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为什么要开会 ?会议的成本与效益

企业内部的会议可以分为: 联谊；政令宣导；研习；协商(即经沟通、达成共识、解决问题)(一)联谊性的会议：餐会，同仁联谊会，庆祝会，表扬大会。(二)政令宣导的会议：月会，中阶主管会议，政策说明会，部门会议等。(三)研习性的会议：技术研习会，读书会，经验分享会议，等。(四)协商的会议：需求讨论会，专案讨论会等。会议种类很多，但是重要的是确定会议目的，并让与会者明确了解。另外，开会时也要专注会议目标，不要把协商会议开成研习会或联谊会，混淆了会议的目的。某些会议如果牵涉政令宣达，讯息传播，或只涉及特定个人，则可透过电子邮件，纸本传阅，或私下沟通的方式完成，来减少这类型的会议。根据美国3M网络会议（Net Meeting）管理顾问公司对4000位白领上班族的调查，美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作时间一到一天半，而经理人每周则有一半以上的时间在开会。调查也反映，57％的上班族在开会前心情紧张，并认为，平均一半的会议时间是浪费掉的。会议的成本与效益会议是需要成本的，每个人可以盘点你的会议成本算算看，你一周内总共：开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会往返的时间成本？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会Delay多少工作？，还是你的工作就是开会?要想想开这些会议达到的效益是否会超过会议的成本(含机会成本) 。从IBM到3M、从宝侨到震旦行，世界各地正掀起会议革命。日产汽车靠著有效的会议革命，三年省下三百亿日圆。日本的丰田汽车在会议室的海报上大大地提醒，“会议成本=人数×时间×薪资单价”。丰田的人事部计算，年收入1000万日圆的员工一小时薪资单价是5000日圆，把愈多愈资深的员工聚集开会愈久，公司要付的代价就愈高。
郭振鹤东吴大学商学院兼任教授管理、公司企业辅导顾问