有投票表决、举手表决、起立表决、正反两方分立表决、唱名表决等等，唱名表决之方式，如经出席人之提议，并得五分之壹以上之赞同，即应采用。出席人应名时，应起立答应赞成，反对或弃权。如未应名，再唱壹次，但不得三唱。 表决时还需注意两面俱呈的原则。所谓两面俱呈即壹个议案必须就赞成与反对两方面，分别举行表决，除有特别规定得数额外，如赞成者为多数，即可决；反对者为多数，即否决。可否同数时，如主席不参与表决，亦为否决。表决必须两面俱呈，不止是手续问题，更重要的，乃是民主政治的原则问题。
（九）主席行使表决时机
主席以不参加表决为原则，但主席于议案表决可否同数时，得加入壹方，使其通过;；或不加入，而使其否决，但有特别规定之表决人数者，从其规定。主席于议案之表决，可否相差壹票时，得参加少数方面，使成同数以否决之。主席于议案可决，有特别规定之额数者，如相差壹票，即达规定之额数时，得参加壹票使其通过，或不参加使其否决。
（十）权宜问题
凡议场遇意外事件，足以影响议场全体或个人权利者，均构成权宜问题。(如骚扰会场、灯光熄灭、或会员远行要求优先发言等，出席人得提请主席制止。)
（十壹）秩序问题
议案進行中，会员或主席有破坏会议次序，违背议事规则，便构成秩序问题。(如发言超出议题范围，出席人得请求主席纠正。) 权宜问题与秩序问题之提出，可不必先取得发言地位，直接向主席提出，权宜问题较秩序问题优先，且在七种附暑动议之先。这两个偶发性动议，是因为在会议進行中，有外在突发事件或违反议事规则的情形发生，因而困扰会场才提出的，且此类问题又是会议终非先解决不可之事，固可直接起而发言，优先获取发言地位。
四、简易议事规则
无论是罗伯特议事规则，还是壹般国家颁布的议事规范，都过于繁琐，它们与其说是为壹般民众开会而制定，还不如说是为了帮助那些议会里的人如何成为开会专业户。下面是壹个根据各种常用议事规则而整理出来的简易议事规范，适用于壹般民间社团：
第壹条：开会及决议额数
会员大会 (代表大会、理事会、监事会)壹般性决议应有会员 (会员代表、理事、监事)过半数出席，较多数同意。但下列事项应有出席人数三分之二以上同意。
壹、章程之订定与变更。
二、会员之除名。
三、理监事之罢免。
四、财产之处分。
五、团体之解散。
六、其他与会员权利义务有关之重大事项。
第二条：不足额问题
开会时间已至，不足开会额数者，主席得宣布延后开会，延后两次仍不足额时，主席应宣告延期开会或改开谈话会。
出席人数因故未达开会额数，得开谈话会，依出席人三分之二以上同意作成决议，会后将决议通知末出席人，于下次正式会议追认。谈话会中已达开会额数时，改为正式会议。
会议進行中，总出席人提出额数问题，主席应以按铃或其他方法，催促离席之人回至议席，并清点在场人数，如不足额主席应宣布散会或改开谈话。
第三条：会议程序
壹、由主席、临时主席(发起人或召集人)报告出席人数并宣布开会。
二、推选主席。(如有法定主席，不必推举)
三、认可议程。以无异议认可，如有异议提付讨论及表决。
四、报告：
确认上次会议记录。(可以书面或口头报告)报告上次决议执行情形。委员会报告付委案处理情形。其他报告。
五、讨论：
前会遗留事项。
提案讨论。
临时动议。
六、选举。(经出席人过半数同意得列于讨论之前)
七、散会。
壹、会议名称及会次。
二、时间、地点。
三、出席人姓名及人数。
四、列席人姓名。
五、主席姓名及纪录姓名。
六、报告事宜。
七、选举方法，票数及结果。
八、决议，表决方法及结果。
九、其他重要事宜。纪录应由主席及纪录分别签署。
第五条：主席之任务
壹、管制议程及秩序。
二、赋予发言人地位。
三、主持表决。
四、裁决权宜问题、秩序问题。答复会议询问。
主席对讨论以不参与不发言为原则，如须发言应离开主席地位并指定代理主席。本项除大会外，其他的工作会议请勿盲目引用。
主席以不参加表决为原则。但表决时可否同数，主席得加上可方使其通过。或于可方多于否方票，加入否方使其否决。
主席得于有特别额数之议案，差壹票即达规定额数时，参加壹票使其通过。
第六条：发言前应先请求发言地位，经主席认可后始得发言。
发言须先声明发言性质，封在场问题为赞成，为反对，为修正，为程序动议。
第七条：讨论事项以书面为之为提案，以口头为之为动议。提案须经连署，动议须经附议。
第八条：程序事宜
壹、权宜问题：议场偶发事件，足以影响出席人权讨论事项以书面为之为提案，以口头为之为动议。提案须经连署，动议须经附议。例如：议场喧扰，影响听觉，对表决结果发生疑问。
二、秩序问题：会议程序发生错误，或发生足以破坏议事秩序之事件。例如：发言超出议题范围，出席人得请求主席纠正。
三、申诉：不服主席对权宜问题和秩序问题之裁定，得提申诉，经附议后始得成立。成立后由出席者表决，可否同数维持主席裁定。
