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想要提高工作效率 请做到“四大皆空”

2017年05月16日 17:16 PDF版 分享转发

小李早晨刚到公司,领导就交待一个任务,要求下班前完成。正在做的过程中,突然想到了另外一个事,于是放下当前的任务,去做想起的事了;做完后刚想继续,电脑提示收到一封新邮件,打开看看,是需要回覆的,先回覆吧;回覆完了后任务还没做多少,同事就来找小李开会了,前几天就定了的,小李给忘记了;等参加完后已经是中午了。下午本想抓紧时间完成任务,QQ响了,外地的同事遇到问题需要小李来解决,于是小李又在QQ上联系不同部门的人来处理;这中间,领导又让小李找个资料,小李又在堆的满满的上找了半天,好不容易才找到;等这些事都忙完了,也快要下班了,任务还没完,只能加班了。

好多小夥伴也都有这样的情况,每天上班从早忙到晚,感觉事情做了很多,但其实没有一件事是完整做完的。想要改变这种情况,就需要大家做到“四大皆空”:清空大脑,清空邮件,清空对话框,清空桌面。

清空大脑

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大脑中只要有任何想法或者突然想起任何事情来,都需要把它清空,把想到的事情记录到本子上,或者指定的地方。

工作中经常就是正在做一件事情的时候,突然想起来另外一件事情来,这个时候不要停下来去做,而是先记录下来,完成当前任务后再去做。为什么要记录,因为只有记录下来大脑才不会一直去想,也不会忘记,不要太相信自己的记忆力,像小李一样,别人找来开会才想起来。大脑清空了,才能把所有的注意力都集中在当前的任务上。

清空邮件

邮件是工作中经常用的,你的收件箱是不是也是堆的满满的呢?想找一封邮件的时候要一个一个的看,找老半天才能找到。

收件箱也需要定期进行清空的,已经阅读的没有用处的直接删除,后续还有用处的,请在邮件里新增文件夹,按类别把邮件放到对应的分类下。

新收到的邮件不是需要马上就处理的,是可以隔两小时来集中处理的。收件箱里应该只保留的就是刚刚接收到的,只要是读完就必须把它从收件箱里面清空,这样可以把注意力集中在没有处理的邮件上。

清空对话框

工作中用的沟通工具多是QQ和微信之类的,经常看到的QQ和微信上面有好多未读的消息,对话框列表里面有好多人,聊着聊着就串了。

建议沟通完,有需要保存的资料就保存到对应的地方,没有就直接把对话框删除。因为不管什么事,看到这么多人,密密麻麻的心情上肯定会很烦躁,清空后,看着就很清爽,心情也会变好。

清空桌面

办公桌上堆太多资料的话,查找起来也不是太方便的,另外每天面对这么满的办公桌,心里也会有压力,所以,每天下班前,请把办公桌进行一个清空。

需要用的资料进行分类,放到柜子里,不需要的就扔了吧。办公桌上,只保留你当前需要的用到的资料或者正在进行的任务的,别的都要清空。

来源:360doc

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