禁書下載 | 禁書 - 禁書網

為什麼要開會 ?會議的成本與效益

企業內部的會議可以分為: 聯誼；政令宣導；研習；協商(即經溝通、達成共識、解決問題)(一)聯誼性的會議：餐會，同仁聯誼會，慶祝會，表揚大會。(二)政令宣導的會議：月會，中階主管會議，政策說明會，部門會議等。(三)研習性的會議：技術研習會，讀書會，經驗分享會議，等。(四)協商的會議：需求討論會，專案討論會等。會議種類很多，但是重要的是確定會議目的，並讓與會者明確了解。另外，開會時也要專註會議目標，不要把協商會議開成研習會或聯誼會，混淆了會議的目的。某些會議如果牽涉政令宣達，訊息傳播，或只涉及特定個人，則可透過電子郵件，紙本傳閱，或私下溝通的方式完成，來減少這類型的會議。根據美國3M網路會議（Net Meeting）管理顧問公司對4000位白領上班族的調查，美國上班族每周平均參加十個會議，約佔每周工作時間一到一天半，而經理人每周則有一半以上的時間在開會。調查也反映，57％的上班族在開會前心情緊張，並認為，平均一半的會議時間是浪費掉的。會議的成本與效益會議是需要成本的，每個人可以盤點你的會議成本算算看，你一周內總共：開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會往返的時間成本？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會Delay多少工作？，還是你的工作就是開會?要想想開這些會議達到的效益是否會超過會議的成本(含機會成本) 。從IBM到3M、從寶僑到震旦行，世界各地正掀起會議革命。日產汽車靠著有效的會議革命，三年省下三百億日圓。日本的豐田汽車在會議室的海報上大大地提醒，「會議成本=人數×時間×薪資單價」。豐田的人事部計算，年收入1000萬日圓的員工一小時薪資單價是5000日圓，把愈多愈資深的員工聚集開會愈久，公司要付的代價就愈高。
郭振鶴東吳大學商學院兼任教授管理、公司企業輔導顧問