四、撤回提案：提案末付讨论前，由提案人征得连署人同意得撤回。如已付讨论须由主席征得全体出席人无异议方得撤回。
五、收回动议：动议未经附议前得由动议人收回，附议后须经附议人同意方得收回。如主席已处理，由主席征得全体出席人无异议方得收回，有异议则迳付表决。
六、散会《休息》动议：不可讨论迳付表决。
七、搁置动议:对讨论中的议题自本次会议程中抽出不再处理。不可讨论迳付表决。
八、停止讨论动议：认为对主题讨论已够充分，再讨论只是重复论点时提出，共获可泱，议案应立即表决。
九、延期讨论动议：认为还有因素尚待确定，目前并非讨论议题之合适时机，可提出新时间延期讨论。
十、付委动议：议题案情复杂不易处理时，得将全部或壹部交付委员会处理。委员之产生由大会推选或授权推选。委员会得另作纪录，不得删改大会原件。委员会对付委案件处理完成后应向大会提出报告，并对委员会中少数异见另提少数异见报告。
十壹、修正动议。
十二、复议动议：经表决确定之议案，符合以下三要件时得以提出复议动议：
决议末执行。
有新资料或新理由提出。
须于下次会或同次会提出，同次会提出时须有他事相间。
复议动议之讨论仅限就有无复议必要发言，正反方不超过两人次。复议动议否决后不得再为复议。复议动议可决后，重新讨论原经表决确定之提案。程序事宜之处理优先次序依前项各款之次序。
（可仅选用壹部分作为贵会可用之程序事宜，删除其他项目。）
（对复议之严格限制，贵会可自行酌情放宽。但若放得太宽，大家随便就提出复议会使决议没有什么意义。 ）
（主席宜熟背全部程序事宜之顺序，方能使主持流利。（口诀为：权、秩、申、撤、收、散、搁、停、延、付、修、复。）
第九条：除程序事宜壹至五款外，提案或动议(含修正案)均应经附议始得讨论。 除程序事宜壹至八款外，提案或动议 (含修正案)均应经讨论后始得议决。程序事宜壹至八款及第十二款不得修正。
第十条：修正案提出后，得由原提案人或原动议人自动接纳，成为原提案或原动议之壹部分。未经接纳或出席人有反对接纳时，按以下两式之壹处理。
甲式：分层修正
对原案可提出第壹修正案 (第壹层)，针对第壹修正案可再提第二修正案(第二层)。处理时先处理第二修正案，第二修正案可决时，第二修正案即取代原第壹修正案成为新的第壹修正案。可对新的第壹修正案再提新的第二修正案。
无第二修正案提出时，即处理第壹修正案，第壹修正案可决时，第壹修正案即取代的原案成为新的原案。可对新的原案再提新的第壹修正案。
无第壹修正案提出时，即处理原案。原案获可决或否决时议案即处理结束。
任壹层讨论时均可提出“替代案”。替代案如获通过，即为新的原案，原案、第壹修正案、第二修正案均打消。
乙式：并列修正各修正案与原案并列提出，同时讨论。表决时就其与本题旨趣最远者先行表决。
各修正案若不相容时，其中之壹通过，其余不必表决。并可仅取甲式或乙式纳入贵会之议事规则，删除另壹式。壹般而言乙式较甲式实用。
第十壹条：主席得于出席者无异议，或由出席者同意时，将议案之不同部分，分开讨论，分开议决。
第十二条：议决按以下三式之壹处理
壹、无异议通过。
议案仅有壹案可供处理时，可征询与会者有无异议。无异议时议案即为通过，有异议时再行表决。
二、两面俱呈。
对议案之支持与反对各進行壹次表决。正方多时为可决，正反同数或反方多时为否决。
三、比较票数。
多案并呈且不能相容时，可对各案進行壹次表决，获支持最多者为可决，其他各案为否决。人选、款项、时间、数字等，依提出顺序表决。（※三式中以第二式最周全。第壹三式较节省时间。）
第三式易作弊，主席可故意将原可相容之各提案比较票数，通过壹项打消其他。采第二式即照此问题，相容方案均能获可决通过。（※任何方案之执行均须付出成本，所以正反同数时为否决，不必浪费成本。）
第十三条：选举，应选名额为壹名时，采无记名单记法。
应选名额为二名以上时以无记名连记法为原则。但经出席人三分之－以上同意得采无记名限制连记法，其限制连记额数不得超过应选名额二分之壹。例如应选十五人，规定每人可圈选数不得超过七人。（※本条例依人民团体选举罢免办法第四条规定，无法擅改）。
第十四条：不议事规则末规定事宜依内政部公布之会议规范。
第五章 开会技巧
壹、会议不要超过两小时
“怎样的会最无聊？”被问到这个问题，壹定有人回答“会议太冗长”。只要不是特别重要的会议，不少人都在会议進行中打瞌睡。
会议形式化现象在中国壹直是壹个非常严重的问题。本来不需要的过程，却变成必须的过程；本来不需要讲的话，却变成了必须讲的话；本来几分种开完的会，却需要壹个小时，乃至更长的时间；本来壹个人讲话的会，却要几个人来讲；本来在这个地方开的会，非要到另壹个地方开；本来几个人参加就可以，非要叫来各级领导干部。这样壹来，会议没少开，时间没少占，精力没少花，财力也付出不小，但对工作却没有多大的促進和改善。
