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Italiano看成功人士 如何整理电脑档案
作者：大是文化
作者：大是文化
图片来源：康健杂志
寻找电脑档案的时间，单纯是浪费时间。如果对电脑的管理太过轻忽，不但会遗失重要档案，还会重复无谓的工作，不断的加班。因此，请大家用心思考要用怎么样的方法，才能有效管理电脑的档案。
最常见的做法是，先让电脑的记忆体腾出空间（例如把原先的资料转存到别的硬碟或是烧成光碟），接纳新的文件、资料，就可以轻松找到所需的档案，而这些新的文件、资料，你得这样整理：
1.为必须暂时保管的档案，新增一个“暂置资料夹”
这是让电脑桌面不会全是小图示的方法之一。如果你有必须暂时保管的档案文件时，就将该档案移至新增的“暂置资料夹”。
然后，定出一个清理的期限。例如，每过3个月，暂置资料夹里的文件、档案，就自动移到垃圾桶里，这样使用暂置资料夹才会有效率。
2.2个以上的档案，就新增1个资料夹
利用资料夹来归纳并整理“2个以上”的档案。不这么做的话，档案会无限增加，寻找档案的速度越来越慢。
接着，就把WORD、EXCEL等档案，放进适合的新增资料夹里。
3.档案数量超过7个，就再分出1个资料夹
有一个经验法则，叫做“神奇的数字7”（Magic Number7）。简单来说，就是“脑袋无法好好整理超过7个以上的资讯”，所以我们就根据这个法则，只要档案超过7个，就在下一层新增1个资料夹。
不过，可不要愚蠢到“1个档案就设1个资料夹”，这样只会增加寻找档案的时间，千万别这么做。
4.资料夹分层，以3层为限
资料夹要分层管理。原则上以3层为限。
例如，第1层是企画书、估价单、参考资料（文件的种类）。第2层是Ａ公司、Ｂ公司、Ｃ公司（公司名称）。第3层是1月分、2月分、3月分（日期）。
总之，重点就是把资料夹分成3层。至于每一层的新增方式，可以根据自己的工作内容来决定。
5.命名非常重要
有些人觉得电脑里的档案、资料夹只有自己会使用，命名时就随随便便。但是，你至少要取一个让同仁容易寻找、容易理解的名字。
命名时要掌握一个诀窍，就是使用什么样的用语，能够成为搜寻时的提醒或暗示。一般来说，我们第一个会想到的，就是制作的时间或负责该项工作的人。
另外，我们还可以根据顾客、业务主题、工作内容、文件形态来命名。如果资料夹里有2个以上的档案，这些档案的名称最好都有共同的关键字。例如，假设有2个档案：
A:201310山田企业商品A估价单
B:201311山田企业商品B估价单
资料夹的名称，第1层就是“山田企业”，第2层是“估价单”，如果要清楚哪一个是最新版本的资料，再加入“修正”、“最新”等文字，就更容易分辨出来。
如果该资料夹不但重要，使用频率也很高，不妨给它一个耸动的名称，吸引自己注意。
来源：康健杂志