参加会议是我们生活中的壹部分，全世界每天要开无数次会议。无论妳是与会者还是主持人，都应该学会开会，懂得开会的技巧，使会议开得高效成功。据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。因此如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于任何人或组织都具有重要的意义。
联合公司东京总务部长冈本让曾说：“会议时间最好不要超过两小时。”根据他的经验，两小时是壹个人集中注意力的极限。事实上，只要超过两小时，会议效率必然下降，而且会引发无数意想不到的问题，比如与会者之间的争执，会议作出错误决定等。本章专门就如何提高开会效率介绍壹些开会技巧。
二、开好会议的几个要点
熟悉会议规范：会议要讨论，讨论难免有争执，所以要“循壹定之规则”，这壹定的规则就叫“议事规则”或“会议规范”。最有名的议事规则是罗伯特规则，是由美国著名的议学家罗伯特撰写的壹本书名“罗伯特规则”而来。国父孙中山先生也撰写过壹本叫做“民权初步”的小册子，收录在“建国方略”里。世界上很多国家和地区都有专门的有关议事规则的法律法规，比如台湾就有“会议规范”法规，各种会议都得照着规定议事。“会议规范”内容包括“会议的流程”、“主席的职权”、“纪录的形式”、“各种的动议”、“表决的方式”与“选举的方式和流程”等内容。
善用会议技巧：开会时最怕主席讲个不停，或者发言乱无章法、毫无头绪，讲了半天也不知道在说什么？这时为了节省大家的时间，让会议开得有效率，与会者就应该善用各种会议技巧，适时地提出“权宜问题”或“秩序问题”，要求主席制止不礼貌、超出议题的发言，该搁置就搁置，该停止讨论就停止，该散会就提出散会。
议程会前发出：很多会议常常临时通知，然后没有任何会议资料。不让人提案也就算了，甚至连个议程都没有，开会时大家两手空空，不知道从何讨论起。所以，正式或定期的会议，应该发出会议通知，并征询出席者提案，开会前准备好议程资料，并在会议前让与会者知道，良好准备是会议成功的开始。
提案事先沟通：很多人不知道如何提案，有些会议筹办者也搞不清楚。提案要清楚明白，最好要有说明和办法，不要提壹些不知所云的案子。重大的提案最好能事先沟通。事先的沟通有助于会议的讨论和進行。
发言沙盘推演：开会是要讨论事情的，当然要让出席的人讲话，但会议的发言要有方法，先讲主张再说明理由，不要讲壹大堆但没人听得懂，为了让会议开得有效率，必要时可以限制发言的时间和次数。如果有高度冲突的议题，发言可以事先沙盘推演，安排发言的重点和顺序，再利用动议让议案進入表决，免得大家死缠烂打。
议案需要表决：很多会议经常议而不决，提了案，也发了言，但因为各方意见不壹致，碍于情面或怕得罪人而不将议案或讨论话题付诸实施表决。
工作报告简短：很多会议几乎都在工作报告，壹些领导人轮番上阵做报告。好像工作报告越多就越是认真，报告做完了就散会了。为了让大家的耳根清静，可以透过决议要求工作报告简短，甚至限制报告时间，進而要求工作报告以书面呈现，书面报告就无法囉嗦了。
议程随时掌控：会议的進行要尊重与会的人，而不是主席壹人说了算，也不必忍受少数人漫无限制的发言，会议开始前可以确认议程，然后要求主席按照议程主持会议，如果觉得有必要的话，也可以要求变更议程，随时掌握议程的進行，可以让会开得更有效率。
纪录要求正确：我们日常生活中的多数会议开完就算了，根本从来没见过会议纪录，甚至结论被改了也没人知道。开会是为了“达成决议”，决议是在会议纪录呈现，会议纪录可以说是开会的成果。所以要关心会议纪录，要求会议纪录要让与会者过目，书面通知或下次会议确认都可以。
决议确实执行：开会是为了“达成决议”，更是要“解决问题”。开了会，形成了决议，不执行等于没开。所以花了时间来开会，更应该关心执行的情形，要求下次会议要报告上次会议决议执行情况，要求决议确实被执行，不执行再想办法算帐。
三、会议進行期间的注意事项
对于举办壹个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在会议中获得他们想得到的东西，同时又能使他们在会议上充分贡献他们的才智，是首要关心的问题。也就是说，如何使会议开出成果，是会议的第壹要务。会议進行期间，会议筹办者必须随时想到下下几个问题：
(1)发言内容是否偏离了议题?
(2)发言内容是否出于个人的利害?
(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?
(4)是否发言者过于集中于某些人呢?
(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
(6)是否某个人的发言过于冗长呢?
(7)发言的内容是否朝着结论推進呢?
四、如何主持会议
“开会开这么久还做不出结论！”很多人参加会议时都会碰到这种状况，与会者万般无奈又无力解决，因此怀疑会议主持人的能力。究竟要怎么开会才能提高效率呢？
会议主持人必须留心会议進行状况，发现与会者的讨论偏离主题时，要立刻拉回正题。这样还是无法讨论出结果时，主持人可以要求相关人员第二天做出结论。
有些会议的问题出在没人发言，反应不佳。主持人事先把题目细分成几个子题，与会者就比较容易贡献自己的智慧。主持人事先没有准备，让与会者当场才思考、发表意见，效率会非常低。如果主持人让与会者发表自己针对主题事先想好的结论，就容易归纳各方意见。
会议主持人要避免自己过多发言。主持人是主，与会者是客，让客人尽量多发言才是正确的做法，不可反主为客。主持人的主要功能是维持会议秩序、节奏和程序正义，而不是发表演说者。这壹点很多主持人都不了解。
除了会议当中的努力，事前也要多沟通。有些问题如人事问题等，如果事先不充分沟通，会议当场是很难解决的。
五、与会者的注意事项
除了会议筹办者和主持人需要懂得开会的技巧外，与会者也需要了解开会的壹些基本知识和规则。否则，就成了鸡同鸭讲，会议筹办者和主持人再专业，也是白搭。
与会者除了要尽量配合和听从会议筹办者和主持人的安排外，还有以下两个方面需要注意：
（壹）学会发言
会议发言有正式发言和自由发言两种，前者壹般是领导报告，后者壹般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现壹种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常擡头扫视壹下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。
如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
与会者发言时要注意避免发生如下情形：
1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝；
2.不可取用不正确的资料；
3.不要尽谈些期待性的预测；
4.不可做人身攻击；
6.不可打断他人的发言；
7.不可不懂装懂，胡言乱语；
8.不要谈到抽象论或观念论；
9.不可对其他发言者吹毛求疵；
（二）遵守会议礼仪与纪律
与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议礼仪和纪律，主要有以下四项内容：
1.规范着装；
2.严守时间；
3.维护秩序；
4.专心听讲。
5.不要中途离席。
六、会议秘诀壹百条
下面壹百条是开好壹个会议需要掌握的“秘诀”：
（壹）使会议开得卓有成效
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
1.每次壹开始就让大家都清楚会议目的。
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
3.要认真考虑，是什么使会议成功，反之又是什么使会议不成功。
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎样。
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
8.要注意正式会议所具有的壹切法律要求。
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
10.信息要加以选择，避免过多。
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
13.电话会议上发言时要重复妳自己的姓名。
14.仔细考虑妳要召开的会议的类型。
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
16.在容易看见的位置上放壹个表或钟，以便掌握时间。
17.凡辅助文件均应与议程壹并发出。
18.会前先拉几个盟友。
19.开会前必须确信壹定能达到会议目的。
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
（二）会议准备
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
26.任何议程变动都必须通知主持人。
27.议程要尽可能短小简单。
28.尽量将议程限制于壹页纸上。
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
32.必须将电话转移出会场。
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
34.要求妳的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
35.要找个确保没有干扰的会场。
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的壹种。
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
39.座位之间应有壹臂长的间隔。
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
（三）出席会议
壹个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
47.会前拟出自己的发言稿。
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
49.要保持积极的脸部表情和音调。
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
51.开始发言前先作深呼吸。
52.既然壹个意见是妳自己的意见，妳就应该信心十足地讲述。
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
55.谈判时要识别任何有壹致性的地方。
56.为使每次会议成功，妳要尽到个人责任。
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
58.即使妳要否决某项动议，也要尽量找出至少壹处共同点。
59.作为壹名主席，要确信妳能听得進各种观点。
60.必须按照议程顺序作会议记录。
61.建议主席在新会议记录定稿前先念壹遍。
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
（四）主持会议
每个会议都需要主持人指导進行。如果妳主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利進行，成功结束。
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
65.要求某些与会者就妳主持会议的表现作出真实的反馈。
66.尽量于会前认识新来者。
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
69.会议壹开始就告诉与会者会议计划需進行多长时间。
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
71.要制止支流辩论和私下交谈。
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
75.如果有人必须在妳之后发言，应注意他们是否不耐烦。
76.可挑选出某些人，向他们提壹些直接的问题，以引起辩论。
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
78.用片刻沈默将会议从争吵中带回到正轨上来。
79.必须清楚每次会议的规则。
80.开会时要尽量使大多数与会者站在妳这壹方，从而孤立捣乱份子。
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。
83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。
84.确保各项决议记录在案。
85.必须尽量以积极的调子结束会议。
86.向每位到会者、所有的发言人致谢。
87.要区别书面规则与非书面仪式。
88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。
89.向与会者提供收发信件服务。
90.应在签名报到台旁设壹信息台。
91.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。
92.要为小组委员会制定准则。
93.不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。
94.可将复杂问题委托给壹个工作小组，由他们晚些时候汇报。
95.请记住，妳有权决定何时闭会。
96.为重要会议录像，以便将来参考。
97.要尽可能简化程序规则。
98.面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。
99.如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。
100.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则。
第六章 会议成果
壹、信息资料处理
会后资料整理和总结是成功会议必不可少的壹步，没有会后的资料整理和总结，会议成果就无法体现。会议信息处理主要有如下四项工作：
1、会议资料：会议资料的收集和资料的保管；
2、会议的结算：同会议的各个合作方進行对帐结算，开具发票；
3、通讯录：制作通讯录并发送参会人员；
4、总结：对整个会议流程進行详细的总结。
二、会议内容呈报及组织注册
（壹）会议内容呈报
根据“社团登记条例”第二十条社会团体的登记事项、备案事项需要变更的，应当自业务主管单位审查同意之日起３０日内，向登记管理机关申请变更登记、变更备案。社会团体修改章程，应当自业务主管单位审查同意之日起３０日内，报登记管理机关核准。
（二）为什么要成立团体
壹个人可以做壹个人的事，但是二个人可以做三个人的事，壹群人可以做的事当然也就更多了。成立组织或团体的过程常是很自然的，几个人在壹起关心或做壹件事，自然会聚在壹起讨论分享，慢慢地成为壹个小圈圈，而在共同做事的过程中，为了自我介绍、为了结合资源，就会需要为小圈圈取个名字，如：袋鼠妈妈、紫色姊妹、芭乐园…等等，壹个个的组织就诞生了。
在民主社会里，人民是很被鼓励集会结社的，既可透过关心众人之事，体会民主的精神，又可学习分工与互助的过程并增加生活的乐趣。属于同壹个团体会让人较易产生归属认同感，壹群人在壹起，可以互相支持彼此分享，又可以截长补短，有助于事情的推动与情感的维系。至于团体要不要正式立案登记，成为被官方正式认可的组织，则视团体的成员意愿与需要而定了。
在社区做事，的确不壹定要成立很正式的组织。壹般会想或需要成立正式组织，或者是来自于法令的规范要求，如公寓大厦管理条例所规定的管理委员会；或者是为了吸引更多的人参与、结合更多的资源，而需要正式的立案程序，以取得公信和获得各方面的经费赞助。
（三）如何成立社团组织
下面就具体介绍成立社团的每壹步骤：
向民政部门查询：成立社团组织所需的资料和文件。壹般来说，民政部门有责任向妳解释成立社团组织的条件和相关法规。
查找相关法规：我国与结社有关的法规是1998年颁布的社团登记条例。这壹法规只是规范民间社团而制定的。其他的社会组织如公司、政党、事业团体等则有不同的法律条文来规范，比如公司法等。令人费解的是，我国到目前为止并没有政党法之类的法律法规，可是却至少有除了共产党以外的其他八个“民主党派”存在，他们和共产党是受什么法律规范，到目前为止还没有人能给予回答。这说明，中国离法制健全还有相当壹段距离。
成立社团组织的条件：根据社团登记条例第九条和第十条规定，成立社会团体，应当经其业务主管单位审查同意，由发起人向登记管理机关申请筹备；成立社团组织，应当具备下列条件：
（1）有５０个以上的个人会员或者３０个以上的单位会员；个人会员、单位会员混合组成的，会员总数不得少于５０个；
（2）有规范的名称和相应的组织机构；
（3）有固定的住所；
（4）有与其业务活动相适应的专职工作人员；
（5）有合法的资产和经费来源，全国性的社会团体有１０万元以上活动资金，地方性的社会团体和跨行政区域的社会团体有３万元以上活动资金；
（6）有独立承担民事责任的能力。
准备所需资料：根据社团登记条例第十壹条规定，申请筹备成立社会团体，发起人应当向登记管理机关提交下列文件：
（1）筹备申请书；
（2）业务主管单位的批准文件；
（3）验资报告、场所使用权证明；
（4）发起人和拟任负责人的基本情况、身份证明；
（5）章程草案。
需要说明的是，这里所指的业务主管单位壹般是指政府部门或国营企事业单位。也就是说，如果没有国家有关部门支持，是无法注册成立社团组织的。这壹条有违宪法规定的公民具有结社自由的权利。
正式递交筹备申请：受理社团登记申请的是各级民政部门。需要说明的是，这里的所谓申请并不是注册成立社团组织的申请，而是申请筹备成立社团组织。在多数国家并没有这壹过程，而是只需直接递出注册申请就可以成立社团组织了。
根据根据社团登记条例第十二条规定，管理机关应当自收到本条例第十壹条所列全部有效文件之日起６０日内，作出批准或者不批准筹备的决定；不批准的，应当向发起人说明理由。
召开第壹次代表会议：根据根据社团登记条例第十四条规定，筹备成立的社会团体，应当自登记管理机关批准筹备之日起６个月内召开会员大会或者会员代表大会，通过章程，产生执行机构、负责人和法定代表人，并向登记管理机关申请成立登记。筹备期间不得开展筹备以外的活动。
正式成立社团组织：社团登记条例第十六条规定，登记管理机关应当自收到完成筹备工作的社会团体的登记申请书及有关文件之日起３０日内完成审查工作。民政部门壹旦准予登记，会发给该社团组织《社会团体法人登记证书》。这壹社团组织从此宣告正式成立了。
四、如何调动组织成员的参与热情和保持组织的有效运作
出版会员通讯：及时将社团组织的工作情况向成员通报，壹方面以示对成员的尊重，另壹方面通过介绍组织的工作進展情况，吸引组织成员更多地投入组织的工作。就拿世界上最有名的人权组织“大赦国际”为例吧。该组织拥有壹百八十多万会员，可是他们分布在全球的有薪工作人员才不到五百人，其他全是义工。该组织以国家和地区为单位划分成各自相对独立的分部，而每个分部下面又有无数的小组，每个小组也几乎是独立地运作。而唯壹将全球会员维系成壹个整体的是会员通讯。全球各地的会员有了会员通讯，就知道了整个组织运作的情况，各地分部和小组再根据自己当地的情况协助整个组织达成完成工作，达成目标。
鼓励成员捐款：根据各国非政府组织运作的经验，壹般来说，壹个组织的成员捐款越多，对组织发展的关心和组织工作的投入就越多。这个道理其实跟公司与股东的关系是壹样的。壹个公司的股东股份越多，壹般来说就越是关心公司的业绩，如果业绩不好，就说明自己的投资失败了。而对于民间非牟利组织成员来说，如果自己捐助过的组织作出的成就不令人满意，也就说明自己选择回馈社会的途径不当。如果该组织是关注包括自己在内的某壹特定群体的利益的团体，那就说明自身的利益没有通过该组织得到有效地保护。
经常召开会议：有关开会的意义前面已经详细阐述，这里就不赘述。
建立奖罚制度：在壹个开放社会，保持民间社团凝聚力的主要手段是建立完善的奖励制度，而不是惩罚制度。奖励的方式有各种各样，既可以是物质的，也可以是纯粹名誉性的，比如评选年度人物、劳动模范等。
三、保护组织代表和负责人
目前各地政府无辜剥夺公民结社自由权的行为时常发生，人们遵照有关法律规定申请注册成立民间社团得不到批准，壹些经合法途径选举产生的代表还遭到迫害乃至遭到关押判刑。在社会从专制向民主、从人治到法治的转型期间，广大民众应该意识到，支持和保护经大家合法程序选出的代表，爱护通过自己的努力成立起来的合法组织是每壹个成员义不容辞的责任。否则，愿意挺身而出为大家争权益的领头人会越来越少，广大民众的切身利益越来越得不到保障，最后只会落得任人宰割的下场。换句话说，保护经大家合法选出的代表或代言人，其实就是在保护自己。这是毛和皮的关系：皮之不存，毛将焉附？
第七章 会议实例
壹、职工代表大会过程
（壹）筹备会议
1.确定大会议题
企业工作在调查的基础上，根据单位需要解决的主要问题，提出召开本次职工代表大会议题建议。议题建议同行政领导协商，取得壹致意见，在广泛征求员工的意见后，提交职工代表团长专门小组负责联席会议审议确定。
2.做好宣传发动工作
大会议题确定后，工会及时公布会议的时间、地点和主要议程，发动和组织各方面的力量，动员员工关心和支持大会的召开。根据大会的议题，组织职工代表学习有关文件。
3.征集与处理提案
企业工会要在职工代表大会召开前，发动职工代表围绕大会议题，广泛征求员工意见，提出提案，提案必须有具体的内容、要求和建议措施。对员工提出的提案，要分类整理，送达有关部门处理。对不予立案的建议要作出说明。
4.准备会议文件
提交大会审议的各项报告和有关文件，应在预备会召开前壹周发至各代表团，通过职工代表征求员工意见。工会负责催办各种报告、文件。
（二）预备会议
1.由工会向全体职工代表报告大会筹备工作情况。
2.酝酿大会主席团人选、民主选举主席团成员，主席团名额根据职工代表人数确定，壹般由九至二十壹人组成，其中工人、技术人员、管理人员应过半数，主席团成员应由工会召集各代表团长会议协商，从职工代表中提出侯选人建议名单，经职工代表充分酝酿后，在职工代表大会预备会议上选举产生。
3.确定大会议程。主席团审议通过大会议程，向全体职工代表宣布。
4.酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单。
主席团审查各专门小组组建方案，并提出人选建议，根据单位的需要壹般设立：生产经营、劳动保护、工资奖金分配、生活福利、提案审查、评议监督等专门小组。
5.听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。
（三）职工代表大会由大会主席团主持
1.听取经理的工作报告，组织讨论、提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。
2.听取各专门小组的报告。
3.民主评议行政领导。
4.选举加强企业管理委员会的职工代表和通过各专门小组成员名单。
5.讨论通过职工代表大会自身建设的有关规定、制度。
6.通过大会决定。
二、社区会议的完整流程
由于目前中国大陆还处在壹个壹元化结构的形态，公民社会概念还相当薄弱，民间社团召开会议的经验还相当贫乏。因此，下面就以壹个台湾社团的会议过程为例，来说明召开壹个社区会议的整个流程。
（壹）什么时候需要召开社区会议？
当社区有壹些人共同认为“我们的社区应该动起来”，或 “我们的社区很单调”，或 “我们需要更多社区认同感” “社区居民彼此太陌生”，或者大家都认为他们的某方面共同利益受到侵犯时，就是召开社区会议的好时机了。
（二）谁来召开社区会议？
谁都可以召开社区会议。谁召开不是问题，能不能找到居民来参与社区会议才是重点。而居民来不来参与社区会议，与谁召开会议并没有必然关联，如何才能让居民来参加居民会议是本文最重要的部份，将在下节讨论。社区会议如果不能带出行动就很可惜，因此，不论是谁召开会议，都需要思考会议的成果将如何付诸实现。
（三）邀请谁来参加
居民会议应该要广邀社区居民参加，而且要很注意性别，年龄、职业的分布，让社区里的各种人士都有参与。参与的人越多，可动用的资源越丰厚。为了让居民的共识有付诸行动的可能性，需要考虑邀请对社团活动有推动作用的社会贤达参与。
（四）在那里举行
能够容纳预期人数的场地是首先要考虑的。其次，场地的音响效果如何 ？如果有麦克风、喇叭及其他任何的视听器材，壹定要事先测试，要请人在最远的位置看看能不能听到声音，能不能看到画面。如果需要分组，有没有够多的地点与场地是否够大而不致让组与组之间相互干扰？另外，也需要考虑在夏天会不会太热，有没有冷气或足够的通风。有没有桌子，因为本文介绍的社区会议需要用到桌子书写大字报或画图，如果没有桌子，替代的可能性是什么？
（五）筹备社区居民会议
筹备社区居民会议可以分为成立工作小组，策划居民会议流程和進行宣传及邀请等三部分工作。
1.工作小组由谁组成
发起召开居民会议的几个人当然应该在筹备工作小组中，但如果能在筹备阶段就有好的社区参与，成功的机会就大得多了。列出壹张邀请名单有时候能帮助我们确定没有漏掉壹些关键人物。我们想得到的重要人物可能也都有别的要务在身，因此多列壹些做为备用是需要的。
2.策划居民会议的流程
本文将提供壹种居民会议的流程模式，读者可以参著自己社区的实况及筹备工作小组的专长做壹些调整。本文所提供之居民会议流程包括了，社区历史回顾，社区现况分析，社区愿景规划及社区方案选择四个步骤。社区可以决定要在壹次会议完成，或者分两个阶段。
3.宣传及邀请活动
许多的社区在進行活动的过程中非常用心于活动内容的设计，但却忽略了宣传及邀请的工作，以致造成了好菜上桌却无人享用的窘境。宣传及邀请活动是社区工作里壹个绝佳的扩大参与的机会，社区工作者及领导干部不能轻忽它的重要性。
宣传期间最好不要少于壹个月。这是累积了不少社区工作专业者经验后的建议。在这壹个月里，筹备社区会议的工作小组要用各种方法让居民知道将有壹件大事——“社区会议”要進行。至于如何進行宣传，筹备小组需要進行壹点脑力激荡。大家想得到的不外乎海报，宣传单，打电话，地方的有线电视，报纸，面邀等。总之，千万不要假定“这样大家就都知道了”。因为常常真的他们不知道，或者，“知道”不等于到时候会“人到”。因此，您的社区会议工作小组运用脑力激荡，列出所有可能的宣传管道，并指派人力运用各个管道，新闻稿、传真报社、电视台、电话，才是成功之道。此外，个别的邀请是确保人们届时出席的不二法门。为此，筹备小组应该列出拟邀请出席的名单，指派人手進行邀约。
（六）進行社区居民会议
社区居民会议的流程建议：
1.来宾介绍及欢迎词：十分钟
2.本社区大事纪：三十分钟
3.分组讨论：对社区的梦想与期待：三十分钟
4.集体讨论本社区未来发展的障碍及区发展方案建议与选择：三十分钟
5.通过民主程序作出决策：十五分种
此外，会议记录是必不可少的。通常需要壹到两个人做会议记录。
（七）会议成果整理
会议结束后，必须安排人進行会议成果的整理工作，并将这些整理出来的成果发给与会的所在社区的所有居民，使他们了解到社区下壹步的发展，并将反馈意见提交上来。
如果该在召开社区会议以前组织尚不存在，则最好是在通过壹定的程序向政府有关部门注册成立壹个社区组织，以保持社区工作的持续性和稳定性。
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